El archivero en su múltiples tareas deberá implementar un sistema que le permita monitorear los documentos prestados. Los plazos para el retorno a sus archivos originales, dependerán de las normas y criterios de la organización respectiva. De todas formas vale mencionar que a mayor período de permanencia exterior, los documentos tienen menos chance de ser recuperados. Recuerde que generalmente, la persona que solicita documentos, los necesita en el instante, por lo que no tiene sentido, una permanencia afuera prolongada.Para efectuar un correcto seguimiento existen dos caminos:
- Examinar periodicamente los archivos, cotejando fechas de vencimientos de los documentos prestados. Es factible simplificar la tarea, confeccionando una hoja de control sobre tablilla en el sector de los ficheros.
- Establecer el uso de un archivo tarjetero, que se ordena por meses y días. Este sistema es ideal, cuando el archivo es grande, permitiendo visualizar la gaveta en forma instantánea.
