El personal de una oficina debe consultar con frecuencia, documentos archivados. Para poder supervisar el archivo, es preciso proporcionar la información al instante. Debemos lograr eficiencia en el procedimiento de archivo y proceso del material. La salida en carácter de préstamo de todo papel conservado, debe ser perfectamente controlado.
A éste movimiento se le denomina Sistema de Cargo y lo componen los siguientes aspectos:
1) Solicitud del documento archivado. 2) Ubicación del mismo y anotación respectiva sobre envío temporario. 3) Datos de quien se hace responsable del documento a partir de ese momento. 4) Establecer un seguimiento del préstamo. 5) Reclamar el escrito una vez vencido el plazo de devolución. 6) Proceder a cancelar el cargo del material, una vez que ha sido devuelto en tiempo y forma.
