En este apartado nos dedicaremos a estudiar el orden en que se deben presentar los elementos para lograr nuestro ojetivo - la reacción que buscamos - según las circunstancias.
Un buen redactor, del cual depende muchas veces el éxito o el fracaso de un negocio, debe recurrir a la psicología para transmitir su mensaje.
La carta comercial produce:
1- Primera impresión "física" en el lector. Es decir, el aspecto exterior de la misma le entrará primero por los ojos.
2- Es por tanto sumamente importante dar especial atención a la forma como y al orden en que se plantea el mensaje de la carta.
En síntesis: Los párrafos claves de la carta siempre serán el primero y el último.
Primero: por el impacto, la primera impresión que causa en el Lector.
Segundo: por la última impresión, que deja latente en su mente.
Primer paso para determinar el orden en que debemos presentar nuestras ideas es considerar el tipo de mensaje que deseamos transmitir.
Tipos de mensajes:
a) dar buenas noticias;
b) dar malas noticias;
c) tratar de vender o convencer de algo.
Para comprender mejor, pensemos como procesamos nosotros mismos, los distintos mensajes:
1) Si es buena la noticia, nos guastaría saberla de inmediato.
2) Si es mala la noticia, no nos gustaría recibirla de golpe.
3) Si nos quieren vender algo, nos tienen que atraer la atención sobre la oferta primero y luego convencernos muy bien.
Enfoques para cada oferta:
a) Buena noticia: enfoque directo.
b) Mala noticia : enforque indirecto.
1) Si solicita un crédito y éste se le concede, éstá es una buena noticia.
2) Si solicita información turística, folletos, catálogos, tarifas de hotelería, etc. y si los recibe en tiempo y forma, entonces estamos, frente a una buena noticia.
Cabe destacar que muchas veces, cuando es buena noticia para el lector, también lo es para el redactor: pues si hablamos de negocios, seguramente que taerá connotaciones favorables para ambos.
Exiten dos (2) posibilidades para el empleo del enfoque directo:
CON ANTECEDENTES: El lector ya ha hecho contacto con el redactor. Le ha pedido algo, quiere saber algo, espera recibir algo del redactor. Si el redactor accede a lo que le pide el lector y lo que tiene que decir es favorable, entonces le dará el mensaje desde el principio. Le llamaremos a esto, "argumentación positiva". El segundo párrafo servirá para referirse a los antecedentes, o lo que hemos llamado "presentación del tema", sin darle demasiada importancia. Muchas veces la presentación del tema y la argumentación positiva pueden ir fusionadas e incluso combinadas.
SIN ANTECEDENTES: En este caso no existe relación previa entre los corresponsales; se hace necesario una pequeña introducción que situé o que ubique el asunto en la mente del lector. Esta pequeña introducción no debe pasar de una cláusula para no desvirtuar el verdadero motivo favorable del mensaje.
También la presentación puede estar fusionada con la argumentación. Y será lo que llamaremos una "presentación personal", para que lector sepa desde un principio quienes somos nosotros o el motivo que nos lleva a escribirle. El segundo párrafo contiene la buena noticia o dicho de otra manera "la argumentación positiva". El último párrafo cierra el asunto buscando una definición.
ENFOQUE INDIRECTO: Es el que nos ayuda a transmitir una mala noticia en una carta comercial, sin causar en el lector una reacción negativa hacia el redactor.
¿Qué entendemos por mala noticia? - Mala noticia es precisamente una noticia que el lector no espera recibir o un mensaje contrario a sus intereses. En este caso parecería que la situación es negativa para el lector y positiva para el redactor. Esto en realidad ocurre, simplemente debemos NO traslucir la situación. Hay que poner especial cuidado en el orden y como se plantea la mala noticia.
1) Mensaje principal de carácter negativo para el lector: el primer párrafo debe servir para ganar tiempo e ir preparando el terreno para la mala noticia. Como primer párrafo podemos utilizar los antecedentes. La presentación aquí se hace imprescindible, pero hagámosla siempre en la forma más positiva posible.
2) Argumentación negativa: se va a centrar y a ubicar en el segundo párrafo, de manera que la posible reacción negativa del lector , se vea atenuada. Recordemos las recomendaciones sobre el uso de la palabra "no" al principio de una cláusula, etc. Decimos esto porque, si además de tener que transmitir un mensaje negativo, nuestra manera de expresarnos es de por sí negativa, el resultado será doblemente negativo. Vale agregar, que no debemos extendernos en la argumentación negativa, para no caer en posibles ofensas o provocar reacciones irremediablemente negativas. En este caso la recomendación es que, cuanto menos hablemos mejor.
3) Para contrarrestar el efecto negativo, y levantar el tono positivo, debemos trasmitir en el último párrafo ("negociación final"), expresiones positivas.
4) En otras palabras, hagamos un emparedado de la mala noticia.
ENFOQUE VENDEDOR: El enfoque vendedor tiene la finalidad primordial de lograr que el lector de la carta comercial actúe de acuerdo con la voluntad del redactor.
En el enfoque vendedor nos encontramos que:
1) El redactor propone una idea al lector. Ésta debe cautivar al lector, convencerlo hacer que acepte la idea y la convierta en acción.
2) Si bien todas las cartas son vendedoras, también podemos decir que las cartas venden imagen, o sea, representan a la empresa frente al mundo.
3) Que la imagen que se venda, tanto por el aspecto físico como por la redacción, es de suma importancia.
Conclusiones:
Haciendo un balance general de todos estos temas, nos encontramos con tres puntales que nos conducirán al éxito:
1) Estilo comercial. 2) P.L.A.N. 3) Enfoques.
Nos indican a las claras que es necesario lograr una técnica adecuada para redactar con seguridad, nuestras propias cartas comerciales.
A la técnica, le agregamos una mentalidad adecuada para escribirlas.
Ambas nos conducirán a un producto final de primera calidad.
Un buen redactor, del cual depende muchas veces el éxito o el fracaso de un negocio, debe recurrir a la psicología para transmitir su mensaje.
La carta comercial produce:
1- Primera impresión "física" en el lector. Es decir, el aspecto exterior de la misma le entrará primero por los ojos.
2- Es por tanto sumamente importante dar especial atención a la forma como y al orden en que se plantea el mensaje de la carta.
En síntesis: Los párrafos claves de la carta siempre serán el primero y el último.
Primero: por el impacto, la primera impresión que causa en el Lector.
Segundo: por la última impresión, que deja latente en su mente.
Primer paso para determinar el orden en que debemos presentar nuestras ideas es considerar el tipo de mensaje que deseamos transmitir.
Tipos de mensajes:
a) dar buenas noticias;
b) dar malas noticias;
c) tratar de vender o convencer de algo.
Para comprender mejor, pensemos como procesamos nosotros mismos, los distintos mensajes:
1) Si es buena la noticia, nos guastaría saberla de inmediato.
2) Si es mala la noticia, no nos gustaría recibirla de golpe.
3) Si nos quieren vender algo, nos tienen que atraer la atención sobre la oferta primero y luego convencernos muy bien.
Enfoques para cada oferta:
a) Buena noticia: enfoque directo.
b) Mala noticia : enforque indirecto.
1) Si solicita un crédito y éste se le concede, éstá es una buena noticia.
2) Si solicita información turística, folletos, catálogos, tarifas de hotelería, etc. y si los recibe en tiempo y forma, entonces estamos, frente a una buena noticia.
Cabe destacar que muchas veces, cuando es buena noticia para el lector, también lo es para el redactor: pues si hablamos de negocios, seguramente que taerá connotaciones favorables para ambos.
Exiten dos (2) posibilidades para el empleo del enfoque directo:
CON ANTECEDENTES: El lector ya ha hecho contacto con el redactor. Le ha pedido algo, quiere saber algo, espera recibir algo del redactor. Si el redactor accede a lo que le pide el lector y lo que tiene que decir es favorable, entonces le dará el mensaje desde el principio. Le llamaremos a esto, "argumentación positiva". El segundo párrafo servirá para referirse a los antecedentes, o lo que hemos llamado "presentación del tema", sin darle demasiada importancia. Muchas veces la presentación del tema y la argumentación positiva pueden ir fusionadas e incluso combinadas.
SIN ANTECEDENTES: En este caso no existe relación previa entre los corresponsales; se hace necesario una pequeña introducción que situé o que ubique el asunto en la mente del lector. Esta pequeña introducción no debe pasar de una cláusula para no desvirtuar el verdadero motivo favorable del mensaje.
También la presentación puede estar fusionada con la argumentación. Y será lo que llamaremos una "presentación personal", para que lector sepa desde un principio quienes somos nosotros o el motivo que nos lleva a escribirle. El segundo párrafo contiene la buena noticia o dicho de otra manera "la argumentación positiva". El último párrafo cierra el asunto buscando una definición.
ENFOQUE INDIRECTO: Es el que nos ayuda a transmitir una mala noticia en una carta comercial, sin causar en el lector una reacción negativa hacia el redactor.
¿Qué entendemos por mala noticia? - Mala noticia es precisamente una noticia que el lector no espera recibir o un mensaje contrario a sus intereses. En este caso parecería que la situación es negativa para el lector y positiva para el redactor. Esto en realidad ocurre, simplemente debemos NO traslucir la situación. Hay que poner especial cuidado en el orden y como se plantea la mala noticia.
1) Mensaje principal de carácter negativo para el lector: el primer párrafo debe servir para ganar tiempo e ir preparando el terreno para la mala noticia. Como primer párrafo podemos utilizar los antecedentes. La presentación aquí se hace imprescindible, pero hagámosla siempre en la forma más positiva posible.
2) Argumentación negativa: se va a centrar y a ubicar en el segundo párrafo, de manera que la posible reacción negativa del lector , se vea atenuada. Recordemos las recomendaciones sobre el uso de la palabra "no" al principio de una cláusula, etc. Decimos esto porque, si además de tener que transmitir un mensaje negativo, nuestra manera de expresarnos es de por sí negativa, el resultado será doblemente negativo. Vale agregar, que no debemos extendernos en la argumentación negativa, para no caer en posibles ofensas o provocar reacciones irremediablemente negativas. En este caso la recomendación es que, cuanto menos hablemos mejor.
3) Para contrarrestar el efecto negativo, y levantar el tono positivo, debemos trasmitir en el último párrafo ("negociación final"), expresiones positivas.
4) En otras palabras, hagamos un emparedado de la mala noticia.
ENFOQUE VENDEDOR: El enfoque vendedor tiene la finalidad primordial de lograr que el lector de la carta comercial actúe de acuerdo con la voluntad del redactor.
En el enfoque vendedor nos encontramos que:
1) El redactor propone una idea al lector. Ésta debe cautivar al lector, convencerlo hacer que acepte la idea y la convierta en acción.
2) Si bien todas las cartas son vendedoras, también podemos decir que las cartas venden imagen, o sea, representan a la empresa frente al mundo.
3) Que la imagen que se venda, tanto por el aspecto físico como por la redacción, es de suma importancia.
Conclusiones:
Haciendo un balance general de todos estos temas, nos encontramos con tres puntales que nos conducirán al éxito:
1) Estilo comercial. 2) P.L.A.N. 3) Enfoques.
Nos indican a las claras que es necesario lograr una técnica adecuada para redactar con seguridad, nuestras propias cartas comerciales.
A la técnica, le agregamos una mentalidad adecuada para escribirlas.
Ambas nos conducirán a un producto final de primera calidad.
