Sistemas de Transferencia

Conservar todos los documentos de una empresa, es practicamente imposible e inútil. No todos los papeles deben ser guardados. Únicamente los que verdaderamente serán importantes para futuras transacciones o servirán como respaldo para la organización, merecen nuestra atención.
El traspaso de documentos a otros archivos, se denominan Sistemas de Transferencia.
Esto es el pasaje de papeles de un archivo activo a otro inactivo.
Los sistemas de transferencia tienen cuatro (4) objetivos puntuales:

1. Reducir el volúmen de papeles del archivo activo.
2. Providenciar más espacio en los archivos activos.
3. Economizar gastos, ya que que el material inactivo se encuentra en equipos menos costosos.
4. Reducir los gastos de la empresa, ya que le permitiremos mayor espacio que bien puede ser destinado a otra área.

Este sistema debe proveer de dos elementos fundamentales:

a) La conservación del material transferido en perfecto estado.
b) Continuar con el orden establecido, para su rápida localización.