En el mundo de los negocios, las cartas comerciales son fundamentales como vínculo de comunicación. Para elaborarlas se requiere de cierto arte, que se logra con previo estudio y ejercitación. Poder transmitir el mensaje comercial con claridad, y en forma sintética, sin recurrir a adornos innecesarios. A estos elementos le agregamos una presentación prolija, adecuada, hará que la correspondencia constituya un eslabón acertado en pos de un negocio exitoso.
Elementos a tomar en cuenta al desarrollar una carta comercial:
- Factor “Tiempo”
- Factor “Esencia de
Factor “TIEMPO”
El hombre de negocios de hoy es una persona sumamente ocupada. Tiene que resolver problemas continuamente, planear la producción, calcular costos, discutir precios, tomar decisiones, entrevistar gente, negociar, atender consultas telefónicas, conseguir productos o materia prima para sus productos, supervisar el personal, organizar su empresa, controlar los gastos, hacer relaciones públicas, hacer o mandar a preparar trámites con el Gobierno o con oficinas públicas, conseguir dinero, estar al día con las leyes, etc., etc. Y, además, atender su correspondencia.
Si tomamos en cuenta el factor “tiempo” de las personas involucradas en los negocios, debemos hacer dos consideraciones importantes:
a) el tiempo de la persona que envía una carta;
b) el tiempo de la persona que recibe la carta.
Tiempo de la persona que envía una carta: procesamiento de la palabra o procesamiento de ideas merecen un período que según estudios se ha estimado de la siguiente manera:
a) piensa a razón de 400 palabras por minuto
b) habla a razón de 120 palabras por minuto
c) dicta a razón de 60 palabras por minuto (sin interrupciones)
d) dicta a razón de 24 palabras por minuto (con interrupciones)
e) escribe a razón de 10 palabras por minuto (mientras piensa, tacha y corrige).
El proceso jefe-secretaria es:
Proceso I) idea – dictado – pasa a máquina o procesador de texto – firma
Proceso II) idea – borrador – pasado a máquina o procesador de texto – errores – cambio de ideas – firma
Sobre la base de un texto de 120 palabras manuscritas (una carta relativamente corta) y utilizando como medida la escala antes mencionada, la idea puesta sobre el papel exigirá al jefe 12 minutos para escribirla, mientras busca las palabras y organiza las ideas.
Una secretaria razonablemente hábil promedia en máquina manual una velocidad de 30 palabras por minutos; si utiliza una máquina eléctrica 45 palabras; una electrónica 60 y más de 75 en caso de procesador de texto.
Si sumamos el tiempo del jefe más el de la secretaria, tendremos un promedio entre 16 y 20 minutos para un simple texto de 120 palabras.
Debemos multiplicar este tiempo por la cantidad de cartas que se realizan en el día, según la empresa.
c) El tiempo de la persona que recibe una carta: Ahora nos queda el factor “tiempo” desde el punto de vista de quien recibe una carta comercial.
El jefe puede perder aproximadamente un (1) minuto para leer una carta mediana de 150 palabras. Si la carta está bien redactada, no necesitará releerla para entender el mensaje. Si hacemos un promedio de diez (10) cartas diarias recibidas, implicará 10 minutos para leer la correspondencia. Esto, sumado a los 5 o 10 minutos de la secretaria, hacen un total de
En caso de las cartas que no se comprenden bien, debemos agregar de
Conclusión: el tiempo que exigen las cartas en el mundo de los negocios, es sumamente valioso. Bien vale la pena hacer rendir ese tiempo al máximo y el secreto para hacerlo en logrando una buena redacción comercia. En otras palabras, saber qué decir y cómo decirlo.
Factor “ESENCIA DE
Vengo de un avión que cayó en la montaña
Ésta no es precisamente una frase comercial, pero sirve para demostrar la “esencia de la idea”.
Con esta frase comenzaba la carta del sobreviviente de los Andes.
Observemos primeramente lo que transmite esta frase: es un mensaje con fuerza, con poder de síntesis. Hagamos un análisis pormenorizado de la misma:
- Primer punto – “Vengo” - ¿Quién viene? Él viene, el que envía la carta o mensaje. En realidad, quiere decir, “Yo vengo”, ese “yo” está sobreentendido. Desde la primera palabra el que escribe, se identifica ante el lector. No comienza con adornos; dice “vengo” - en otras palabras, “ese soy yo”, aquí estoy, soy el que viene.
- Segundo punto – “… de un avión”…” Aquí el redactor define de dónde. Viene “de un avión”. Está bien claro. “Un avión” algo bien determinado, específico. Pero la palabra “avión”, tiene otra virtud más: va preparando la mente del lector para asociarlo con un medio de transporte, que entraña posibilidades de riesgo.
- Tercer punto – “… que cayó”. Observamos la corrección y la fuerza con que expresó la acción. El redactor podría haber dicho: “que tuvo un accidente”, “que hace tiempo está perdido”, “que viajaba de Argentina a Chile”, etc. Si hubiera dicho “que tuvo un accidente”, el mismo podría haber sido de distinta índole, por ejemplo, quedarse sin combustible, sin dar idea de la magnitud del accidente.- Si hubiera dicho “que hace tiempo está perdido”, tampoco aclararía mucho, ya que en esa zona se han perdido aviones. Si hubiera expresado “que viajaba de Argentina a Chile”, no hubiera servido tampoco de mucho porque es lógico que en el lugar en que estaban es una ruta habitual de los aviones. Eligió entonces la palabra justa: “que cayó”. Además el verbo “caer” de por sí ya implica que no interviene la voluntad. Utilizó “cayó” , ya está indicando el momento en que ocurrió la acción y tiempo.
- Cuarto punto – “… en la montaña”, complementa la idea de “accidente”, porque una montaña se asocia fácilmente con la idea de “escollo”, “obstáculo” y también “esfuerzo”, “dificultad”.
Una vez realizado el análisis palabra a palabra, digamos despacio la frase:
“Vengo de un avión que cayó en la montaña”.
¿No transmite también un mensaje de angustia, un pedido de ayuda? Está el poder de síntesis, la esencia de la idea, el espíritu detrás de las expresiones. Supo elegir sus palabras y cada una de ellas tiene su lugar y su fuerza.
Conclusión: Al redactar debemos elegir las palabras que expresen con más justeza la esencia de nuestra idea. Esto por dos motivos importantes:
- porque de la elección de las palabras precisas dependerá que el lector entienda a primera lectura, nuestro mensaje exacto.
- porque precisamos al entender de inmediato y sin lugar a dudas, la esencia del mensaje, el factor “tiempo”.
En otras palabras “tiempo” y “esencia de la idea”, están íntimamente ligadas y son interdependientes.-
Temas para Reflexionar:
- ¿Qué significa la palabra “esencia”? Defínala.
- ¿Por qué es tan importan elegir las palabras para transmitir un mensaje? Dé tantas razones como le parezca.
- ¿Qué peso puede tener la elección de las palabras en la buena redacción de una carta comercial?
- Dé razones por las cuales cree que sea importante poseer un buen vocabulario y un buen dominio del idioma. ¿Tendrá esto alguna influencia en la redacción de cartas comerciales? ¿Por qué?
C) Conclusiones del Capítulo I
Hemos visto que los dos factores: “Tiempo” y “Esencia de la idea”, son dos elementos que debemos tener presentes para preparar nuestra mente con respecto a la redacción de cartas comerciales. Del estudio del primer factor nos debe quedar bien grabado el hecho de que “el tiempo es oro”. Del estudio del segundo factor, debemos tener bien entendido que debemos elegir las palabras para que nuestro mensaje contenga: fuerza y sea eficaz.-
