19 septiembre 2006

Sistemas y Procedimientos para archivar alfabéticamente



Hay tres (3) aspectos importantes en el archivo:

  1. 1. Distintas formas de organizar un sistema de archivo.
  2. 2. Elementos que componen un sistema alfabético de archivo.
  3. 3. Procedimientos a seguir, una vez que los documentos han sido procesados para ser archivados.

I - Comunicación en la empresa - (documentos que sirven de evidencia de transacciones efectuadas): Cartas - Telegramas - Órdenes - Facturas - Memorandos - Material de Propaganda - etc.

II - No toda la correpondencia que se tramita en una oficina se usará para referencia futura. De ahí que no todo documento deba retenerse y archivarse. Una vez que ciertos documentos no sean de utilidad, éstos pueden destruirse; aquellos que sean necesarios para referencia futura, deben conservarse.

Documentos recibidos y copias de aquellos que se despachan y que se relacionan a un mismo individuo, compañía o asunto, deben generalmente archivarse en un mismo lugar, de manera que el expediente de cada uno esté completo.