Diez mitos sobre el tiempo

Muchas veces se habla de los valores del tiempo y generalmente se expresan verdades a medias.
Llevadas a la práctica, hace que trabajemos más, espectativas no colmadas y como resultado: grandes decepciones. Veamos 10 mitos equivocados sobre el tiempo:

1. Si trabajo duro, tendré más suerte.
2. Actividad sinónimo de productividad.
3. La mejor forma de lograr el trabajo listo es hacerlo uno mismo.
4. El camino fácil es el mejor camino.
5. Ser eficiente implica ser efectivo.
6. Trabajar no es divertido.
7. Existe un único camino eficiente.
8. Trabajar hasta que las velas no ardan.
9. Si tenemos mayor disciplina, nos implica menor libertad.
10. Trabajo mejor bajo presión.

Estas ideas toman gran parte de su tiempo y esfuerzo y lo tornan improductivos.
El ideal es comenzar a cambiar las ideas que no ofrecen resultados efectivos.
Como ejercicio, le proponemos que piense en estos mitos y considere: ¿ cuáles son los más difíciles de cambiar y por qué?

Cómo calcular el valor de nuestro tiempo

Se ha detenido alguna vez a pensar el valor que tiene su tiempo. En caso positivo, ¿ tiene idea cuanto cuesta un minuto en su vida? Sea cual fuera el valor actual de su hora de trabajo, no lo despedice, a menos que decida hacerlo. Así mismo comprenda su valor y no lo considere menos que el de otras personas.
Para conocer el valor justo de su tiempo, le sugerimos realizar el siguiente cálculo:

1. Calcule su remuneración anual (incluyendo aguinaldo y salario vacacional).
2. En base al salario total, calcule cuanto vale cada minuto de su tiempo.
3. Seguidamente, el valor de cada hora.
4. Por último, investigar cuanto le significa ahorrar 30 minutos por día durante un año.

Nosotros detallamos un par de ejemplos, de lo que bien puede significar el salario anual, de secretarias en Uruguay:

Secretaria de gerencia general: Secretaria Ejecutiva

• Remuneración anual: U$S 8.000,oo
  
• Cada minuto : U$S 0,0683
  
• Cada hora : U$S 4,10
  
• Ahorrar 30 minutos: U$S 499,96

El Tiempo es Oro

Nunca antes, esta vieja frase había cobrado tanta vigencia en nuestras vidas. Frases como "me falta tiempo", "estoy a full", "necesitaría un día de más de 24 horas", han cobrado una real importancia tanto en el plano profesional, como en lo personal.
Administrar hábilmente el tiempo hoy, es un tema decisivo, para poder cumplir con nuestras obligaciones. Encontrar el equilibrio justo entre responsabilidad laboral, atender nuestra familia y conformar una vida social acorde, constituye una exigencia de la que no podemos eludir.
Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo, 24 horas al día. La interrogante surge a través de como hacerlo rendir al máximo, para lograr una mejor calidad de vida, obteniendo mejores resultados y aumentando nuestra productividad.
Administrar el tiempo significa administrarse a uno mismo. Esto implica saber tomar decisiones e implementarlas. Hacer las cosas oportunamente. Trabajar más rápido y en forma eficiente, para alcanzar majores resultados en menor tiempo. Saber que uno puede controlar el tiempo y la calidad de su propia vida.
Examinar nuestras actitudes y proponernos un cambio. Para llegar a ser efeciente, debo tener una actitud optimista. Ser disciplinado y desear serlo. Aceptar que no hay tiempo para hacerlo todo, pero que siempre existe tiempo, para hacer las cosas más importantes.
Las actitudes forman hábitos y los hábitos forman el futuro. Solo se puede cambiar si se cambian las actitudes.
La capacidad para controlar el tiempo, así como aprovechar al máximo cada momento, nos permitirá sobrevivir y alcanzar nuestra conquista. Si logramos comprender de qué manera empleamos nuestras horas, seguramente nos vamos a sorprender, del período útil que perdemos al día. Por ello, para lograr un mejor control, como primer paso, debemos tomar consciencia del mismo.
Una herramienta común entre las secretarias, es una Agenda de Actividades Diarias. Ésta constituye un comienzo perfecto para saber de qué manera se aprovecha o se pierde el tiempo. Se sugiere preparar un registro de las horas que se dedican a cada actividad durante una semana.
El análisis del tiempo, no solo ayudará a identificar actividades y situaciones que nos llevan a su descuido, sino que nos alertará sobre tareas reiterativas que retardan el conjunto de nuestras obligaciones.

En suma, debemos reconocer los factores que nos demoran en el día y detectar todas aquellas funciones que podamos delegar. Su elemental monitoreo nos permitirá un mejor desempeño y ahorro del tiempo.
Esta sencilla visualización nos permite comenzar a corregir problemas respecto al buen uso de las horas y reflexionar sobre su aprovechamiento en pos de nuestras aspiraciones que desarrollaremos tanto en el ámbito de trabajo como en nuestra vida personal.

Alicia Fernández Molina

Sistemas de Transferencia

Conservar todos los documentos de una empresa, es practicamente imposible e inútil. No todos los papeles deben ser guardados. Únicamente los que verdaderamente serán importantes para futuras transacciones o servirán como respaldo para la organización, merecen nuestra atención.
El traspaso de documentos a otros archivos, se denominan Sistemas de Transferencia.
Esto es el pasaje de papeles de un archivo activo a otro inactivo.
Los sistemas de transferencia tienen cuatro (4) objetivos puntuales:

1. Reducir el volúmen de papeles del archivo activo.
2. Providenciar más espacio en los archivos activos.
3. Economizar gastos, ya que que el material inactivo se encuentra en equipos menos costosos.
4. Reducir los gastos de la empresa, ya que le permitiremos mayor espacio que bien puede ser destinado a otra área.

Este sistema debe proveer de dos elementos fundamentales:

a) La conservación del material transferido en perfecto estado.
b) Continuar con el orden establecido, para su rápida localización.