Planificar para delegar tareas

A la hora de delegar tareas, debemos planificar cuidadosamente y realizar el siguiente esquema, el cual nos servirá para controlar.

• Nombre de la persona elegida (y el motivo de la selección).
• Fecha límite de entrega de la tarea (calificándola según su importancia y/o urgencia, en Alta - Media - Baja).
• Nivel de responsabilidad - Objetivos y resultados.
• Nivel de autoridad que se intenta delegar (reunir datos, información, sugerir procedimientos, decidir actividades, dejar actuar, intervenir en caso de problemas, mantener informado).
• Recursos
• Responsabilidad en cuanto a: controles, plazos de entrega.
• Lista de delegación de tareas: instrucciones precisas, información completa, fomentar el diálogo, atender, fijar los controles adecuados, conferir suficiente autoridad, establecer claramente los plazos, solicitar los informes correspondientes.
• Realizar un seguimiento pormenorizado.
  

Cómo evaluar una reunión

Prepare un formulario de evaluación, conteniendo los siguientes datos:

Descripción de la Reunión - Fecha:
Nombre y sector, de quien convocó a reuníon.
Nombre del responsable en conducir la reunión.
Hora de comienzo y finalización de la reunión.
Duración de la reunión.
Asistentes: nombres, cargos, direcciones.
Interrupciones.
Objetivos cumplidos (SI - NO)
Agenda cumplida (SI - NO)
Los temas estuvieron preparados (SI - NO)
Califique globalmente la reunión de 1 al 10 (Mala - Excelente)
Especifique que detalle faltaron y como superarla próximamente.

Reuniones eficientes

Para obtener el mejor rendimiento en nuestras reuniones, debemos estructurar un plan que reúne cinco (5) pasos fundamentales:

1. Planificar - Previamente reflexiones sobre los objetivos de la reunión. Asegúrese que quienes estén convocados, conozcan el tema. Prepare un orden del día, incluyendo los asuntos que expondrán los participantes.
2. Informar - En la agenda debe definir claramente el enfoque, y el objetivo final.
3. Preparar - Determinar los puntos a tratar, en un adecuado orden. Asigne tiempo para cada tema, dando prioridad a los asuntos de real importancia.
4. Estructurar y controlar - Estructure la discusión en etapas: Definir propuesta - Exponer evidencias - Atender todos los argumentos y llegar a una conclusión basada en las evidencias. Por último, tome una decisión sobre todo lo expuesto y prepare las conclusiones finales.
5. Resumir y registrar - Debe estar atenta y proceder de la siguiente manera: Tomar nota de todas las decisiones; así como de los nombres de las personas responsables de las acciones determinadas.-