Saludos desde Tucumán

Un saludo desde tierras tucumanas a todas mis queridas alumnas.
He realizado una escapada en éstas vacaciones a Argentina, por una gentil invitación de mi querida amiga y tocaya, la contadora Alicia Fernández.
Una amistad que conservamos desde niñas y que en este noviembre de 2006 he tenido el placer de conocer a su provincia natal.
El "Jardín de la República", título muy merecido con el que se le conoce a Tucumán, que por otra parte es cuna de artistas y celebridades de reconocimiento internacional.

Aviso

La Entrega de Notas del Curso de Secretariado Ejecutivo Informático, se realizará la última semana de Noviembre, 2006, en el Instituto Francisco de Asís.

A partir del miércoles 22, después de las 19:00 horas estarán a disposición de las alumnas, los carnets de calificaciones, correspondientes.

El Diploma será entregado en el próximo mes de Diciembre, con fecha a confirmar.

Buena performance

Tal como estaba previsto, el viernes 10 de noviembre, se realizó la prueba final de "Práctica de Oficina".
En un verdadero clima de confianza, las jóvenes alumnas pusieron todo de sí para lograr las máximas calificaciones.
En efecto, las notas van del 10 al 12 y en algún caso con "felicitaciones".

En realidad, el esfuerzo, el esmero de todo el equipo en forma parejo y durante todo el año, bien merece un aplauso y mis más sinceras felicitaciones a todas.
Enhorabuena chicas!!!

Saludos de Fin de Año

Noviembre es el mes clave para preparar los saludos de Navidad y Año Nuevo. Con tiempo suficiente podemos esmerarnos en la elección de las tarjetas, preparar el mensaje y confeccionar el listado de las empresas y sus destinatarios correspondientes.
El saludo en las Fiestas Tradicionales constituye el broche final, donde el emisor marca presencia, agradece la preferencia y accede a una política de continuidad en el nuevo año.
También existe la posibilidad de seleccionar regalos empresariales, en aquellos casos que se desee distinguir a ciertos clientes.
Es una época ideal para adquirir presentes donde previamente se estampa el logo y el nombre de la firma, como parte del marketing de la empresa.

Prueba final

El próximo viernes 10 de noviembre, se llevará a cabo la prueba final de la asignatura "Práctica de Oficina".
El temario comprende los tres módulos dados en el correr del año.

1. Correspondencia Comercial
2. Archivo
3. Organización del tiempo

Recomendaciones:

• Repasar todos los apuntes y bajar del blog el material correspondiente.
  
• Procuraremos realizar la prueba en el salón de informática, a los efectos de utilizar el procesador de textos, en forma individual.
• Munirse de engrampadora, carpeta, etiqueta con el nombre de la alumna, etc., a los efectos de una mejor presentación.

A todas mis alumnas, les deseo ÉXITOS!!!

La teoría del tarro

En un curso de liderazgo, sobre Manejo del Tiempo, se explicó la teoría del tarro. Ella hablaba de una lata de galletas donde se le colocaba este producto hasta quedar totalmente llena.
Pensando en que no entraba más una galleta, le agregamos unas golosinas, quedando la lata repleta.
Luego, tomamos arena y procuramos apretar el contenido que ya teníamos, para lograr que ésta pudiera entrar.
Una vez que ubicadas las galletas, las golosinas, la arena, vertimos en el tarro, agua hasta completar "a punto de estallar".
Esta experiencia puede compararse con la vida y con nuestras prioridades. Las galletas y golosinas representan las cosas que nos gustan hacer. No obstante tenemos otras cosas que debemos hacer, en este caso están representadas por la arena. Y otras que simplemente se meten en todas partes y complican nuestra vida: el agua.
Ninguna de estas cosas son malas entre sí, es más necesitamos variedad de estos objetos -desde la prioridad número uno, a los tiempos de descanso, que nos permitirán sentirnos plenos.
Esto nos demuestra que debemos lograr equilibrio y ninguna teoría sobre el Control del Tiempo puede omitir. Debes dejar tiempo para todo y sencillamente todo se ubicará en su lugar debido.

Ordena tu día a día, organízate y podrás obtener mejores resultados.

Intervalo sin interrupciones

El lapso de tiempo donde nos proponemos un intervalo sin interrupciones, nos permitirá pensar, planificar y organizarnos.
Únicamente permitiremos interrupciones urgentes. De lo contrario estaremos abocados a reflexionar sobre nuestra agenda de actividades y sus prioridades. Debemos tomar como hábito, un período durante el día, en el que solo nos dedicaremos a la importante tarea de organización.

Para establecer un Intervalo Sin Interrupciones, podemos elegir momentos tales como:
1) La primera hora del día laboral, llegando de una media a una hora antes de lo estipulado en el horario oficial.
2) Aprovechar el tiempo entre que salimos de casa y llegamos a la oficina, ya sea en el ómnibus, en el auto, o caminando.
3) Utilizar parte del horario del almuerzo, a manera de sobremesa, donde nos encontramos más distendidas.

Frases conocidas

Frases como: ¿Tiene un minuto? ¿Es un minuto nada más? Qué suerte que la encuentro!!!

Todas estas frases atentan contra nuestro plan de trabajo, son visitas inesperadas que seguramente le robarán mucho más que un minuto.
Sea sincera consigo misma y con la persona que acude a usted; expreséle sin temor su lucha contra el tiempo. Elegantemente proceda a derivarlo a otra persona del equipo, con mejor disponibilidad de tiempo.

Las interrupciones

Muchas veces las interrupciones en la oficina, nos resultan difíciles de controlar. Generalmente las visitas inesperadas y los sucesivos llamados telefónicos, nos producen una gran pérdida de tiempo.
Para las personas que llegan en forma inoportuna, utilice el "Sí, en otro momento por favor..."
Cuide la "política de puertas abiertas", lo que facilita a los demás, una disposición "24 horas" o "de turno".
Algunos consejos que contribuirán a mejorar sus tiempos son:

• En ocasiones cierre la puerta de su oficina.
• Programe un horario de atención, para asuntos importantes pero no urgentes.
• Establezca un lapso en el que no acepta interrupciones.
  

Cómo aplicar el sistema TRAF a los mensajes verbales

El sistema TRAF, también es aplicable a los mensajes que quedan grabados en los correos de voz.

T = Proceda a borrar los mensajes, una vez que han sido escuchado.
R = Si el mensaje es para otro integrante del equipo de su oficina, transmítaselo de inmediato.
A = Registre los mensajes que requieran una acción de parte suya y luego bórrelo.
F = Lleve un cuaderno de anotaciones para el caso de información importante.

Cómo aplicar el sistema TRAF al correo electrónico

El correo electrónico es útil si sabemos utilizarlo, descartando todo áquel que nos significa una pérdida de tiempo.

• Descartar: Bórrese de listados de correos que no le sean útiles.
• Delegar: Transmita de inmediato los mensajes que corresponden a otra personal.
• Hacer: Utilice respuestas breves y simples.
  
• Archivar: Guarde únicamente la información importante. El mecanismo es imprimir y archivar en el lugar correspondiente.
  

Cómo aplicar el sistema TRAF a los papeles

Para reducir la gran cantidad de papeles que se generan en el escritorio, puede implementar el siguiente procedimiento:

1. Responda la correspondencia agregando una línea al pie de la carta recibida.
2. Analice todos los formularios de su oficina. Elimine los que considere una pérdida de tiempo. Modifique y simplifique el resto.
3. Seleccione las llamadas telefónicas, los mensajes verbales, los correos electrónicos y los fax, como forma rápida de comunicación.
   

El discreto encanto de tirar a la basura

Uno de los grandes problemas de la información, es la forma en que queda atascada en la oficina, sin llegar a su destinatario. Por lo que se hace indispensable trasmitir el mensaje como acción inmediata; archivarlo en caso de ser necesario o descartarlo, una vez enterado.
En el arte de tirar a la basura, debemos previamente hacernos las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere alguna tarea de mi parte o de mi equipo de trabajo?
   
2. ¿Posee un uso específico?
3. ¿Se podrá obtener nuevamente esta información facilmente?
4. ¿Es reciente y se considera útil?
5. ¿Puede tener consecuencias impositivas o legales?
6. En caso de deshacerme de esta información, ¿podría sobrevivir sin ella?

Una vez efectuado este cuestionario, procedemos a descartar o guardar la información.

Flujo de Información

La palabra clave es "flujo", y en la oficina moderna existe un excesivo caudal de información, tanto escrito como verbal. El fax, el correo electrónico, el mensaje de voz, etc., se suman a toda la información que recibíamos por otros medios.
Para controlar todo estos anuncios, proponemos el sistema "TRAF", que se basa en cuatro (4) acciones fundamentales:

T = descartar (Toss)
R = delegar (Refer)
A = hacer (Action)
F = archivar (File)

Éstas deberán cumplirse tanto en el papel, como en el correo electrónico o de voz.

Cómo lograr más en menos tiempo

En la carrera de ahorrar tiempo usaremos estategias que nos permitirán utilizar los recursos con mayor eficacia.
Entre los enemigos del tiempo, debemos enfrentar el gran papeleo que se genera como resultado del enorme caudal de información.
A éste se le agregan los mensajes verbales, el correo electrónico, la telefonía móvil y las distintas herramientas electrónicas que día a día salen a competir al mercado.

Cronograma

El cronograma nos ayuda a cumplir tantas tareas como sea posible. Para su realización debemos preparar una lista y sus prioridades correspondientes.
1- Semanalmente establezca un día para programar sus actividades. Un buen día sería el viernes, donde puede dejar pronto el listado para la próxima semana.
2- Es importante determinar el tiempo que consumirá cada tarea. Ejemplo: media hora, una hora, etc.
3- Definir plazos: fije fechas límite para la entrega o finalización de cada actividad.
4- Programar las distintas actividades según su nivel de prioridad y las horas de mejor aprovechamiento.
5- Establezca bloques de tiempo. Éstos serán verdaderamente útiles en momentos críticos.

Prioridades

Lo importate es cómo utilizamos el tiempo disponible. Establecer las prioridades nos ayudarán a alcanzar las metas.
Definir lo urgente y lo importante.

Urgente: se debe realizar rápidamente, sin demoras.
Importante: contribuye a alcanzar las metas.

Usted es su verdadero juez, quien decide el valor y la urgencia de las actividades. Para cada tarea vale reflexionar un instante:
1) ¿Debo realizarla lo antes posible?
2) ¿Es necesario cumplir con esta tarea?
3) Debo hacerla, no obstante ¿puede esperar?

Una forma interesante de organizar las prioridades, es escribir una lista de cosas por hacer.
Colocar la fecha y expresar las metas diarias:

1.
2.
3.

Luego establecer las "cosas por hacer" y a ellas darles el nivel de prioridades.
Realice un cronograma con sus horas correspondientes.

Sobre las Metas

Para analizar nuestras metas, debemos tomar en cuenta lo siguiente:

1. Específicas - ¿qué acción debemos tomar?
2. Mensurables - ¿cuántas?
3. Posibles - ¿se adecúan a mis funciones?
4. Realistas - ¿se ajustan a mi estilo de vida?
5. Tiempo - ¿cuándo debo alcanzarlas? (corto - mediano - largo plazo).

Entre sus metas a largo plazo, (tal vez las más ambiciosas), elija una de ellas y haga un estudio pormenorizado. Finalmente divídala en sub-metas: meta a largo plazo - a corto plazo - a un plazo breve y a una meta inmediata.

Metas

Las metas constituyen las flechas indicadoras de la dirección a seguir. Sirven para medir el progreso y en el contexto de una planificación correcta, nos dá el sentido a la vida.
Metas es sinónimo de logros. Identifique sus funciones y responsabilidades con el fin de llegar a planificar su futuro.
Propóganse realizar los siguientes ejercicios:
1) Lugar: Función: Descripción:
En casa
En el trabajo:
En la sociedad:

2) Describa el por qué no se alcanzan las metas. Un ejemplo puede ser: por no estar definidas claramente.

Recuerde que, las metas son los resultados bien definidos de lo que nos proponemos.

Saber organizarse

En el proceso de organización para el control del tiempo, descubrimos los cuatro puntales básicos:

Planificación - Prioridades - Cronograma - Seguimiento

Pérdida de Tiempo

Entre los factores causantes de pérdida de tiempo, encontramos los siguientes:
Interrupciones por llamadas telefónicas, visitas, reuniones, imprevistos, escritorio desorganizado, no saber delegar, falta de comunicación, información inadecuada, tareas incompletas, no saber expresar un "no", responsabilidades confusas, procurar hacer todo al mismo tiempo.
Sugerimos realizar un simple ejercicio, donde analice los tres (3) factores que generalmente le hacen perder tiempo y dispongálos en un órden de priorodades del 1 al 3.
Una vez finalizado, procure efectuar un análisis de la Agenda de Actividades cotidianas.
Anote los factores que le hacen perder el tiempo. Indique si los puede o no, controlar. Mencione las actividades impuestas y por último las medidas que debe adoptar.

Agenda de Actividades

Un análisis del tiempo le ayudará a identificar situaciones y actividades, así como posibilitar el estudio de las mismas. Prepare un cuadro con los siguientes datos:

Hora - Actividad - Prioridad - Comentario

Para la columna "prioridad" utilice las distintas escalas:
1 - Importante y urgente.
2 - Importante pero no urgente.
3 - Urgente pero no importante.
4 - De rutina.
5 - Ni urgente ni importante

¿Por dónde empezar?

En el camino hacia el éxito, debemos lograr la habilidad de controlar el tiempo y aprovechar cada segundo. El primer paso para alcanzarlo, será administrar bien nuestros momentos.

Una forma efectiva, es utilizar una Agenda de Actividades Diarias. En ella llevaremos un pormenorizado registro del tiempo, dedicado a cada actividad por un lapso de una semana, máximo quince días.
Obtendremos así al cabo de este período, una visión clara de cómo se aprovecha y de cómo se pierde el tiempo.

Cuatro pasos

Para alcanzar el cambio, debemos dar cuatro (4) pasos fundamentales:

• Concientización
• Técnicas
• Convicción
• Acción
  

Actitud y cambio

Las actitudes constituyen las llaves que nos abrirán las puertas para que se produzcan los cambios. Una actitud positiva y optimista nos permitirá un desempeño más eficiente.
Tomar conciencia de que nunca hay tiempo para realizarlo todo; sin embargo sí lo hay, para desarrollar las cosas más importantes.
A propósito de las transformaciones, proponemos un ejercicio para meditar, piense durante un minuto y luego responda la siguiente pregunta: de tener una hora extra diariamente, ¿qué haría en ese tiempo?

En cuanto al cambio, solo se pueden mejorar los hábitos, si se varían las actitudes.
En suma, se puede mudar para mejorar; aceptando la transformación y luego utilizando ciertas técnicas.