Las iniciales de identificación son importantes, ya que cumplen funciones básicas en toda correspondencia:
1ro. Identifican a la persona que pensó la carta (responsable de la redacción).
2do. Identifican a una segunda persona responsable; es la que transcribió la carta o la copió en el procesador de texto o a máquina. Se convierte en otro elemento de responsabilidad y autenticidad.
3ro. Ambos son referentes, ante cuanlquier consulta posterior.
Las iniciales de identificación o referencias finales, se indican sobre el lado izquierdo, al pie de la carta, luego de la firma. Ejemplos:
1) AC:PJ
AC/PJ
Si la persona que firma la carta es la misma que la dictó o redactó, sus iniciales en mayúsculas deben figurar en primer lugar y separadas por una barra diagonal (/) o por dos puntos, de las inciales de quien la pasó en limpio.
También se pueden indicar las inciales de quien es responsable de la redacción de carta en mayúsculas y las otras en minúsculas. Ejemplos:
AC:pj
Ac/pj
2) MG/AM
MG:am
Otro caso posible es que quien firma la carta no sea la persona que la dicta o redacta. En este caso lo que se acostumbra hacer es indicar las iniciales de quien dicta o redacta (aunque no firma) al pie de la carta como prueba de responsabilidad y luego se indican las de la persona que la pasa en limpio.
El ejemplo anterior es de una carta que debe firmar el señor Juan Pérez, Gerente general; pero que fue dictada por el señor Mario González, Jefe de ventas y pasada en limpio por Ana Martínez. En este caso no es necesario las iniciales JP correspondientes al Gerente general, porque él no dictó la carta y por otra parte, su nombre ya figura escrito a máquina, en el lugar correspondiente a la firma.
b) Hay un tercer caso en que, intervengan dos personas en la redacción de la carta. No solo quien la firma, sino también alguien que por motivo especial, es co-autor y por lo tanto, co-responsable de la misma.
Ejemplo: en una carta intervienen: el señor Juan Pérez, Gerente general y el señor Mario González, Jefe de ventas. La carta es pasada al procesador de textos, por Ana Martínez. En este caso las iniciales se escribirán de la siguiente forma:
JP/MG/am
JP:MG/am
Obsérvese que, las inciales van en orden descendente de importancia.
Por último, nos detendremos en el nombre de la o del dactilógrafa/o.
El espacio que queda a la derecha de la barra o de los dos puntos(am), la última tendencia es sustituír las inciales por el nombre de pila, escrito en minúscula (ana).
El motivo es ganar tiempo; en caso que el destinatario de la carta desee comunicarse con los responsables, obtendrá así un nombre más, que lo conducirá con facilidad para entablar un díalogo. Ejemplo:
JP/ana
1ro. Identifican a la persona que pensó la carta (responsable de la redacción).
2do. Identifican a una segunda persona responsable; es la que transcribió la carta o la copió en el procesador de texto o a máquina. Se convierte en otro elemento de responsabilidad y autenticidad.
3ro. Ambos son referentes, ante cuanlquier consulta posterior.
Las iniciales de identificación o referencias finales, se indican sobre el lado izquierdo, al pie de la carta, luego de la firma. Ejemplos:
1) AC:PJ
AC/PJ
Si la persona que firma la carta es la misma que la dictó o redactó, sus iniciales en mayúsculas deben figurar en primer lugar y separadas por una barra diagonal (/) o por dos puntos, de las inciales de quien la pasó en limpio.
También se pueden indicar las inciales de quien es responsable de la redacción de carta en mayúsculas y las otras en minúsculas. Ejemplos:
AC:pj
Ac/pj
2) MG/AM
MG:am
Otro caso posible es que quien firma la carta no sea la persona que la dicta o redacta. En este caso lo que se acostumbra hacer es indicar las iniciales de quien dicta o redacta (aunque no firma) al pie de la carta como prueba de responsabilidad y luego se indican las de la persona que la pasa en limpio.
El ejemplo anterior es de una carta que debe firmar el señor Juan Pérez, Gerente general; pero que fue dictada por el señor Mario González, Jefe de ventas y pasada en limpio por Ana Martínez. En este caso no es necesario las iniciales JP correspondientes al Gerente general, porque él no dictó la carta y por otra parte, su nombre ya figura escrito a máquina, en el lugar correspondiente a la firma.
b) Hay un tercer caso en que, intervengan dos personas en la redacción de la carta. No solo quien la firma, sino también alguien que por motivo especial, es co-autor y por lo tanto, co-responsable de la misma.
Ejemplo: en una carta intervienen: el señor Juan Pérez, Gerente general y el señor Mario González, Jefe de ventas. La carta es pasada al procesador de textos, por Ana Martínez. En este caso las iniciales se escribirán de la siguiente forma:
JP/MG/am
JP:MG/am
Obsérvese que, las inciales van en orden descendente de importancia.
Por último, nos detendremos en el nombre de la o del dactilógrafa/o.
El espacio que queda a la derecha de la barra o de los dos puntos(am), la última tendencia es sustituír las inciales por el nombre de pila, escrito en minúscula (ana).
El motivo es ganar tiempo; en caso que el destinatario de la carta desee comunicarse con los responsables, obtendrá así un nombre más, que lo conducirá con facilidad para entablar un díalogo. Ejemplo:
JP/ana
