Saber aprovechar los recursos que ofrece el teléfono como instrumento básico de la vida profesional, es fundamental. La atención responsable ante una llamada telefónica, puede incrementar ganancias y negocios resueltos. Veamos algunos puntos claves en la buena comunicación:
La campanilla no debe llamar más de dos (2) veces; la pronta respuesta permite ganar tiempo y demuestra consideración y respeto por el público.
Utilización racional del uso del teléfono comercial. Dicho de otra manera, procurar la línea libre la mayor parte del tiempo. Debemos ser breves en nuestras comunicaciones y las mismas, de índole estrictamente profesional.
En su atención, se deberá expresar el nombre de la empresa u oficina, seguido de "buenos días" o "buenas tardes", según el horario. Seguidamente se procederá a identificar su nombre, facilitando así a su interlocutor la comunicación. A continuación preguntaremos quién quiere hablar con quien.
Al atender el teléfono, hacerlo siempre con voz firme, en un tono medio, en forma amable e intentando mantener el micrófono cerca de la boca.
Contar con una libreta y lapicera a nuestro lado, para anotar todos los mensajes, nombres y teléfonos.
Recomendamos anotar serenamente el nombre completo de la persona con quien estamos hablando y si es necesario solicitar que se nos deletree el apellido.
Pasar en tiempo y forma los mensajes recibidos y llevar un registro diario de todas las llamadas, donde especificaremos: hora - empresa - nombre - teléfono - motivo y persona con quien se deseaba comunicar (en caso de ausencia del mismo).
Frente al último caso, devolver cuanto antes la llamada, a penas se reintegre la persona solicitada.
Complementar con una Agenda alfabética, que contenga la mayor cantidad de datos posibles, para una futura comunicación.-
