Planificar para delegar tareas

A la hora de delegar tareas, debemos planificar cuidadosamente y realizar el siguiente esquema, el cual nos servirá para controlar.

• Nombre de la persona elegida (y el motivo de la selección).
• Fecha límite de entrega de la tarea (calificándola según su importancia y/o urgencia, en Alta - Media - Baja).
• Nivel de responsabilidad - Objetivos y resultados.
• Nivel de autoridad que se intenta delegar (reunir datos, información, sugerir procedimientos, decidir actividades, dejar actuar, intervenir en caso de problemas, mantener informado).
• Recursos
• Responsabilidad en cuanto a: controles, plazos de entrega.
• Lista de delegación de tareas: instrucciones precisas, información completa, fomentar el diálogo, atender, fijar los controles adecuados, conferir suficiente autoridad, establecer claramente los plazos, solicitar los informes correspondientes.
• Realizar un seguimiento pormenorizado.
  

Cómo evaluar una reunión

Prepare un formulario de evaluación, conteniendo los siguientes datos:

Descripción de la Reunión - Fecha:
Nombre y sector, de quien convocó a reuníon.
Nombre del responsable en conducir la reunión.
Hora de comienzo y finalización de la reunión.
Duración de la reunión.
Asistentes: nombres, cargos, direcciones.
Interrupciones.
Objetivos cumplidos (SI - NO)
Agenda cumplida (SI - NO)
Los temas estuvieron preparados (SI - NO)
Califique globalmente la reunión de 1 al 10 (Mala - Excelente)
Especifique que detalle faltaron y como superarla próximamente.

Reuniones eficientes

Para obtener el mejor rendimiento en nuestras reuniones, debemos estructurar un plan que reúne cinco (5) pasos fundamentales:

1. Planificar - Previamente reflexiones sobre los objetivos de la reunión. Asegúrese que quienes estén convocados, conozcan el tema. Prepare un orden del día, incluyendo los asuntos que expondrán los participantes.
2. Informar - En la agenda debe definir claramente el enfoque, y el objetivo final.
3. Preparar - Determinar los puntos a tratar, en un adecuado orden. Asigne tiempo para cada tema, dando prioridad a los asuntos de real importancia.
4. Estructurar y controlar - Estructure la discusión en etapas: Definir propuesta - Exponer evidencias - Atender todos los argumentos y llegar a una conclusión basada en las evidencias. Por último, tome una decisión sobre todo lo expuesto y prepare las conclusiones finales.
5. Resumir y registrar - Debe estar atenta y proceder de la siguiente manera: Tomar nota de todas las decisiones; así como de los nombres de las personas responsables de las acciones determinadas.-
   

Bienvenida Generación 2008

El valor del tiempo, el éxito de la perseverancia, el placer de trabajar, la obligación del saber, son algunas de las cualidades que debemos recordar a lo largo de nuestra profesión.

El secreto de dominar las técnicas capaces de llevarlas a la práctica, dependen del conocimiento, empeño y habilidad en su justo equilibrio. Estas herramientas como otras de importancia, serán desarrolladas durante el curso de Secretariado.

Bienvenidas a la asignatura "Práctica de Oficina".

Junto a ustedes recorremos el camino al éxito, en pos de la formación de una verdadera Secretaria Profesional.

Feliz 2008

Estamos en los umbrales de un nuevo año. Hoy, 31 de diciembre recurrimos al saludo más que nunca, y proyectamos nuestros buenos deseos a familiares, amigos y compañeros de tareas.

Nos sumamos también al ferviente deseo de Paz, tranquilidad y sosiego en el ánimo de la humanidad El compromiso unánime para terminar definitivamente con el estado de guerra, que se ha instalado en el mundo.

Desde Secretaria Ejecutiva Blog, vayan augurios de felicidad, amor y trabajo para todos. Enhorabuena.

Bienvenido 2008 !!!

Planificar las Vacaciones

Hasta el momento hemos hablado de planificar tareas en nuestra oficina y en nuestra vida personal, a los efectos de coordinar nuestro día.

Pero también debemos recordar que, por espacio de veinte días anuales, tenemos derecho a nuestra licencia. Es bueno entonces hacer planes para esas semanas de un merecido descanso.

Lograr salir de nuestros lugares habituales es ideal, ya que significa una manera rápida de desconectarnos de lo cotidiano.

Basta proponerse una meta, comenzar la búsqueda de información e ir moldeando el proyecto de salir a conocer y a disfrutar.

Si el deseo es recorrer un país, ciudad, pueblo, etc. , entonces debemos poner manos a la obra. Una buena herramienta es internet que nos posibilita en el momento la forma de localizar:

• Medios de comunicación (precios y horarios de vuelos, barcos, ómnibus, etc).
  
• Hoteles (en todas sus categorías y servicios).
• Restaurantes (platos típicos, precios, recomendaciones).
• Sitios de interés para visitar.

Con todos estos datos, podemos comenzar a confeccionar una Agenda de Viaje que seguramente nos llevará a un destino final.
Ah y no olvidar la cámara (de fotos o vídeo), pues además de convertirse en una gran compañera de aventuras, nos dejará el testimonio de momentos inolvidables.

Suerte!

Vacaciones en Primavera

Hoy es el último día de un invierno muy duro, muy frío y sumamente húmedo. Mañana 23 de septiembre, comienza la Primavera 2007. Por ello nos hemos tomado unos días de vacaciones, de justo descanso. Tiempo de disfrutar de nuestro balcón, de caminar por el jardín, de jugar con nuestras mascotas.
Tiempo para respirar profundamente, mirar todo lo que hemos estudiado, trabajado y tomar fuerzas para la recta final.
Este tramo las conduce a la meta que todas eligieron al comienzo de año, y fue formarse como Secretarias. Y bien, ya lo están logrando, con esfuerzo, dedicación y esmero. Felicitaciones por estas tres cuartas partes del programa.
Mucha fuerza y aliento para las kilómetros finales; tal vez los más importantes.

Aprovechemos para revisar las metas a corto y mediano plazo. Comencemos pues a transitar en aquellas que fueron fijadas a largo tiempo. Les transfiero toda la energía y entusiasmo para este trimestre y les deseo muchos éxitos. Adelante!

La Secretaria Ideal Siglo XXI

Las Secretarias del Siglo XXI, además de dominar las técnicas profesionales y tener una formación específica, deben contar con otras características importantes. Capacidad para resolver problemas, ser flexibles y discretas. Otras de las cualidades básicas, es tener iniciativa y una profunda vocación.
La secretaria tiene hoy, un papel clave dentro de la organización de la empresa, adquiriendo un peso específico cada vez mayor, a través de sus funciones calificadas y de autonomía.

El término "ASSISTANT", es el más aceptado mundialmente, para nombrar la tarea que desempeñan mayoritariamente mujeres, con tan solo un 2 % librado a hombres.

La relación profesional entre secretaria y jefe, es de estrecha colaboración y confianza, constituyendo la esencia del trabajo.
Si detrás de cada gran hombre existe una gran mujer; detrás de cada gran directivo, hay una gran secretaria.

El pasado martes 4 de septiembre, 2007, las secretarias salieron a celebrar su día en nuestro país, Argentina, Brasil y Estados Unidos.
Por último, dejamos una pregunta que seguramente, dará que pensar:
Si todas las Secretarias dejaran el trabajo por un día... ¿Uruguay se pararía?

FOTO: Alumnas y Profesoras Teresita Marzano (Relaciones Públicas) y Alicia Fernández Molina (Práctica de Oficina), del Curso de Secretariado Ejecutivo Informático - Universitario Francisco de Asís - Generación 2007 - Maldonado - Uruguay

Día de la Secretaria

Hoy martes 4 de septiembre 2007, nos reunimos para celebrar el Día de la Secretaria. En la ciudad de Maldonado el punto de encuentro es en Confitería Sumo, ubicada en Peatonal Sarandí y Florida (Paseo Centro).

A las 19.30 horas estaremos compartiendo una degustación de pizzas, helados y juntas brindaremos por una exitosa labor profesional.

Desarrollo del Currículum

1. Encabezado. Sólo los datos básicos como: nombre, domicilio, número de teléfono, edad, estado civil y número de hijos, si corresponde.
2. Objetivo. Esto puede ser una arma de doble filo ya que poner un objetivo puede condicionarlo. Ejemplo: si destaca el deseo de trabajar en el área de marketing, puede estar perdiéndose otras oportunidades.
3. Historia Laboral. Utilizar un esquema cronológico descendente, comenzando por el trabajo actual o el último. Indicar nombre de la empresa, fechas de ingreso y egreso, funciones que desempeñó.
4. Educación. Poner primero el título más alto que haya alcanzado, un título universitario,etc. Indicar institución de donde se egresó. Si ése no es su caso, poner título secundario.
5. Misceláneas. Esto es optativo, puede dejar un renglón final para deportes o hobbies.
6. Formato. Se recomienda hacer un currículum y utilizar copias. Obviamente actualizando datos, fechas, edad, cursos, historia laboral, etc. Trabaje en su currículum hasta lograr uno que lo represente, luego hará una carta diferente para cada anuncio.
7. Tamaño de letra. Utilice un tamaño 10 u 11. Puede usar negritas, cursivas, mayúsculas y minúsculas para marcar y/o resaltar párrafos. Siempre escriba en un mismo tipo de letra.
8. Toques gráficos. Absténgase de usar toques gráficos como tildes para señalar, viñetas y otros tipos de íconos. El currículum debe ser elegante y sencillo.
9. Corrección de erratas. Controle una y dos veces el texto antes de imprimirlo.
10. Impresión. Hágalo con mucho cuidado. Si piensa utilizar un papel de color, elija colores tenues.

Y por último, MUCHA SUERTE !!!

Ideas para escribir su currículum

El currículum debe contener su propio vocabulario, esto lo personalizará. Se debe evitar el pronombre personal (yo).
Practique frases cortas y utilice signos de puntuación.
Las frases deben ser breves y convincentes. Para asegurarse, lea varias veces cada frase en voz alta y elimine todas palabras que están de más. Use un lenguaje sencillo y directo, eso facilitará la tarea de la persona que deberá leerlo.
El uso de frases ganadoras, se admitirán únicamente cuando sea apropiado, debiendo ser muy cuidadosos.

Currículum Funcional - Currículum Combinado

Currículum Funcional: es el modelo de currículum en el que se relacionan los trabajos desempeñados, sin mencionar los nombres de lugares, y fechas. Consiste en relatar las tareas.
Este tipo de historial se adapta a pocas ocasiones, ya que provoca desconfianza, por lo que no es aconsejable utilizar.

Currículum Combinado: es una mezcla del cronológico y del funcional. En general se pone un listado de las empresas para las cuales se trabajó y por separado un detalle de las funciones cumplidas. Una de las desventajas, es que alarga el texto y se presta para confusión.

Currículum Cronológico

El orden cronológico en el currículum, sirve de hilo conductor al relato.

A) Ascendente: es la forma que comienza por el primer trabajo y/o estudio, hasta llegar a la época actual (estilo europeo). Es una forma ordenada, no obstante fija la atención en la historia inicial de la persona, por lo que lo desvincula de la época actual.

B) Descendente: se comienza por el trabajo y/o estudios que se está realizando en el momento . Una de las ventajas es que ubica rápidamente al lector la situación actual del aspirante a la vacante solicitada.

Estilo del Currículum

Existen dos (2) estilos bien diferenciados de currículum:

1. Estilo europeo.
2. Estilo americano.

El modelo europeo, es muy usado, sin embargo no es el más aconsejable. Posee varias secciones, comenzando por Datos Personales, luego datos de Estudios y finalmente los Laborales. Por lo general, en orden ascendente.
El modelo americano, es muy sintético, encabezados con mínimos datos personales, hay una breve descripción de estudios, solo los muy relevantes y una descripción de trabajos, comenzando por el último. Existe una línea final, donde se ponen los hobbies, deportes o alguna otra información adicional. Generalmente se elige una impresora láser, en buen papel, de color tenue, utilizando una legra pequeña, equivalente a un 11 o 12 del Word for Windows.
El currículum debe ser breve. Las personas no tienen tiempo para leer mucho y todos valoran el poder de síntesis. Si usted está contestando a un anuncio, piense que la persona que recibe el suyo, también recibió innumerables currículum de otras personas. Exprese solo lo que tiene que decir.

Cómo escribir un Currículum

1. Objetivo - Ponga énfasis en los temas de acuerdo a su objetivo. Esto significa enfatizar los aspectos de su historia que apunten a su meta.
2. Profesionalismo - Detalle con profesionalidad sus datos. Sea preciso y conciso. Tenga en cuenta que no es una carta y mucho menos un cuento que usted realiza a otro. Si pensamos en una fotografía, hagámosla en un buen encuadre y nítida, jamás fuera de foco.
3. Prolijidad - Debe hacerse en una PC, con una muy buena impresión y escogiendo un buen papel. Así mismo debe cuidar sobremanera la ortografía.
4. Datos Relevantes -Irrelevancia versus relevancia. Detalle con precisión aquellos datos de interés. Descarte todo aquello que no corresponde a su situación actual o con su mejor desempeño. Ejemplo: en los idiomas, interesan los conocimientos no los cursos realizados. Si usted tiene un buen manejo de un idioma extranjero, indíquelo, destáquelo. Otro caso es, para el anuncio que usted está presentándose, posee algún dato específico de interés, póngalo en forma destacada.
5. Autenticidad - Sea sincera siempre. Recuerde que ésta es su foto y no puede enviar la de otra persona. Datos como edad, estudios, fechas comentar lo que sucedió en tal o cual período o simplemente el hecho de no poseer experiencia laboral. Son muchas las empresas que prefieren personal sin experiencia, para moldearlos a su forma y consideran bueno el hecho de que no se traiga consigo "vicios laborales" de otros lugares.
6. Capacidad de Síntesis - Logre el equilibrio entre no ser recargado, pero tampoco telegráfico. Recuerde que la persona que lee su currículum, agradecerá su capacidad de síntesis lo que le ahorrará tiempo.
7. Datos Personales - Deben ser los estrictamente necesarios, nombre - fecha y lugar de nacimiento - edad - teléfono fijo - teléfono móvil (en caso de tener) - correo electrónico - dirección - estado civil (número de hijos) - Importante: resérvese los números de documentos, únicamente puede hacer notar credencial del lugar (a los efectos de comprobar su domicilio). Los documentos se los requerirán en una instancia posterior, cuando le hagan llenar alguna ficha de antecedentes. NO es recomendable proporcionar datos tan delicados como números de documentos, etc., en un principio.
8. Lenguaje Simple - Debe escribir en forma sencilla, para que pueda entenderlo cualquier persona.

Bibliografía: Martha Alicia Alles - 200 modelos de Currículum - 1996,1998 Ediciones Granica, Barcelona-España

CURRÍCULUM

El currículum es una foto de quien lo presenta. Esto significa que debe mostrar el mejor perfil, con toda su autenticidad. En él deben destacarse las funciones y las capacidades.
Hay que tener en cuenta que confeccionar un buen currículum no significa encontrar un buen empleo; pero sí puede ayudar notablemente.
Un currículum adecuado puede lograr que obtenga uno de los primeros llamados para ser entrevistado personalmente, por lo tanto si bien no define, puede ser considerado en una primera instancia.

Tomamos pues como una herramienta fundamental para el trabajo. Tendrá que ser la mejor foto o sea mostrar su mejor perfil, una excelente sonrisa, una excelente presencia, pero eso sí, ser usted y no otra persona. Hablamos pues de auténtica.

Vacaciones julianas

Y llegaron las vacaciones... con mucho frío, según los meteorólogos el invierno más crudo de los últimos 35 años, aquí en Uruguay. Ideal entonces para deleitarnos con una buena lectura, asistir a una película de estreno o simplemente alquilar un dvd para compartir en familia o con los amigos.
Proponernos una caminata, bien abrigadas, con ropa cómoda, que nos permita sentir el aire fresco en nuestras mejillas, renovando nuestros pulmones. Las vacaciones son para descansar, recargar energías y permitirnos el gusto de hacer lo que más nos agrada o simplemente no hacer nada. Enhorabuena,

Felices Vacaciones!!!

Foto: sendero del Parque de Vacaciones UTE-ANTEL, en el departamento de Lavalleja, a 9 kms. de la ciudad de Minas (julio2007).

Enseñanza de la lengua materna

Pensamos que el idioma español debe extender su enseñanza, más allá de primaria y secundaria. Sería muy conveniente llevarlo hasta el Bachillerato. En lo cotidiano por ejemplo, es común que se critiquen notas periodísticas, realizadas en diarios, revistas, etc., por contener un alto índice de errores. Así mismo, profesores de Facultad, observan faltas ortográficas en sus alumnos. Por lo que sería sumamente interesante que toda Facultad o Instituto universitario, se preocupase de que sus egresados no tuvieran problemas en el uso del lenguaje. Se debería estructurar a todo nivel, cursos de redacción y del buen manejo del idioma oral.
Conclusión: Escribir es una tarea grata, sencilla, siempre que nos animemos a practicarla. Se recomienda tomar en cuenta lo siguiente:

1. Cuidar las reglas de ortografía y sintaxis.
2. Ordenar las ideas.
3. Perder el temor a equivocarse.
4. Conocer las fórmulas de cortesía.

Bibliografía: Ma.Antonia Dubourg "El Lenguaje al Día". Mayo/2003 - Edic. Tridinco

El Título

Encabezar un título, ya sea una nota, un informe, una propaganda, es sumamente importante. El título puede ser vendedor. Éste provocará el interés o no, por la lectura del texto.
Recomendaciones para un buen título:

1. Titular después de realizado el trabajo. Una vez elaborado el texto, ordenadas las ideas y corregida la redacción una y otra vez, lograremos el verdadero sentido del texto. Podremos entonces titular con más seguridad.
2. Uso de palabras sencillas, originales y actuales, capaces de atrapar al lector. Al decir sencillas, queremos decir, de fácil comprensión. Originales, para que llamen la atención. Actuales, porque el lenguaje es cambiante y por lo tanto hay que adaptarse a los cambios.
3. Decir mucho, en pocas palabras.
4. Evitar la ambigüedad en el lenguaje; o sea que el título sea directo, sin lugar a dudas.
5. Evitar palabras o expresiones negativas. Recordar que atractivo es todo aquello que sea positivo. Ejemplo: Economicemos energía; en vez de no gaste demasiada luz.
6. Crear espectativa. Puede lograrse con signos de admiración o interrogación.
7. Recurrir a los números. El uso de números convierte atractivo un título, siempre y cuando el texto esté basado en números, porcentajes, etc.
8. Tener en cuenta las reglas ortográficas. Mayúsculas, tildes y signos de puntuación, tamibén existe para los títulos. Recordamos que las reglas ortográficas se aplican a todos los aspectos del lenguaje (léase en letra minúscula o mayúscula).
9. Elegir y realizar hasta dar con el nombre exacto. Una fórmula es ponerse en el lugar del lector y pensar si el título escogido nos atraparía.

Bibliografía: Ma. Antonieta Dubourg "El Lenguaje al Día" - mayo, 2003 - Tradinco Edic.

Palabras equivocas II

ACUSAR - ACUCIAR
Acusar, del latín "accusare", derivado de "causa", significa imputar a alguien algún delito, culpa o vicio. Culpar.
Ej.: Lo acusan de ser mal compañero.
Acuciar, del latín "acutiare", de acutus, agudo. Significa estimular, dar prisa, apurar.
Ej.: Nos acucia el tiempo.
ACCESO - ABSCESO
Acceso, del latín "accesus", participio de "accedere" y significa acercarse, aproximarse.
Ej.: El acceso es por la puerta principal.
Absceso, del latín "abscessus", tumor, derivado de "abscedere", separarse porque la piel se levanta a su alrededor. Significa acumulación de pus en los tejidos orgánicos, internos o externos; tumor, llaga.
Ej.: El cirujano cortó el absceso.
ESCÉPTICO - ASÉPTICO
Escéptico, del latín "scepticus" y este del griego, que significa "quien medita o reflexiona". El verdadero significado es que desconfía o duda de todo.
Ej.: Es escéptico a la religión.
Aséptico, del latín "a-septico" y este del griego que indica "que pudre". El prefijo "a" le confiere el valor negativo. Significado, perteneciente a la asepsia, al estado libre de infección.
Ej.: La cámara aséptica se ha desbordado.
RECESIÓN - RESCISIÓN
Recesión, del latín "recedre", retirarse. Es la acción y efecto de retroceder.
Ej.: Los problemas datan desde la recesión de 2002.
Rescisión, del latín "recessionis" y este de "rescindere", cortar, rasgar.
Significa, acción de dejar sin efecto un contrato, una obligación. Anular.
Ej.: La rescisión del contrato es inminente.
TESITURA - TEXTURA
Tesitura, del italiano "tessitura", es la actitud, disposición de ánimo.
Ej.: Mantiene la misma tesitura frente a los problemas.
Textura, del latín "textus" (tejido construido), cuyo significado es disposición y orden los hilos de una tela.
Ej.: La textura es de algodón.