Teoría de la Redacción

Estilo Comercial

La finalidad de una carta es transmitir un mensaje determinado.

Los Puntos necesarios son:

Factor tiempo.
Esencia de la idea.
Estilo Comercial.

El “Estilo Comercial” es la manera típica y característica de expresar las ideas en las cartas comerciales.

Estilo es:

• Fluidez,
• Coherencia,
• Cuenta con frases hechas o habituales le dan el tono especial a las cartas comerciales.

Buen estilo comercial es el uso adecuado de determinadas expresiones que resulten en la transmisión de un mensaje con una finalidad comercial y debe ser claro, conciso y correcto.

La buena redacción comercial comienza por la correcta enunciación de las ideas.

La idea principal es la esencia del mensaje y ésta se concentra en una (1) sola cláusula.

Idea principal + ideas subordinadas.

Las cartas giran:

1. sobre la idea principal (esencia del mensaje)
2. ideas subordinadas (complemento).

Tronco del Árbol: idea principal.

Ramas del Árbol: ideas subordinadas.

Juntas forman una unidad = Carta

Método para expresar ideas:

1. Utilizar construcción gramatical directa.
2. Utilizar determinados giros y terminología.

Construcción directa:

Sujeto (expresado o sobreentendido) + Verbo + Predicado

-Cláusulas cortas-

Ejemplo: “Vengo de una avión que cayó en la montaña”.

• Sujeto: “Vengo” (yo)
• Verbo: Acción (“cayó”)
• Complemento: “en la montaña”

Evitar:

a) Comienzo de cláusulas con gerundio (terminaciones en ando – iendo).

b) Comienzo de cláusulas en forma indirecta.

Ejemplo práctico de una carta que no está redactada con este criterio:

“Habiendo recibido su carta del 18 del presente mes de marzo, y luego de discutir el asunto con nuestro Gerente de Ventas, el que suscribe, en nombre del Directorio de la empresa, deseamos comunicarle que hemos llegado a la conclusión de que debemos aumentar en un 10% los precios de nuestros productos que les habíamos cotizado en nuestra anterior de fecha 10 de los corrientes, pues no podemos mantener los mismos vigentes debido al aumento que entró en vigencia recientemente por decreto gubernamental.”

La carta consiste en este párrafo único y termina de la manera siguiente:

“No teniendo nada más que comunicarles, nos despedimos de ustedes con nuestra consideración más distinguida.”

Desglose y análisis de la idea principal y de las subordinadas del primer párrafo:

1. Habiendo recibido su carta del 18 del presente mes de marzo (y)
2. luego de discutir el asunto con nuestro Gerente de Ventas
3. el que suscribe, en nombre del Directorio de la empresa,
4. deseamos comunicarle que hemos llegado a la conclusión (de que)
5. debemos aumentar en un 10% los precios de nuestros productos (que)

Idea principal

6. les habíamos cotizado en nuestra anterior de fecha 10 de los corrientes (pues)
7. no podemos mantener los precios vigentes (debido al)
8. aumento que entró en vigencia recientemente por decreto gubernamental.

El segundo párrafo sigue la misma tendencia

9. No teniendo nada más que comunicarles.
10. nos despedimos de ustedes con nuestra consideración más distinguida.

• Desde el punto de vista del Redactor, esta carta muestra que el párrafo tiene una falta enorme de claridad, de concisión, de corrección gramatical, elementos todos, elementales para una buena redacción.

• Desde el punto de vista del Lector, un párrafo redactado en la forma que antecede termina dejándolo confuso, sin respiración y hasta de mal humor.

Veamos ahora la posibilidad de mejorar la redacción:

1. Hemos recibido su carta del 18 del presente (mes de marzo sobreentendido)
2. Hemos discutido el asunto con nuestro Gerente de Ventas.
3. Hablo en nombre del Director de la empresa.
4. Deseo comunicarle que hemos llegado a una conclusión.
5. Debemos aumentar los precios en un 10% (idea principal).
6. Los precios a que nos referimos son los que les habíamos cotizado en nuestra anterior de fecha 10 del corriente.
7. No podemos mantener los precios vigentes.
8. Esto se debe al aumento que entró a regir recientemente por decreto gubernamental.
9. Le saludamos muy atentamente.

Conclusión: El simple expediente de recurrir a la construcción gramatical directa (sujeto, verbo, complemento en cláusulas cortas), nos lleva a dar el primer paso para adquirir un buen estilo comercial.

Terminología Comercial

La segunda fórmula indica la utilización de terminología y en muchos casos son propios del estilo comercial.

-Ver fotocopias sobre:

a) Verbos correctos.

b) Vocabulario y terminología.

c) Frases para expresar plazo o tiempo.

d) Expresiones para indicar lugar o medio de transporte.

e) Sugerencias para ejercitar comienzos de cláusulas.

f) Expresiones “puente” para fluidez.

Sobre el último punto (“f”) deben agregar las siguientes expresiones, a las cinco (5) que ya tienen:

6. en primer lugar, en segundo lugar, etc.

7. por último.

8. a tal efecto, a tales efectos.

9. al mismo tiempo

10. por lo expuesto

11. en resumen

12. en otras palabras, es decir, o sea.

Consideraciones Varias

Generalidades:

El Secreto de la redacción comercial: es que cada cláusula sea una idea completa expresada con naturalidad.

Metas de la carta:

Las Carta Comerciales se escriben con la finalidad de “Negociar” o “Vender”:

a) Que cada cláusula quiera decir algo concreto.

b) Que cada cláusula exponga una idea completa y clara.

c) Que cada cláusula sea corta pero no telegráfica.

d) Que cada párrafo trate una idea principal por vez, con una (1) o dos (2) ideas secundarias.

e) Que cuando se cambie la idea principal, se debe cambiar el párrafo.

f) Que no conviene que la carta trate varias ideas principales o sea varios temas.

g) Que la carta comercial ideal no pase de res (3) o cuatro (4) párrafos a lo sumo, de dos (2) o tres (3) cláusulas cada una.

Tipos de cartas:

Diferencias de la carta comercial de la carta personal:

Cartas personales Cartas comerciales

1. Subjetivas Objetivas
2. Llenas de adornos Sin adornos
3. Sobre el tiempo Falta de tiempo
4. Cuanto más larga, mejor Cuanto más breves, mejor

Cartas Personales:

Son subjetivas: porque el redactor es el actor principal del relato. Cuenta lo que le pasa a él, lo que hace, lo que piensa. Habla siempre en primera personal. Es una visita escrita. Se siente libre y se explaya.

Cartas Comerciales:

Son objetivas: porque el redactor NO habla por sí, no es el actor del relato. Él habla en nombre de la empresa. Es la Empresa la que importa. No se siente libre.

Debemos respetar el tiempo de los demás. Tampoco lo hemos ir al extremo y abreviar el texto para economizar. Las palabras se escriben por extenso.

Tono:

Tono cortés:

1. La carta debe ser amable en sus expresiones, sin indicaciones fuera de lugar y demostrar respeto.
2. Por cortés se entiende de buenos modales. A nadie le gusta que le pidan las cosas con prepotencia o exigencia. Hará lo que le pida, si se le solicita de buenos maneras. El tono medio, es un tono cortés, sin adular.
3. Tono positivo – Busquemos la manera de evitar decir por ejemplo la palabra “NO”, especialmente al inicio de la cláusula.
4. Evitemos verbos, adjetivos, sustantivos que ya por sí son negativos. Ejemplos: lamentamos – deficiente – error – malentendido – defecto – dificultad (usados éstos con insistencias).

Ortografía y Puntuación:

Dos (2) puntos clave que corresponden al Idioma Español.

Los requisitos indispensables son:

• Buena ortografía.
• Buena puntuación.

Las faltas de estos requisitos, denotan falta de estudio o de cultura en general.

Se sugiere ante dudas:

1. Libro de Gramática.
2. Diccionario.

Temas para analizar:

1. ¿Qué significa exactamente la palabra “estilo”? ¿En qué casos la podemos usar? ¿Le parece adecuado utilizar la palabra “estilo” con respecto a la redacción de cartas comerciales? Dé razones a favor y en contra.
2. Explique las ventajas de la construcción gramatical directa en la redacción de cartas comerciales. Si opina lo contrario, dé sus razones con ejemplos.
3. ¿Cree que un lector medianamente inteligente tendrá problema para entender lo que le quiere decir, aunque redacto en cláusulas largas de construcción indirecta?
4. La terminología comercial ayuda a veces pero no es indispensable en realidad. Mientras el lector entienda lo que le queremos decir, no es necesario ser tan exquisitos. ¿Qué opina de esta afirmación?
5. ¿Qué problema puede haber al redactar las cartas comerciales como si fueran personales? ¿A quién perjudica esto si el que escribe tiene deseos de escribir como siente? ¿No sería así más sincero?
6. Suponga que recibe una carta comercial redactada con cláusulas largas, prácticamente sin puntos ni comas, sin orden en las ideas y en un tono muy “familiar”. ¿Cuál será su opinión sobre la empresa que envía esa carta? Haga una lista de adjetivos que merezca esa empresa.