11 septiembre 2006

Alcance de los Sistemas de Archivar


El campo es tan amplio como son de numerosos los expedientes que se conservan en una oficina moderna. Se debe conservar todo documento que tenga algún valor. La documentación sin valor, debe destruirse o descartarse.
Ejemplos de documentos que se archivan:
  1. Toda clase de correspondencia relacionada con asuntos de la empresa: cartas y memorandos que se reciben, así como copias de las que se envían.
  2. Cheques, estados de cuenta, listas de inventario de mercancía y equipo, listas de precios y registros de contabilidad y estadísticas.
  3. Boletos de venta, órdenes y requisiciones de compra, y documentos de embarque.
  4. Documentos legales que tienen valor incalculable en ciertas transacciones comerciales y en el funcionamiento de la propia empresa.
  5. Mapas, dibujos y planos.
  6. Catálogos y revistas que sean necesarios para referencia inmediata o futura.
  7. Recortes de periódicos y revistas que hacen referencia a asuntos de interés para la empresa, el hombre de negocios o la entidad pública para quien se trabaja.
  8. Acciones, registros de ventas, expedientes de personal y listas de envío de correspondencia.
  9. Minutas de reuniones, informes de comités, y otros informes de valor inmediato para la empresa, o aquellos que tengan algún valor futuro o histórico.
  10. Respaldo informático, tarjetas perforadas, datos microfilmados o microfichas, etc.
  11. Lista de libros bajo nombres de autores, títulos o asuntos.
  12. Historiales clínicos, certificados médicos, etc.
  13. Pólizas de seguro de vida, hospitalización, contra accidentes, etc. ,del personal de la empresa.-