Los documentos archivados pueden solicitarse por varias vías: personalmente, por teléfono, correo electrónico, o correo interno.
Por cualquiera de estos medios, se deberá proceder al registro de dicha solicitud. Un formulario impreso conteniendo un cuestionario estándar en papel, en formato tarjeta o digital, debe reflejar el procedimiento de cargo. Es importante registrar los siguientes datos: nombre o referencia del documento requerido; fecha; nombre del departamento o división de la organización; nombre de la persona responsable a quien se le confiere el documento; fecha de entrega al solicitante y la de vencimiento para retornar el expediente o escrito.
Es conveniente preparar un duplicado a los efectos de colocarlo en el lugar que ocupaba el documento prestado, como comprovante del movimiento.
