Planificar para delegar tareas

A la hora de delegar tareas, debemos planificar cuidadosamente y realizar el siguiente esquema, el cual nos servirá para controlar.

• Nombre de la persona elegida (y el motivo de la selección).
• Fecha límite de entrega de la tarea (calificándola según su importancia y/o urgencia, en Alta - Media - Baja).
• Nivel de responsabilidad - Objetivos y resultados.
• Nivel de autoridad que se intenta delegar (reunir datos, información, sugerir procedimientos, decidir actividades, dejar actuar, intervenir en caso de problemas, mantener informado).
• Recursos
• Responsabilidad en cuanto a: controles, plazos de entrega.
• Lista de delegación de tareas: instrucciones precisas, información completa, fomentar el diálogo, atender, fijar los controles adecuados, conferir suficiente autoridad, establecer claramente los plazos, solicitar los informes correspondientes.
• Realizar un seguimiento pormenorizado.
  

Cómo evaluar una reunión

Prepare un formulario de evaluación, conteniendo los siguientes datos:

Descripción de la Reunión - Fecha:
Nombre y sector, de quien convocó a reuníon.
Nombre del responsable en conducir la reunión.
Hora de comienzo y finalización de la reunión.
Duración de la reunión.
Asistentes: nombres, cargos, direcciones.
Interrupciones.
Objetivos cumplidos (SI - NO)
Agenda cumplida (SI - NO)
Los temas estuvieron preparados (SI - NO)
Califique globalmente la reunión de 1 al 10 (Mala - Excelente)
Especifique que detalle faltaron y como superarla próximamente.

Reuniones eficientes

Para obtener el mejor rendimiento en nuestras reuniones, debemos estructurar un plan que reúne cinco (5) pasos fundamentales:

1. Planificar - Previamente reflexiones sobre los objetivos de la reunión. Asegúrese que quienes estén convocados, conozcan el tema. Prepare un orden del día, incluyendo los asuntos que expondrán los participantes.
2. Informar - En la agenda debe definir claramente el enfoque, y el objetivo final.
3. Preparar - Determinar los puntos a tratar, en un adecuado orden. Asigne tiempo para cada tema, dando prioridad a los asuntos de real importancia.
4. Estructurar y controlar - Estructure la discusión en etapas: Definir propuesta - Exponer evidencias - Atender todos los argumentos y llegar a una conclusión basada en las evidencias. Por último, tome una decisión sobre todo lo expuesto y prepare las conclusiones finales.
5. Resumir y registrar - Debe estar atenta y proceder de la siguiente manera: Tomar nota de todas las decisiones; así como de los nombres de las personas responsables de las acciones determinadas.-
   

Bienvenida Generación 2008

El valor del tiempo, el éxito de la perseverancia, el placer de trabajar, la obligación del saber, son algunas de las cualidades que debemos recordar a lo largo de nuestra profesión.

El secreto de dominar las técnicas capaces de llevarlas a la práctica, dependen del conocimiento, empeño y habilidad en su justo equilibrio. Estas herramientas como otras de importancia, serán desarrolladas durante el curso de Secretariado.

Bienvenidas a la asignatura "Práctica de Oficina".

Junto a ustedes recorremos el camino al éxito, en pos de la formación de una verdadera Secretaria Profesional.

Feliz 2008

Estamos en los umbrales de un nuevo año. Hoy, 31 de diciembre recurrimos al saludo más que nunca, y proyectamos nuestros buenos deseos a familiares, amigos y compañeros de tareas.

Nos sumamos también al ferviente deseo de Paz, tranquilidad y sosiego en el ánimo de la humanidad El compromiso unánime para terminar definitivamente con el estado de guerra, que se ha instalado en el mundo.

Desde Secretaria Ejecutiva Blog, vayan augurios de felicidad, amor y trabajo para todos. Enhorabuena.

Bienvenido 2008 !!!

Planificar las Vacaciones

Hasta el momento hemos hablado de planificar tareas en nuestra oficina y en nuestra vida personal, a los efectos de coordinar nuestro día.

Pero también debemos recordar que, por espacio de veinte días anuales, tenemos derecho a nuestra licencia. Es bueno entonces hacer planes para esas semanas de un merecido descanso.

Lograr salir de nuestros lugares habituales es ideal, ya que significa una manera rápida de desconectarnos de lo cotidiano.

Basta proponerse una meta, comenzar la búsqueda de información e ir moldeando el proyecto de salir a conocer y a disfrutar.

Si el deseo es recorrer un país, ciudad, pueblo, etc. , entonces debemos poner manos a la obra. Una buena herramienta es internet que nos posibilita en el momento la forma de localizar:

• Medios de comunicación (precios y horarios de vuelos, barcos, ómnibus, etc).
  
• Hoteles (en todas sus categorías y servicios).
• Restaurantes (platos típicos, precios, recomendaciones).
• Sitios de interés para visitar.

Con todos estos datos, podemos comenzar a confeccionar una Agenda de Viaje que seguramente nos llevará a un destino final.
Ah y no olvidar la cámara (de fotos o vídeo), pues además de convertirse en una gran compañera de aventuras, nos dejará el testimonio de momentos inolvidables.

Suerte!

Vacaciones en Primavera

Hoy es el último día de un invierno muy duro, muy frío y sumamente húmedo. Mañana 23 de septiembre, comienza la Primavera 2007. Por ello nos hemos tomado unos días de vacaciones, de justo descanso. Tiempo de disfrutar de nuestro balcón, de caminar por el jardín, de jugar con nuestras mascotas.
Tiempo para respirar profundamente, mirar todo lo que hemos estudiado, trabajado y tomar fuerzas para la recta final.
Este tramo las conduce a la meta que todas eligieron al comienzo de año, y fue formarse como Secretarias. Y bien, ya lo están logrando, con esfuerzo, dedicación y esmero. Felicitaciones por estas tres cuartas partes del programa.
Mucha fuerza y aliento para las kilómetros finales; tal vez los más importantes.

Aprovechemos para revisar las metas a corto y mediano plazo. Comencemos pues a transitar en aquellas que fueron fijadas a largo tiempo. Les transfiero toda la energía y entusiasmo para este trimestre y les deseo muchos éxitos. Adelante!

La Secretaria Ideal Siglo XXI

Las Secretarias del Siglo XXI, además de dominar las técnicas profesionales y tener una formación específica, deben contar con otras características importantes. Capacidad para resolver problemas, ser flexibles y discretas. Otras de las cualidades básicas, es tener iniciativa y una profunda vocación.
La secretaria tiene hoy, un papel clave dentro de la organización de la empresa, adquiriendo un peso específico cada vez mayor, a través de sus funciones calificadas y de autonomía.

El término "ASSISTANT", es el más aceptado mundialmente, para nombrar la tarea que desempeñan mayoritariamente mujeres, con tan solo un 2 % librado a hombres.

La relación profesional entre secretaria y jefe, es de estrecha colaboración y confianza, constituyendo la esencia del trabajo.
Si detrás de cada gran hombre existe una gran mujer; detrás de cada gran directivo, hay una gran secretaria.

El pasado martes 4 de septiembre, 2007, las secretarias salieron a celebrar su día en nuestro país, Argentina, Brasil y Estados Unidos.
Por último, dejamos una pregunta que seguramente, dará que pensar:
Si todas las Secretarias dejaran el trabajo por un día... ¿Uruguay se pararía?

FOTO: Alumnas y Profesoras Teresita Marzano (Relaciones Públicas) y Alicia Fernández Molina (Práctica de Oficina), del Curso de Secretariado Ejecutivo Informático - Universitario Francisco de Asís - Generación 2007 - Maldonado - Uruguay

Día de la Secretaria

Hoy martes 4 de septiembre 2007, nos reunimos para celebrar el Día de la Secretaria. En la ciudad de Maldonado el punto de encuentro es en Confitería Sumo, ubicada en Peatonal Sarandí y Florida (Paseo Centro).

A las 19.30 horas estaremos compartiendo una degustación de pizzas, helados y juntas brindaremos por una exitosa labor profesional.