En grandes organizaciones, el archivo se hace bajo el control y la dirección de un supervisor de archivos. Los archivos centrales tienen muchas ventajas, como por ejemplo:
- La responsabilidad de cuidar y proteger los documentos recae en manos de un experto en la materia.
- Puede esperarse un funcionamiento ágil y eficiente.
- Tienden a eliminar la duplicación inútil del material archivado.
- Mejor uso del equipo y de los materiales.
- Economiza tiempo.
En empresas muy grandes en que un archivo central resulta poco práctico, se pueden establecer archivos centrales por departamentos.
Hay expedientes de índole confidencial, que no se envían al Archivo central. Ejemplo: expedientes de personal y nóminas de pago.
¿Quién Archiva?
En la oficina se asigna a veces la tarea de archivar a una persona en particular y a veces a varias. En todos los casos se le debe confiar el archivo, a personas responsables y competentes.
