Sistemas de Archivar y Control de Documentos- Archivo y Localización de Documentos - Concepto de archivo
- El Archivo Alfabético de Correspondencia - Procedimientos a usarse en el archivo alfabético de correspondencia.
- Otros Sistemas y Procedimientos de Archivar - Sistemas de archivar geográfico, numérico y por asunto.
- Administración de Registro - Práctica de Archivar.
ARCHIVO Y LOCALIZACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
1) Historia, Naturaleza y Alcance de los Sistemas Alfabéticos de Archivar.
Desde que la historia comenzó a escribirse, existe el proceso de archivar. Muchas piedras, pergaminos y manuscritos de gran valor histórico se han conservado a través de los años y actualmente se encuentran debidamente protegidos en museos. Muchos pergaminos por ejemplo, se han encontrado por casualidad dentro de vasijas de barros y éstas, enterradas bajo tierra.
Hoy continúa esa costumbre sellando cartas, fotografías, revistas, periódicos, y otros documentos juntos a una piedra angular o fundamental que se coloca en un nuevo edificio a construirse.
A estos métodos primitivos de archivar siguieron otros, que consistían simplemente en guardar los papeles. Tenían desventajas, pues no ofrecían protección ni orden alguno.
Archivo desde la Edad Media hasta 1900
Gancho o Espigón: Comenzó a usarse alrededor del Siglo XV. Consiste de un clavo o pincho con base de metal, para que descanse sobre la mesa o escritorio; o una placa con gancho que se cuelga de la pared. Los papeles se colocan en el gancho a medida que se reciben.
Algunos problemas que tiene este sistema:
- No se resguardan los papeles contra el polvo.
- Los documentos pueden desprenderse y/o perderse.
- No es posible mantener el orden alguno.
- Se hace difícil referirse a los documentos así archivados. Para conseguir un documento, hay que sacar del gancho todos los anteriores.
- Puesto que los papeles se perforan al colocarlos en el gancho, esta puede quedar sobre un nombre, número, etc.
A pesar de todos estos inconvenientes, el método del gancho o espigón se utiliza aún hoy. Ejemplo: en negocios pequeños, en bares, farmacias. En todos los casos, los papeles se retiran al final del día para ser archivados definitivamente.
