Revistas en la sala de espera

Las revistas entretienen a quienes deben aguardar en la recepción. La disposición en el lugar adecuado y su conservación, hablan de la organización y dedicación de la empresa. Correctamente ordenadas, con la tapa hacia el frente, el nombre de la revista en forma visible, despertará el interés del potencial lector.

Se deberá contar con ejemplares nuevos, colocando arriba la publicación más reciente y las siguientes en orden decreciente.

Resulta atractivo ponerles etiquetas adhesivas, con el nombre de la empresa, o la clínica a la cual pertenecen; demostrando dedicación y esmero. Ésto permitirá a su vez, que no se las lleven.

Las revistas más viejas deberán ser reemplazadas por las nuevas, dando una imágen actualizada.

A la hora de seleccionar el material de lectura, es conveniente evitar las revistas de tinte político o religioso. Y si colocamos revistas o periódicos sobre deportes, deben ser generales, sin preferencias de clubes, que pueden no ser del agrado del cliente.

En cuanto a las de contenido de la especialidad, dado que generalmente presentan propagandas de materiales que eventualmente pueden ser usados o no por el profesional, (caso de clínicas), y de contener avisos de colegas, se sugiere evitarlas en el revistero brindado al público.-

El teléfono

Saber aprovechar los recursos que ofrece el teléfono como instrumento básico de la vida profesional, es fundamental. La atención responsable ante una llamada telefónica, puede incrementar ganancias y negocios resueltos. Veamos algunos puntos claves en la buena comunicación:

La campanilla no debe llamar más de dos (2) veces; la pronta respuesta permite ganar tiempo y demuestra consideración y respeto por el público.

Utilización racional del uso del teléfono comercial. Dicho de otra manera, procurar la línea libre la mayor parte del tiempo. Debemos ser breves en nuestras comunicaciones y las mismas, de índole estrictamente profesional.

En su atención, se deberá expresar el nombre de la empresa u oficina, seguido de "buenos días" o "buenas tardes", según el horario. Seguidamente se procederá a identificar su nombre, facilitando así a su interlocutor la comunicación. A continuación preguntaremos quién quiere hablar con quien.

Al atender el teléfono, hacerlo siempre con voz firme, en un tono medio, en forma amable e intentando mantener el micrófono cerca de la boca.

Contar con una libreta y lapicera a nuestro lado, para anotar todos los mensajes, nombres y teléfonos.

Recomendamos anotar serenamente el nombre completo de la persona con quien estamos hablando y si es necesario solicitar que se nos deletree el apellido.

Pasar en tiempo y forma los mensajes recibidos y llevar un registro diario de todas las llamadas, donde especificaremos: hora - empresa - nombre - teléfono - motivo y persona con quien se deseaba comunicar (en caso de ausencia del mismo).

Frente al último caso, devolver cuanto antes la llamada, a penas se reintegre la persona solicitada.

Complementar con una Agenda alfabética, que contenga la mayor cantidad de datos posibles, para una futura comunicación.-

La Puerta

La puerta es el primer contacto físico que tenemos con la empresa. Su presencia nos invita a entrar o de lo contrario se constituye en una barrera. Permitir el fácil acceso, provoca un efecto positivo en el visitante.

La puerta ideal sería similar a las que se encuentran en los aeropuertos, supermercados, u hoteles de lujo. Éstas poseen un dispositivo fotoeléctrico que al aproximarnos, se abre automáticamente.

Debido a que no siempre se puede contar con este tipo de sistemas, es importante hacer algunas recomendaciones al respecto:

1. Cuando se trabaja a puerta cerrada por motivos de seguridad, se debe asegurar que la parte externa tenga un resguardo, en caso de inclemencias del tiempo.
2. Es necesario un timbre o "llamador" en óptimo funcionamiento, con un volúmen que permita ser oído desde la recepción. Éste se colocará en un lugar visible y práctico.
3. Contar con un intercomunicador, para una rápida identificación con el visitante.
4. Logo o nombre de la empresa, oficina correspondiente y horario de atención al público, actualizado.
5. Mantenimiento adecuado del acceso de entrada, limpieza, iluminación y buen funcionamiento de la puerta (mantener las bisagras de la puerta lubricadas, para que no produzcan ruidos molestos).
6. En edificios, en clínicas y oficinas localizadas en casas, mantener una puerta exclusiva para los clientes y otra para el personal interno.-

Lugares Productivos

Existe un dictado que expresa: "el trabajo ennoblece al hombre" y si éste lo desarrollamos en un ambiente agradable, estaremos camino al éxito.
En efecto, un espacio limpio, ordenado, iluminado, nos ofrecerá la posibilidad de una tarea realizada en un tono acorde. Un mobiliario práctico y con buena estética, nos permitirá una solución al espacio existente, y además se presentará a la vista de nuestros clientes y de la organización toda, como un verdadero ambiente productivo.
En este universo tan competitivo, diversas líneas de muebles especiales para escritorios, accesorios, iluminación, son presentados a diario en el mercado, con una gran variedad de formas, tamaños y materiales. Día a día se observa una preocupación por cuidar detalles, haciendo que las salas comerciales se vean finamente decoradas. Colores, texturas y funcionalidad, son los principios básicos para el la empresa del siglo XXI.

Se apunta también al mejoramiento comunicacional entre todos los colaboradores involucrados; sin barreras físicas, creando áreas aptas para el desarrollo de tareas en equipo, de alta calidad.
Una oficina inteligente traerá suerte y prosperidad a la empresa, haciendo que funcionarios, clientes, proveedores y público en general, se sientan a gusto durante su permanencia.

El desafío también es concertar todos los componentes electrónicos, instrumentos protagonistas en las últimas décadas, como lo constituyen las PC y toda la vasta gama de complementos; fotocopiadoras, teléfonos de última generación, fax, scanner, retro-proyectores, grabadores, cámaras digitales, cámaras web, rotafolios (flip chart), agendas electrónicas, etc.
El proyecto se complementa además, con una buena iluminación, capaz de garantizar una alta productividad y disminuir el nivel de stress en el ambiente de trabajo.

A toda esta puesta en escena, incrementamos accesorios para un mejor confort de visitantes, como por ejemplo, revisteros, cestos, mesa auxiliar, dispensadores de agua caliente y fría, dispensadores de café, té, chocolate, etc. Sin lvidar la presencia de plantas, que brindarán un toque verde y frescura; cuadros que ofrezcan movimientos y color. En suma lograr descontracturar los espacios.

C O N F I R M A C I O N

Faltan pocos días para que todas juntas festejemos el “Día de la Secretaria”.
Todas las integrantes del grupo de Secretariado estamos trabajando, para que el 4 de Septiembre, sea un día de re-encuentro y de verdadera camaradería.
Te agradecemos confirmar tu presencia al teléfono 223959, de Sumo Resto-Bar.
Te esperamos!!!

Maldonado, Agosto de 2006

Grupo Secretariado Ejecutivo Informático
Instituto Francisco de Asís

4 de Septiembre - Día de la Secretaria

Seguramente en este comienzo de mes, tendremos un lunes muy Especial. Festejaremos nuestra labor, con la tranquilidad de Contar un año más de trabajo, dedicación y Responsabilidad. Seremos reconocidas Een el cordial saludo de nuestros jefes, compañeros, colegas y amigos. Una vez más, sentiremos el replicar de campanas en ese rinconcito de nuestros corazones, anunciandónos "Tarea cumplida".
Y al día siguiente, despues de Alegrías, abrazos, flores, volveremos nuevamente a la calma, a nuestras rutinas; procurando siempre superarnos y ofreciendo lo mejor de nosotras mismas.
De profesión Secretaria, tarea que nos ocupa gran parte del tiempo, de jornadas prolongadas, y nos lleva fuera de nuestros hogares.
En nuestra Reflexion hoy, decimos que por sobre todas las cosas somos mujeres, en el papel de hijas, hermanas, esposas y madres, muchas veces.

Por ello, sentimos la imperiosa necesidad de agradecer a nuestras famIlias, que nos permiten cumplir una dedicAón full-time en nuestros empleos, quitándoles un tiempo valioso y muy merecido.
Por todo ello, las invitamos compartir los éxitos, junto a vuestros seres queridos.
Felicidades a todas las Secretarias y a sus queridas familias, en éste 4 de septiembre. Enhorabuena!!!

Un poco de Historia

Para hablar del "Día de la Secretaria", tenemos que remontarnos a 1860, en la segunda etapa de la Revolución Industrial. Una de las invenciones emblemáticas la constituyó sin duda, la máquina de escribir. Christopher Sholes (inventor) y Lilian Sholes, padre e hija, presentaron en público, la máquina que revolucionaría el sistema de escribir.
Lilian, una joven nacida el 30 de Septiembre de 1850, se convirtió efectivamente, en la primera dactilógrafa en el mundo.
Cien años después de su nacimiento, las empresas fabricantes de máquinas de escribir, realizaron diversas conmemoraciones. Entre ellas, se instauró un concurso anual, para elegir a la mejor mecanógrafa. Entre las inscriptas, las secretarias eran mayoría, por lo que finalmente se concibió el "Día de la Secretaria".
Hoy en día, se festeja a nivel mundial, homenajeando la tarea de las Asistentes en las diversas áreas. Las fechas son distintas en cada país, conforme las han estipulado las respectivas Asociaciones.
En los países del sur de América Latina: Argentina, Brasil y Uruguay, se celebra en el mes de la primavera, todos los 4 de septiembre.

INVITACION

Las alumnas de Secretariado Ejecutivo Informático del Instituto Francisco de Asís organizan un té con motivo del "Día de la Secretaria".
La reunión será el lunes 4 de septiembre, a las 19 y 30 horas en "Sumo resto-bar".
Te invitamos a compartir un momento agradable, con buena musica y sorpresas.

Venta anticipada de tickets en Sumo:
Peatonal Sarandí y Florida - Maldonado
Por reservas teléfono: (042) 223959 Valor: $ 90 - 4 de Septiembre de 2006

Conocimientos que tiene que tener el Archivero

• Archivero: persona encargada del Archivo. Debe poseer los siguientes conocimientos:
• Primero:

1. 1. Conocimiento de las Reglas para Ordenar Alfabéticamente. Debe tener dominio de las reglas para ordenar alfabéticamente.
2. 2. Conocimiento de las Secuencias Alfabéticas y Numéricas. La secuencia alfabética es la que más se usa. Conocer que letra precede o sigue a otra letra sin tener que recitar el alfabeto en su totalidad.

3. Conocimiento de las Abreviaturas y Siglas. El Archivero deberá conocer las abreviaturas de los nombres de ciudades, estados y territorios geográficos y saber escribir correctamente los nombres que representan dichas abreviaturas. Conocer abreviaturas y siglas que se usan con frecuencia en la correspondencia comercial.

4. Habilidad para leer. El Archivero deberá poseer la habilidad de leer rápidamente y entender de primera intención lo leído. Debe captar con exactitud los detalles importantes de un documento. Ejemplos: nombres de personas o firmas con que se relaciona el documento.

Segundo:

El Archivero debe reunir las siguientes cualidades:

1. Espíritu de Servicio. Debe tener verdadero deseo de ayuda a otras personas.
2. Exactitud. Es una cualidad esencial a toda persona a quien se le encomienda la tarea de archivar.
3. Orden. Debe ser metódico y saber cuidar los detalles.
4. Destreza Manual. Habilidad en el manejo de papeles y en la clasificación y archivo de documentos y tarjetas.
5. Buena Vista. Tendrá que leer cada documento en su totalidad, o en gran parte para poder determinar la forma correcta de archivarlo.
6. Buena Memoria y atención. Estas cualidadades resultarán sumamente valiosas.-

El Supervisor de Archivo

El Supervisor debe mantenerse al día en cuanto a lo más moderno en el campo de control y conservación de documentos. A su vez, deberá entrenar debidamente a sus subalternos.

Archivos Centrales

En grandes organizaciones, el archivo se hace bajo el control y la dirección de un supervisor de archivos. Los archivos centrales tienen muchas ventajas, como por ejemplo:

1. La responsabilidad de cuidar y proteger los documentos recae en manos de un experto en la materia.
2. Puede esperarse un funcionamiento ágil y eficiente.
3. Tienden a eliminar la duplicación inútil del material archivado.
4. Mejor uso del equipo y de los materiales.
5. Economiza tiempo.

En empresas muy grandes en que un archivo central resulta poco práctico, se pueden establecer archivos centrales por departamentos.

Hay expedientes de índole confidencial, que no se envían al Archivo central. Ejemplo: expedientes de personal y nóminas de pago.

¿Quién Archiva?

En la oficina se asigna a veces la tarea de archivar a una persona en particular y a veces a varias. En todos los casos se le debe confiar el archivo, a personas responsables y competentes.

¿Qué es archivar?

Naturaleza del Archivo

ARCHIVAR. Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.
Objetivos primordiales:
1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.
2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución.
3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Y NECESIDAD DE ARCHIVARLOS

a) Para la empresa moderna, los documentos, cartas, etc., se relacionan con negocios.
b) El respaldo de cualquier transacción, asunto, etc., lo constituye el acuerdo o constancia por escrito de la operación.
c) Para referirnos a asuntos tramitados con anterioridad, debemos conservar información en los archivos.

Archivo vertical

En 1892, el Dr. Nathaniel Rosenau, Secretario de la "Charity Organization Society" de Búffalo, New York, fue el primero posiblemente en sugerir el archivo de los papeles en su posición vertical y en un mueble especial. Al año siguiente, en la Feria Mundial de Chicago, varias firmas exhibieron archivos verticales. Este sistema es más moderno y podemos decir que es la posición ideal; porque ofrece mejor distribución del espacio y hace más fácil la búsqueda de documentos.
Los papeles se colocan en carpetas. Éstas se ordenan detrás de guías alfabéticas, colocadas por: nombres de empresas, apellidos de individuos o asuntos.
Ventajas del sistema:
1) Mejor apariencia.
2) Más espacio.
3) Más visibilidad.
4) Más flexibilidad.
5) Mayor facilidad y exactitud al archivar y rapidez para encontrar la documentación.

Tabla Shannon

Este sistema lleva el nombre de su inventor. Se comenzó a usar en el año 1880. Se utilizaba antiguamente como uno de los medios de archivar correspondencia o documentos. Consiste en una tabla con ganchos o una plancha a presión para sostener los documentos.
Hoy en día, esta tabla se usa en los hospitales para conservar la hoja clínica de un enfermo, mientras permanece internado.
También es utilizada por ingenieros, agrimensores, arquitectos, capataces y toda persona que tenga que tomar notas o hacer apuntes fuera de sus escritorios o al aire libre.

Archivo caja

Durante el año 1875 se ideó una caja de archivar en forma de libro. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo guias para organizar alfabéticamente la correspondencia.

Carpeta acordeón

Esta forma de guardar documentos surgió alrededor de 1860. Consiste de una carpeta en forma de acordeón, con varias divisiones, lo cual por lo general están clasificados en orden alfabético. El uso actual de este sistema, es para el archivo personal. Los cobradores o funcionarios que deben llevar recibos, facturas o documentos con fines de cobro o distribución.

Nido de Paloma

Otro método antiguo de guardar papeles. Es un mueble de madera que puede ser de pie, colocarse en la pared, o sobre una mesa. Consiste en varias divisiones pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente.

Al llenar los compartimientos, se amarraban todos los papeles en un paquete y se guardaban en baúles o cajas.

Hoy podemos encontrar este sistema en apartados de correos; muebles que utilizan los hoteles para colocar la correspondencia de sus huéspedes, etc. En oficinas también para facilitar la distribución de correspondnecia y conservar en forma temporal papeles o documentos.

Módulo II - A R C H I V O

• 
  Sistemas de Archivar y Control de Documentos
  
  
• Archivo y Localización de Documentos - Concepto de archivo
• El Archivo Alfabético de Correspondencia - Procedimientos a usarse en el archivo alfabético de correspondencia.
• Otros Sistemas y Procedimientos de Archivar - Sistemas de archivar geográfico, numérico y por asunto.
• Administración de Registro - Práctica de Archivar.

ARCHIVO Y LOCALIZACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

1) Historia, Naturaleza y Alcance de los Sistemas Alfabéticos de Archivar.

Desde que la historia comenzó a escribirse, existe el proceso de archivar. Muchas piedras, pergaminos y manuscritos de gran valor histórico se han conservado a través de los años y actualmente se encuentran debidamente protegidos en museos. Muchos pergaminos por ejemplo, se han encontrado por casualidad dentro de vasijas de barros y éstas, enterradas bajo tierra.

Hoy continúa esa costumbre sellando cartas, fotografías, revistas, periódicos, y otros documentos juntos a una piedra angular o fundamental que se coloca en un nuevo edificio a construirse.

A estos métodos primitivos de archivar siguieron otros, que consistían simplemente en guardar los papeles. Tenían desventajas, pues no ofrecían protección ni orden alguno.

Archivo desde la Edad Media hasta 1900

Gancho o Espigón: Comenzó a usarse alrededor del Siglo XV. Consiste de un clavo o pincho con base de metal, para que descanse sobre la mesa o escritorio; o una placa con gancho que se cuelga de la pared. Los papeles se colocan en el gancho a medida que se reciben.

Algunos problemas que tiene este sistema:

1. No se resguardan los papeles contra el polvo.
2. Los documentos pueden desprenderse y/o perderse.
3. No es posible mantener el orden alguno.
4. Se hace difícil referirse a los documentos así archivados. Para conseguir un documento, hay que sacar del gancho todos los anteriores.
5. Puesto que los papeles se perforan al colocarlos en el gancho, esta puede quedar sobre un nombre, número, etc.

A pesar de todos estos inconvenientes, el método del gancho o espigón se utiliza aún hoy. Ejemplo: en negocios pequeños, en bares, farmacias. En todos los casos, los papeles se retiran al final del día para ser archivados definitivamente.

Sobres

Es el complemento indispensable de la carta comercial.
1) La dirección que figura en el sobre debe ser idéntica a la que figura en la dirección interior de la carta. Aunque en el sobre se le pueden agregar datos como: zona postal, código postal, nombre completo del país, expresiones como "vía aérea", "airmail", etc.
2) Cuando la persona a quien va dirigida una carta está viajando y es necesario hacerle llegar la misma en camino, se puede preparar el sobre en una de las siguientes formas:
a- Nombre del Destinatario
Línea a/c nombre de un Hotel.
Dirección de ese hotel.
Ciudad y país.

b- Nombre del Destinatario
C/o nombre de una Empresa.
Dirección de esa empresa
Ciudad y país

Abreviaturas:
A/c significa "a cargo de"
C/o significa "care of" (en inglés, la misma expresión y que es aceptada internacionalmente).

Para mayor seguridad, al pie en letras mayúsculas y subrayado puede figurar una de las siguiente frases:

1) "RETENER HASTA SU LLEGADA".
2) "HOLD FOR ARRIVAL".
3) "PLEASE HOLD UNTIL ARRIVAL"

Las expresiones en inglés son convencionales cuando las cartas se envían al exterior. Ejemplos:

Sr. Juan Pérez
A/c Hotel "Olinda"
Av. Atlántica s/nro.
(Bo. Copacabana)
Río de Janeiro, BRASIL
RETENER HASTA SU LLEGADA
FAVOR RETER ATÉ A SUA CHEGADA

Sr. José García
C/o International Electric. Co.
170 Madison Ave.
New York, N.Y. 10010
U.S.A.
PLEASE HOLD UNTIL ARRIVAL

Remitente

Por razones de seguridad es conveniente que figure en cada sobre:
1) Nombre
2) Dirección

Hay dos (2) formas de expresarlo:
1. En el frente del sobre, en el ángulo izquierdo superior.
2. En el reverso del sobre, sobre la aleta.
De los dos casos, el primero es el más visible, usado y aceptado por la Dirección de Correos.

Correo Certificado

Si el material es de suma importancia, conviene enviarlo por "correo certificado o cartas recomendadas". En estos casos es necesario indicar en el sobre la palabra "Certificada", para que el servicio de correos proceda en consecuencia (en inglés: REGISTERED MAIL).

Cartas Confidenciales o Personales

Si la carta que va dentro, es de índole confidencial o personal, debe expresarse en el sobre y en letras mayúsculas y bien visibles.
"CONFIDENCIAL"
"PERSONAL"

Vuelta a Clase

Luego de las merecidas Vacaciones Julianas, nos estamos reintegrando el próximo miércoles 20 de julio, en los horarios habituales de clase.

Felicitaciones

La primera prueba de evaluación, sobre Práctica de Oficina, se ha realizado en forma satisfactoria.Las notas van del 8 al 12. Enhorabuena!!!