Las carpetas se rotulan y además se coloca una guía, con más prominencia para una fácil ubicación. Todos los sistemas de archivar requieren el uso de guías.
Guías: tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta. Aparece el título:
letra - número - nombre - asunto - pueblo - ciudad - estado - territorio - etc.
Generalmente al colocar las guías en los archivos, éstas quedan aseguradas a las gavetas.
Usos: las guías alfabéticas se usan en el archivo para dividir las gavetas en secciones e indicar donde se deben archivar.
Tamaños: los tamaños de las guías varían de acuerdo con el tipo de mueble a usarse. Hay guías para el archivo de correspondencia, de documentos legales, de facturas, de tarjetas y otros.
Tipos: Las guías se fabrican de diferentes materiales y debido a esto varían en resistencia, calidad y precio.
Pestañas en las guías: Para proveer mayor visibilidad, las pestañas superiores pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema.
Rótulos en las guías: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior. Se escribe lo que está archivado.-
