Seguimiento de documentos en préstamo

El archivero en su múltiples tareas deberá implementar un sistema que le permita monitorear los documentos prestados. Los plazos para el retorno a sus archivos originales, dependerán de las normas y criterios de la organización respectiva. De todas formas vale mencionar que a mayor período de permanencia exterior, los documentos tienen menos chance de ser recuperados. Recuerde que generalmente, la persona que solicita documentos, los necesita en el instante, por lo que no tiene sentido, una permanencia afuera prolongada.

Para efectuar un correcto seguimiento existen dos caminos:

1. Examinar periodicamente los archivos, cotejando fechas de vencimientos de los documentos prestados. Es factible simplificar la tarea, confeccionando una hoja de control sobre tablilla en el sector de los ficheros.
2. Establecer el uso de un archivo tarjetero, que se ordena por meses y días. Este sistema es ideal, cuando el archivo es grande, permitiendo visualizar la gaveta en forma instantánea.
   

Solicitud Documentos Archivados

Los documentos archivados pueden solicitarse por varias vías: personalmente, por teléfono, correo electrónico, o correo interno.

Por cualquiera de estos medios, se deberá proceder al registro de dicha solicitud. Un formulario impreso conteniendo un cuestionario estándar en papel, en formato tarjeta o digital, debe reflejar el procedimiento de cargo. Es importante registrar los siguientes datos: nombre o referencia del documento requerido; fecha; nombre del departamento o división de la organización; nombre de la persona responsable a quien se le confiere el documento; fecha de entrega al solicitante y la de vencimiento para retornar el expediente o escrito.

Es conveniente preparar un duplicado a los efectos de colocarlo en el lugar que ocupaba el documento prestado, como comprovante del movimiento.

Supervisar Archivos

1. El personal de una oficina debe consultar con frecuencia, documentos archivados. Para poder supervisar el archivo, es preciso proporcionar la información al instante. Debemos lograr eficiencia en el procedimiento de archivo y proceso del material. La salida en carácter de préstamo de todo papel conservado, debe ser perfectamente controlado.
2. A éste movimiento se le denomina Sistema de Cargo y lo componen los siguientes aspectos:
3. 1) Solicitud del documento archivado. 2) Ubicación del mismo y anotación respectiva sobre envío temporario. 3) Datos de quien se hace responsable del documento a partir de ese momento. 4) Establecer un seguimiento del préstamo. 5) Reclamar el escrito una vez vencido el plazo de devolución. 6) Proceder a cancelar el cargo del material, una vez que ha sido devuelto en tiempo y forma.

Guías

Las carpetas se rotulan y además se coloca una guía, con más prominencia para una fácil ubicación. Todos los sistemas de archivar requieren el uso de guías.

Guías: tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta. Aparece el título:

letra - número - nombre - asunto - pueblo - ciudad - estado - territorio - etc.

Generalmente al colocar las guías en los archivos, éstas quedan aseguradas a las gavetas.

Usos: las guías alfabéticas se usan en el archivo para dividir las gavetas en secciones e indicar donde se deben archivar.

Tamaños: los tamaños de las guías varían de acuerdo con el tipo de mueble a usarse. Hay guías para el archivo de correspondencia, de documentos legales, de facturas, de tarjetas y otros.

Tipos: Las guías se fabrican de diferentes materiales y debido a esto varían en resistencia, calidad y precio.

Pestañas en las guías: Para proveer mayor visibilidad, las pestañas superiores pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema.

Rótulos en las guías: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior. Se escribe lo que está archivado.-

Tipos de pestañas para carpetas

Pestañas corridas - Toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. El rótulo se coloca en el lado derecho de la pestaña.

Pestañas cortadas - Hay carpetas cuyas pestañas aparecen cortadas de dos a cinco posiciones. El número de posiciones depende del sistema de archivar. Pueden tener una pestaña de una mitad, un tercio, un cuarto, o un quinto del ancho de la carpeta.

Pestañas reforzadas - Hay carpetas cuyas pestañas han sido reforzadas doblando el mismo material de la carpeta en su orilla superior.

Rótulos - Las carpetas se rotulan con cédulas llamadas marbetes. Estos marbetes se fabrican en varios colores y vienen engomados en la parte de atrás. Después de rotulados se adhieren a la pestaña de la carpeta.

Instrucciones para los marbetes:

1. Rotule los marbetes en la computadora o máquina de escribir.
2. Empiece a escribir en el 2do. espacio después del borde superior.
3. Deje aprox. 2 espacios de la orilla izquierda del marbete.
4. Mantenga uniformidad al escribir los rótulos de las carpetas. Es preferible usar mayúsculas en la letra inicial de la primera palabra y nombres propios y minúscula en el resto del nombre.

Organización de un Sistema de Archivo

Equipos y Materiales
Un sistema de archivo se compone:

1. A) El equipo.
2. B) Plan de guías.
3. C) Procedimientos a seguirse al procesar el material que va a ser archivado.

CARPETAS: Son cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. La pestaña debe rotularse con la letra, número o asunto, según la materia que se archive en la carpeta.

Usos: Se usan para colocar dentro de ellas los documentos que se relacionan con determinada persona, firma o institución.

Tipos: Se fabrican de diferentes materiales, variando en resistencia, calidad y precio. Los hay de cartulina, plástico, cartón, etc. Su color es variado.

Base: Pueden tener dobleces marcados o pliegues adicionales en la base que permita ampliar su capacidad.

Pestañas: Suelen ser corridas o cortadas en distintas posiciones.

Propósito de Archivar

El propósito de archivar es conservar material relacionado, reunido en un mismo sitio y tenerlo a disposición.

Para lograr el control de éstos documentos, es necesario implantar un sistema de archivo y seguir con una rutina diaria.

Sistemas y Procedimientos para archivar alfabéticamente

Hay tres (3) aspectos importantes en el archivo:

1. 1. Distintas formas de organizar un sistema de archivo.
3. 2. Elementos que componen un sistema alfabético de archivo.
5. 3. Procedimientos a seguir, una vez que los documentos han sido procesados para ser archivados.

I - Comunicación en la empresa - (documentos que sirven de evidencia de transacciones efectuadas): Cartas - Telegramas - Órdenes - Facturas - Memorandos - Material de Propaganda - etc.

II - No toda la correpondencia que se tramita en una oficina se usará para referencia futura. De ahí que no todo documento deba retenerse y archivarse. Una vez que ciertos documentos no sean de utilidad, éstos pueden destruirse; aquellos que sean necesarios para referencia futura, deben conservarse.

Documentos recibidos y copias de aquellos que se despachan y que se relacionan a un mismo individuo, compañía o asunto, deben generalmente archivarse en un mismo lugar, de manera que el expediente de cada uno esté completo.

Black Berry

La tecnología no descansa, tal es la innovación en materia de comunicaciones que está revolucionando al mundo. El "Black Berry" o "Palm", nombres dados según la empresa vendedora, es un celular sofisticado, o de última generación. Con características similares, tamaño, peso, es capaz de ser transportado en un bolsillo, ofreciéndonos múltiples opciones. Desde el clásico servicio telefónico móvil, a enviar y recibir mensajes de correo electrónico con datos adjuntos como imágenes, Word, Excel, archivos Power Point, organización de agenda y libreta de direcciones, envío de mensajes de textos SMS, posibilidad de navegar en la Web, acceder a mensajería y trabajar en forma remota en combinación con los sitemas informáticos de su empresa.

Los planes para su adquisición son relativamente accesibles y seguramente con el correr de los meses, los costos serán menores.

Toques de Primavera en su Oficina

La primavera ya se empieza a notar en los jardines, en los parques, en las calles de nuestra ciudad y hasta en el ritmo de la gente. Portamos menos ropa, nos vestimos con colores más vivos y disfrutamos de caminar al aire libre.

Ese mismo espíritu primaveral podemos trasladarlo a nuestra oficina, y dedicar un tiempo a revitalizar la zona de trabajo. Seleccionemos colores brillantes para energizar el espacio; demos una pincelada de vida, entusiasmo y orden a nuestro alrededor.

Una cosa buena es llevar algunas de las comodidades de casa a nuestro empleo, como por ejemplo unas renovadas tazas de café; un portalápices divertido; una moderna lámpara de escritorio y marcos con las caritas sonrientes de nuestros seres queridos. Coloquemos los clips, adhesivos, etc, en un moderno organizador. Animémonos a reemplazar las aburridas carpetas color manila, por otras nuevas. Renovemos las plantas, dándoles un cuidado y mantenimiento especial, luego del aletargado invierno. Compremos un par de macetas pequeñas con flores de estación, que alegrarán las miradas.

Este toque de vida, reconfortará nuestra labor y permitirá que la calidad del trabajo se vea reflejada, en un ambiente mucho más prolijo.

Para finalizar, las invito a "nice touch" de tonalidad en la vestimenta. Recordemos que los tintes son estímulos reconstituyentes de la salud y constituyen una fuente de energía.

El rosa y el naranja, son asociados siempre con esta estación del año. Rosado es el rojo con más luz; es una tintura de energía femenina. Naranja es la tonalidad del sol, y éste astro nos dá vida, nos proporciona bienestar.

Por ello, procuremos hermosear nuestros clásicos taillers, siendo así también protagonistas de esta primavera 2006.

Film Secretaria Ejecutiva

Ficha Técnica
Producción norteamericana año 1988, interpretada por Melanie Griffith y Sigourney Weaver. Música de Carly Simon.

Títulos Personales y Grados Académicos

• 
  Los títulos personales y los grados que precedan al nombre completo, no se considerarán al ordenarse alfabéticamente.
• Ejemplos:

Dra. María Curie - Archivo: Curie, María (Dra.)

Sir Alexander Fleming - Archivo: Fleming, Alexander (Sir.)

Padre Domingo de Tacuarembó - Archivo:Tacuarembó, Domingo (de) Padre

En caso de tener nombres idénticos, los títulos o grados, servirán como elementos de identificación.

Títulos de Prioridad Familiar en Nombres Idénticos

En este capítulo nos referimos a palabras o abreviaturas tales como:
En inglés: Sr. - Jr - 1st. - 2nd - son, etc.
En español: Padre, Hijo, Primero, Segundo, etc.

1. Éstos van después del nombre de una persona, se escriben entre paréntesis y no se consideran al momento de archivar.
2. En caso de presentarse dos (2) nombres exactamente iguales, dichas palabras o abreviaturas, se considerarán como elementos de identificación para archivo.
3. Títulos en español como: Srta. Y/o Sr.; o en inglés como Miss y/o Mr., no se escriben ni se ordenan alfabéticamente.

Ejemplos:

Sammy Davis Jr. - Archivo: Davis, Sammy (Jr.)

Apellidos

La práctica española usa los apellidos paterno y materno. Debe considerarse entónces, cada apellido una unidad. Ejemplo:

Federico García Lorca

Archivo: García Lorca, Federico

(Unidad 1-García Unidad 2 - Lorca Unidad 3 Federico).

Por el contrario, el estilo inglés (*) considera: el nombre de pila, el apellido materno o inicial y por último el apellido paterno. Ejemplos:

John Fitzgerald Kennedy

Archivo: Kennedy, John Fitzgerald

Caso de apellidos portugueses:

Maria Ligia Coelho Prado - Archivo: Prado, Maria Ligia Coelho

Angela de Castro Gomes - Archivo: Gomes, Angela de Castro

Apellidos españoles y portugueses con prefijos:

Bartolome de las Casas - Archivo: Bartolomé de las

Mario dos Santos - Archivo: Santos, Mario dos

Apellidos italianos con prefijos:

Edmundo D´Amici - Archivo: D´Amici, Edmundo

Apellidos franceses con artículos simples y preposiciones individuales:

Alfred de Musset - Archivo: Musset, Alfred de

Liliana De Riz - Archivo: De Riz, Liliana

Apellidos alemanes, daneses, escandinavos, holandeses con proposiciones: éstas se posponen:

Ludwin van Beethoven - Archivo: Beethoven, Ludwig van

Vincent van Gogh - Archivo: Gogh, Vicent van

Johsnn Wolfgang von Goethe - Archivo: Goethe, Johan Wolfgang von

C.W. den Boer - Archivo: Boer, C. W.

Prefijos, Preposiciones y Artículos

Si un prefijo, preposición o artículo precede al apellido, se considerará como parte del apellido. Ejemplos apellidos extranjeros:

D´- Da - De - Del - Des - Di - Du - Fitz - La - Le Les - Mac - Mc - O´- Saint (St.) - Van - Vanden - Vander - Von - Vonder

Los prefijos hispánicos: de - de la - de los - del, son parte de apellidos, pudiéndose archivar de dos (2) maneras:

1. Da Silva, Cristina
2. Silva, Cristina da

Los nombres de santos pueden también ordenarse de dos (2) formas:

1. San Antonio Santa Mónica
2. Antonio, San Mónica, Santa

Las iniciales

Una inicial es un nombre y se considera por lo tanto, una unidad. Precede a otro nombre comenzado con la misma letra. Ejemplos:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

1-Sabat 2-E. 3-Carlos

1-Silva 2-Valdés 3-F.

1-Storni 2-A.

Cómo se ordenan las Unidades

Artigas, José Gervasio

Haciendo honor a nuestro prócer máximo, hemos comenzado por su nombre como ejemplo. En el mismo tomamos como primera unidad su apellido paterno, luego su primer nombre y en tercer lugar su segundo nombre.

Al invertir el nombre, colocamos una coma, indicando precisamente la inversión.

Alfabetización:

Todas las unidades deberán ordenarse en forma estrictamente alfabética de la A a la Z.

Este orden seguirá con las demás letras de la unidad. Ejemplos:

Farias precede a Fariña.

En síntesis, presentamos una relación de nombres ordenados alfabéticamente por unidades:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

1-Artigas 2- José 3-Gervasio

1-Lavalleja 2-Juan 3-Antonio

1-Rivera 2- Fructuoso

El Alfabeto

El alfabeto español consta de las siguientes 29 letras:

a, b, c, ch, d, e, f, g, h, i,

j, k, l, m, n, ñ, o, p, q,

r, rr, s, t, u, v, x, y, z.

A los efectos de archivo añadiremos la letra W por su uso frecuente en palabras y nombres extranjeros. Ejemplos: Washington, William, etc.

El alfabeto inglés consta de 26 letras:

a, b, c, d, e, f, g, h, i, j,

k, l , m, n, o, p, q, r, s, t,

u, v, w, x, y, z

Como generalmente se usan ambos idiomas en las distintas organizaciones, es importante armonizar las diferencias entre ellos, facilitando la tarea del archivador.
Unidad de Archivo:
Al proceso de alfabetizar debemos incluir la unidad o unidades de archivo de la cual consta el nombre. Siendo que, cada palabra, cada letra aparte, cada incial, abreviatura, como parte del nombre, constituyen una unidad de archivo.

Reglas para ordenar alfabéticamente

La experiencia en el control de documentos nos dice que la única forma de archivar es haciéndonos una rutina. En efecto, cuando se nos solicita una carta, un informe, etc., debemos localizarlo al instante. Veamos algunas reglas que nos permitirá archivar en forma correcta, fácil de encontrar no solo al archivero, sino a cualquier integrante de la oficina.
Éstas normas se denominan: Reglas para ordenar alfabéticamente.
Las mismas se aplicarán a tres (3) tipos de nombres:

1. Nombres de individuos;
2. Nombres de firmas comerciales y nombres geográficos;
3. Nombres de organizaciones, agencias gubernamentales y asuntos.

Sistema de Archivar Tarjetas en orden alfabético

El tamaño de las tarjetas son de 5 x 10 cms. o de mayor o menor dimensión. Por lo general son de color blanco, pero podrían usarse de diferentes colores. Pueden ser lisas o estar rayadas. Para localizar tarjetas de archivo, se necesitan guias.

GUIAS: Son tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente, que dividen las gavetas de un archivo en secciones. Ejemplo: en un video club: Suspenso - Comedias, etc.

PESTAÑAS: Para proveer mayor visibilidad, las guías tienen una pestaña en su parte superior. Puede ser del mismo material o de celuloide, de plástico, con o sin marco de metal.

RÓTULOS: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior de la guía. Éste puede ser rótulo sencillo o doble.

Rótulo sencillo: indica con qué letra o combinación de letras se empieza a archivar, detrás de la guia.

Rótulo doble: indica la letra o combinación de letras con las cuales empieza y aquellas con que finaliza la difusión. Los cortes en las pestañas van de izquierda a derecha.

Organización de una Gaveta del Archivo Alfabético de Tarjetas:

En un archivo alfabético de tarjetas, éstas deben colocarse dentro de la gaveta de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente.