Seguimiento de documentos en préstamo

El archivero en su múltiples tareas deberá implementar un sistema que le permita monitorear los documentos prestados. Los plazos para el retorno a sus archivos originales, dependerán de las normas y criterios de la organización respectiva. De todas formas vale mencionar que a mayor período de permanencia exterior, los documentos tienen menos chance de ser recuperados. Recuerde que generalmente, la persona que solicita documentos, los necesita en el instante, por lo que no tiene sentido, una permanencia afuera prolongada.

Para efectuar un correcto seguimiento existen dos caminos:

1. Examinar periodicamente los archivos, cotejando fechas de vencimientos de los documentos prestados. Es factible simplificar la tarea, confeccionando una hoja de control sobre tablilla en el sector de los ficheros.
2. Establecer el uso de un archivo tarjetero, que se ordena por meses y días. Este sistema es ideal, cuando el archivo es grande, permitiendo visualizar la gaveta en forma instantánea.
   

Solicitud Documentos Archivados

Los documentos archivados pueden solicitarse por varias vías: personalmente, por teléfono, correo electrónico, o correo interno.

Por cualquiera de estos medios, se deberá proceder al registro de dicha solicitud. Un formulario impreso conteniendo un cuestionario estándar en papel, en formato tarjeta o digital, debe reflejar el procedimiento de cargo. Es importante registrar los siguientes datos: nombre o referencia del documento requerido; fecha; nombre del departamento o división de la organización; nombre de la persona responsable a quien se le confiere el documento; fecha de entrega al solicitante y la de vencimiento para retornar el expediente o escrito.

Es conveniente preparar un duplicado a los efectos de colocarlo en el lugar que ocupaba el documento prestado, como comprovante del movimiento.

Supervisar Archivos

1. El personal de una oficina debe consultar con frecuencia, documentos archivados. Para poder supervisar el archivo, es preciso proporcionar la información al instante. Debemos lograr eficiencia en el procedimiento de archivo y proceso del material. La salida en carácter de préstamo de todo papel conservado, debe ser perfectamente controlado.
2. A éste movimiento se le denomina Sistema de Cargo y lo componen los siguientes aspectos:
3. 1) Solicitud del documento archivado. 2) Ubicación del mismo y anotación respectiva sobre envío temporario. 3) Datos de quien se hace responsable del documento a partir de ese momento. 4) Establecer un seguimiento del préstamo. 5) Reclamar el escrito una vez vencido el plazo de devolución. 6) Proceder a cancelar el cargo del material, una vez que ha sido devuelto en tiempo y forma.

Guías

Las carpetas se rotulan y además se coloca una guía, con más prominencia para una fácil ubicación. Todos los sistemas de archivar requieren el uso de guías.

Guías: tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta. Aparece el título:

letra - número - nombre - asunto - pueblo - ciudad - estado - territorio - etc.

Generalmente al colocar las guías en los archivos, éstas quedan aseguradas a las gavetas.

Usos: las guías alfabéticas se usan en el archivo para dividir las gavetas en secciones e indicar donde se deben archivar.

Tamaños: los tamaños de las guías varían de acuerdo con el tipo de mueble a usarse. Hay guías para el archivo de correspondencia, de documentos legales, de facturas, de tarjetas y otros.

Tipos: Las guías se fabrican de diferentes materiales y debido a esto varían en resistencia, calidad y precio.

Pestañas en las guías: Para proveer mayor visibilidad, las pestañas superiores pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema.

Rótulos en las guías: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior. Se escribe lo que está archivado.-

Tipos de pestañas para carpetas

Pestañas corridas - Toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. El rótulo se coloca en el lado derecho de la pestaña.

Pestañas cortadas - Hay carpetas cuyas pestañas aparecen cortadas de dos a cinco posiciones. El número de posiciones depende del sistema de archivar. Pueden tener una pestaña de una mitad, un tercio, un cuarto, o un quinto del ancho de la carpeta.

Pestañas reforzadas - Hay carpetas cuyas pestañas han sido reforzadas doblando el mismo material de la carpeta en su orilla superior.

Rótulos - Las carpetas se rotulan con cédulas llamadas marbetes. Estos marbetes se fabrican en varios colores y vienen engomados en la parte de atrás. Después de rotulados se adhieren a la pestaña de la carpeta.

Instrucciones para los marbetes:

1. Rotule los marbetes en la computadora o máquina de escribir.
2. Empiece a escribir en el 2do. espacio después del borde superior.
3. Deje aprox. 2 espacios de la orilla izquierda del marbete.
4. Mantenga uniformidad al escribir los rótulos de las carpetas. Es preferible usar mayúsculas en la letra inicial de la primera palabra y nombres propios y minúscula en el resto del nombre.

Organización de un Sistema de Archivo

Equipos y Materiales
Un sistema de archivo se compone:

1. A) El equipo.
2. B) Plan de guías.
3. C) Procedimientos a seguirse al procesar el material que va a ser archivado.

CARPETAS: Son cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. La pestaña debe rotularse con la letra, número o asunto, según la materia que se archive en la carpeta.

Usos: Se usan para colocar dentro de ellas los documentos que se relacionan con determinada persona, firma o institución.

Tipos: Se fabrican de diferentes materiales, variando en resistencia, calidad y precio. Los hay de cartulina, plástico, cartón, etc. Su color es variado.

Base: Pueden tener dobleces marcados o pliegues adicionales en la base que permita ampliar su capacidad.

Pestañas: Suelen ser corridas o cortadas en distintas posiciones.

Propósito de Archivar

El propósito de archivar es conservar material relacionado, reunido en un mismo sitio y tenerlo a disposición.

Para lograr el control de éstos documentos, es necesario implantar un sistema de archivo y seguir con una rutina diaria.

Sistemas y Procedimientos para archivar alfabéticamente

Hay tres (3) aspectos importantes en el archivo:

1. 1. Distintas formas de organizar un sistema de archivo.
3. 2. Elementos que componen un sistema alfabético de archivo.
5. 3. Procedimientos a seguir, una vez que los documentos han sido procesados para ser archivados.

I - Comunicación en la empresa - (documentos que sirven de evidencia de transacciones efectuadas): Cartas - Telegramas - Órdenes - Facturas - Memorandos - Material de Propaganda - etc.

II - No toda la correpondencia que se tramita en una oficina se usará para referencia futura. De ahí que no todo documento deba retenerse y archivarse. Una vez que ciertos documentos no sean de utilidad, éstos pueden destruirse; aquellos que sean necesarios para referencia futura, deben conservarse.

Documentos recibidos y copias de aquellos que se despachan y que se relacionan a un mismo individuo, compañía o asunto, deben generalmente archivarse en un mismo lugar, de manera que el expediente de cada uno esté completo.

Black Berry

La tecnología no descansa, tal es la innovación en materia de comunicaciones que está revolucionando al mundo. El "Black Berry" o "Palm", nombres dados según la empresa vendedora, es un celular sofisticado, o de última generación. Con características similares, tamaño, peso, es capaz de ser transportado en un bolsillo, ofreciéndonos múltiples opciones. Desde el clásico servicio telefónico móvil, a enviar y recibir mensajes de correo electrónico con datos adjuntos como imágenes, Word, Excel, archivos Power Point, organización de agenda y libreta de direcciones, envío de mensajes de textos SMS, posibilidad de navegar en la Web, acceder a mensajería y trabajar en forma remota en combinación con los sitemas informáticos de su empresa.

Los planes para su adquisición son relativamente accesibles y seguramente con el correr de los meses, los costos serán menores.

Toques de Primavera en su Oficina

La primavera ya se empieza a notar en los jardines, en los parques, en las calles de nuestra ciudad y hasta en el ritmo de la gente. Portamos menos ropa, nos vestimos con colores más vivos y disfrutamos de caminar al aire libre.

Ese mismo espíritu primaveral podemos trasladarlo a nuestra oficina, y dedicar un tiempo a revitalizar la zona de trabajo. Seleccionemos colores brillantes para energizar el espacio; demos una pincelada de vida, entusiasmo y orden a nuestro alrededor.

Una cosa buena es llevar algunas de las comodidades de casa a nuestro empleo, como por ejemplo unas renovadas tazas de café; un portalápices divertido; una moderna lámpara de escritorio y marcos con las caritas sonrientes de nuestros seres queridos. Coloquemos los clips, adhesivos, etc, en un moderno organizador. Animémonos a reemplazar las aburridas carpetas color manila, por otras nuevas. Renovemos las plantas, dándoles un cuidado y mantenimiento especial, luego del aletargado invierno. Compremos un par de macetas pequeñas con flores de estación, que alegrarán las miradas.

Este toque de vida, reconfortará nuestra labor y permitirá que la calidad del trabajo se vea reflejada, en un ambiente mucho más prolijo.

Para finalizar, las invito a "nice touch" de tonalidad en la vestimenta. Recordemos que los tintes son estímulos reconstituyentes de la salud y constituyen una fuente de energía.

El rosa y el naranja, son asociados siempre con esta estación del año. Rosado es el rojo con más luz; es una tintura de energía femenina. Naranja es la tonalidad del sol, y éste astro nos dá vida, nos proporciona bienestar.

Por ello, procuremos hermosear nuestros clásicos taillers, siendo así también protagonistas de esta primavera 2006.

Film Secretaria Ejecutiva

Ficha Técnica
Producción norteamericana año 1988, interpretada por Melanie Griffith y Sigourney Weaver. Música de Carly Simon.

Títulos Personales y Grados Académicos

• 
  Los títulos personales y los grados que precedan al nombre completo, no se considerarán al ordenarse alfabéticamente.
• Ejemplos:

Dra. María Curie - Archivo: Curie, María (Dra.)

Sir Alexander Fleming - Archivo: Fleming, Alexander (Sir.)

Padre Domingo de Tacuarembó - Archivo:Tacuarembó, Domingo (de) Padre

En caso de tener nombres idénticos, los títulos o grados, servirán como elementos de identificación.

Títulos de Prioridad Familiar en Nombres Idénticos

En este capítulo nos referimos a palabras o abreviaturas tales como:
En inglés: Sr. - Jr - 1st. - 2nd - son, etc.
En español: Padre, Hijo, Primero, Segundo, etc.

1. Éstos van después del nombre de una persona, se escriben entre paréntesis y no se consideran al momento de archivar.
2. En caso de presentarse dos (2) nombres exactamente iguales, dichas palabras o abreviaturas, se considerarán como elementos de identificación para archivo.
3. Títulos en español como: Srta. Y/o Sr.; o en inglés como Miss y/o Mr., no se escriben ni se ordenan alfabéticamente.

Ejemplos:

Sammy Davis Jr. - Archivo: Davis, Sammy (Jr.)

Apellidos

La práctica española usa los apellidos paterno y materno. Debe considerarse entónces, cada apellido una unidad. Ejemplo:

Federico García Lorca

Archivo: García Lorca, Federico

(Unidad 1-García Unidad 2 - Lorca Unidad 3 Federico).

Por el contrario, el estilo inglés (*) considera: el nombre de pila, el apellido materno o inicial y por último el apellido paterno. Ejemplos:

John Fitzgerald Kennedy

Archivo: Kennedy, John Fitzgerald

Caso de apellidos portugueses:

Maria Ligia Coelho Prado - Archivo: Prado, Maria Ligia Coelho

Angela de Castro Gomes - Archivo: Gomes, Angela de Castro

Apellidos españoles y portugueses con prefijos:

Bartolome de las Casas - Archivo: Bartolomé de las

Mario dos Santos - Archivo: Santos, Mario dos

Apellidos italianos con prefijos:

Edmundo D´Amici - Archivo: D´Amici, Edmundo

Apellidos franceses con artículos simples y preposiciones individuales:

Alfred de Musset - Archivo: Musset, Alfred de

Liliana De Riz - Archivo: De Riz, Liliana

Apellidos alemanes, daneses, escandinavos, holandeses con proposiciones: éstas se posponen:

Ludwin van Beethoven - Archivo: Beethoven, Ludwig van

Vincent van Gogh - Archivo: Gogh, Vicent van

Johsnn Wolfgang von Goethe - Archivo: Goethe, Johan Wolfgang von

C.W. den Boer - Archivo: Boer, C. W.

Prefijos, Preposiciones y Artículos

Si un prefijo, preposición o artículo precede al apellido, se considerará como parte del apellido. Ejemplos apellidos extranjeros:

D´- Da - De - Del - Des - Di - Du - Fitz - La - Le Les - Mac - Mc - O´- Saint (St.) - Van - Vanden - Vander - Von - Vonder

Los prefijos hispánicos: de - de la - de los - del, son parte de apellidos, pudiéndose archivar de dos (2) maneras:

1. Da Silva, Cristina
2. Silva, Cristina da

Los nombres de santos pueden también ordenarse de dos (2) formas:

1. San Antonio Santa Mónica
2. Antonio, San Mónica, Santa

Las iniciales

Una inicial es un nombre y se considera por lo tanto, una unidad. Precede a otro nombre comenzado con la misma letra. Ejemplos:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

1-Sabat 2-E. 3-Carlos

1-Silva 2-Valdés 3-F.

1-Storni 2-A.

Cómo se ordenan las Unidades

Artigas, José Gervasio

Haciendo honor a nuestro prócer máximo, hemos comenzado por su nombre como ejemplo. En el mismo tomamos como primera unidad su apellido paterno, luego su primer nombre y en tercer lugar su segundo nombre.

Al invertir el nombre, colocamos una coma, indicando precisamente la inversión.

Alfabetización:

Todas las unidades deberán ordenarse en forma estrictamente alfabética de la A a la Z.

Este orden seguirá con las demás letras de la unidad. Ejemplos:

Farias precede a Fariña.

En síntesis, presentamos una relación de nombres ordenados alfabéticamente por unidades:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

1-Artigas 2- José 3-Gervasio

1-Lavalleja 2-Juan 3-Antonio

1-Rivera 2- Fructuoso

El Alfabeto

El alfabeto español consta de las siguientes 29 letras:

a, b, c, ch, d, e, f, g, h, i,

j, k, l, m, n, ñ, o, p, q,

r, rr, s, t, u, v, x, y, z.

A los efectos de archivo añadiremos la letra W por su uso frecuente en palabras y nombres extranjeros. Ejemplos: Washington, William, etc.

El alfabeto inglés consta de 26 letras:

a, b, c, d, e, f, g, h, i, j,

k, l , m, n, o, p, q, r, s, t,

u, v, w, x, y, z

Como generalmente se usan ambos idiomas en las distintas organizaciones, es importante armonizar las diferencias entre ellos, facilitando la tarea del archivador.
Unidad de Archivo:
Al proceso de alfabetizar debemos incluir la unidad o unidades de archivo de la cual consta el nombre. Siendo que, cada palabra, cada letra aparte, cada incial, abreviatura, como parte del nombre, constituyen una unidad de archivo.

Reglas para ordenar alfabéticamente

La experiencia en el control de documentos nos dice que la única forma de archivar es haciéndonos una rutina. En efecto, cuando se nos solicita una carta, un informe, etc., debemos localizarlo al instante. Veamos algunas reglas que nos permitirá archivar en forma correcta, fácil de encontrar no solo al archivero, sino a cualquier integrante de la oficina.
Éstas normas se denominan: Reglas para ordenar alfabéticamente.
Las mismas se aplicarán a tres (3) tipos de nombres:

1. Nombres de individuos;
2. Nombres de firmas comerciales y nombres geográficos;
3. Nombres de organizaciones, agencias gubernamentales y asuntos.

Sistema de Archivar Tarjetas en orden alfabético

El tamaño de las tarjetas son de 5 x 10 cms. o de mayor o menor dimensión. Por lo general son de color blanco, pero podrían usarse de diferentes colores. Pueden ser lisas o estar rayadas. Para localizar tarjetas de archivo, se necesitan guias.

GUIAS: Son tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente, que dividen las gavetas de un archivo en secciones. Ejemplo: en un video club: Suspenso - Comedias, etc.

PESTAÑAS: Para proveer mayor visibilidad, las guías tienen una pestaña en su parte superior. Puede ser del mismo material o de celuloide, de plástico, con o sin marco de metal.

RÓTULOS: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior de la guía. Éste puede ser rótulo sencillo o doble.

Rótulo sencillo: indica con qué letra o combinación de letras se empieza a archivar, detrás de la guia.

Rótulo doble: indica la letra o combinación de letras con las cuales empieza y aquellas con que finaliza la difusión. Los cortes en las pestañas van de izquierda a derecha.

Organización de una Gaveta del Archivo Alfabético de Tarjetas:

En un archivo alfabético de tarjetas, éstas deben colocarse dentro de la gaveta de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente.

Uso del Archivo Alfabético de Tarjetas

El archivo alfabético de tarjetas tiene una infinidad de usos:

1. Gerentes: nombres de funcionarios potenciales, sus direcciones, números de teléfonos, direcciones electrónicas y habilidades especiales.
2. Secretarios: Nombre, direcciones, ocupaciones y otros datos importantes de personas que frecuentemente visitan la oficina.
3. Secretarios y Tesoreros de Clubes: nombres, direcciones y pagos efectuados por cada miembro de la organización.
4. Vendedores: nombres y direcciones de clients y posibles clientes.
5. Encargados de Suministros: nombres y direcciones de los proveedores de equipo y de personas o entidades que prestan servicios a la oficina.
6. Amas de casa: nombres y direcciones de amistades, fechas de cumpleaños que debe recordar, aniversarios, recetas de cocina, etc.
7. Bibliotecarios: nombres de libros y sus autores.
8. Funcionarios de Video-clubes: nombres y direcciones de socios. Nombres de Directores de Cine y sus respectivas películas. Nombres de películas. Nombres de actores y películas que protagonizan. Nombres de películas por género (suspenso, acción, drama, comedia, policial, musical, dibujos animados, documental, etc.) Nombres de procedencia de países y sus películas respectivas (norteamericana, italiana, española, francesa, inglesa, alemana, japonesa, mexicana, latinoamericana, etc.).-

Archivo Alfabético de Tarjetas

El archivo alfabético de tarjetas es uno de los medios de archivar más sencillo y de más utilidad.
Tiene aplicaciones tanto en el ámbito comercial como en el personal.
Consiste en una caja o mueble para guardar tarjetas con información sobre individuos, firmas o asuntos.-

Alcance de los Sistemas de Archivar

El campo es tan amplio como son de numerosos los expedientes que se conservan en una oficina moderna. Se debe conservar todo documento que tenga algún valor. La documentación sin valor, debe destruirse o descartarse.

Ejemplos de documentos que se archivan:

1. Toda clase de correspondencia relacionada con asuntos de la empresa: cartas y memorandos que se reciben, así como copias de las que se envían.
2. Cheques, estados de cuenta, listas de inventario de mercancía y equipo, listas de precios y registros de contabilidad y estadísticas.
3. Boletos de venta, órdenes y requisiciones de compra, y documentos de embarque.
4. Documentos legales que tienen valor incalculable en ciertas transacciones comerciales y en el funcionamiento de la propia empresa.
5. Mapas, dibujos y planos.
6. Catálogos y revistas que sean necesarios para referencia inmediata o futura.
7. Recortes de periódicos y revistas que hacen referencia a asuntos de interés para la empresa, el hombre de negocios o la entidad pública para quien se trabaja.
8. Acciones, registros de ventas, expedientes de personal y listas de envío de correspondencia.
9. Minutas de reuniones, informes de comités, y otros informes de valor inmediato para la empresa, o aquellos que tengan algún valor futuro o histórico.
10. Respaldo informático, tarjetas perforadas, datos microfilmados o microfichas, etc.
11. Lista de libros bajo nombres de autores, títulos o asuntos.
12. Historiales clínicos, certificados médicos, etc.
13. Pólizas de seguro de vida, hospitalización, contra accidentes, etc. ,del personal de la empresa.-

Las Secretarias se divierten

El té en Sumo Resto-Bar el Día de la Secretaria pretende convertirse en un clásico del mes de septiembre.

Más de cuarenta secretarias del Este del territorio uruguayo se juntaron para celebrar, y compartir un buen momento.

Estuvieron presentes Secretarias de: Viajes Tot, Martina Di Trento, Mercado Inmobiliario, Fernández T.V., Estudio Jurídico Chiappara, Colegio de Abogados, Colegio de Contadores, de la Gerencia Recursos Humanos de la Jefatura de Policía de Maldonado, Corporación Gastronómica Punta del Este, Inmobiliaria Portela, varios Estudios Contables, Cardiomóvil, Escribanía de M. Álvarez de Boni, I.M.M., Daniel Hogar, Woodside School, Universitario Francisco de Asís.

En un ambiente muy cálido, con excelente música, recibieron la bienvenida de las alumnas del Secretariado Ejecutivo Informático del Instituto Universitario Francisco de Asís, con sede en el edificio del Colegio Capuchinas de Maldonado.

Los homenajeadas recibieron de regalo una lapicera, delicada atención de parte de Sumo, y flores por las organizadoras.

Alicia Fernández Molina

Atardecer de un día agitado

Luego de tantas idas y venidas, de envíos de correos electrónicos, de confirmaciones, y de puesta a punto, nos reunímos a festejar el tan mercido "Dia de la Secretaria".

Con una participación de más de 40 colegas, compartimos un momento sumamente agradable.

Deseo felicitar a mi querido equipo de alumnas, por su trabajo esmerado, responsable, y sobre todo realizado con mucho entusiasmo.

El cariño puesto en la organización, para que todas las invitadas se sintieran a gusto y disfrutaran de un verdadero té de camaradería.

Un dedito para arriba a los profesores que en representación de todo el cuerpo docente del curso, nos acompañon con muy buena onda. El Lic. Martín Marzano (director), la Prof. Teresita Marzano (RR.PP), el Cr. Ricardo Molinelli (Adm. y Contabilidad).

Un aplauso espontáneo surgió de todas las presentes, al final del evento, por la cordialidad y esmero en que fuimos atenditas por todo el equipo de "Sumo Resto-Bar".

Un agradecimiento a toda la Prensa local, quienes nos apoyaron difundiendo permanentemente la reunión y un dedito para arriba para "Realidad Semanal", que estuvo tomando imágenes mientras tomábamos el té.

Gracias a las colegas por aceptar la invitación y animarse a salir, a pesar de la tarde gélida que nos tocó vivir, llegando con alegría y brindándonos su cálida amistad.

Esperamos que el próximo 4 de septiembre de 2007, (Dios mediante) podamos repetir esta jornada festiva, aspirando a que se nos sumen más amigas Secretarias, de todo el Departamento de Maldonado.

Enhorabuena!!!

(Foto de izq. a derecha)

1ra.fila: Analía, Mariela e Isabel

2da.fila: Leticia, Maira, Viviana, Moira, Ma. Mercedes, Profesoras Teresita y Alicia.

FELÍZ DIA!!!

A todas mis estimadas colegas y amigas, a mis queridas alumnas,

les deseo éxitos y felicidad, en éste, nuestro día.

Enhorabuena!!!

Un saludo especial,

Alicia Fernández Molina

Septiembre 4 de 2006

Música

La música apropiada crea un clima nuevo, mejora la atmósfera, estimulando el trabajo. Está comprobado que musicalmente el sonido hace más agradáble la labor.

Estudiosos científicos aseguran que existen distintas melodías que debidamente programadas ponen energía en el comienzo de la jornada, luego llegan a la calma, donde se podrá continuar trabajando para finalmente y con tonos más ágiles, concluir las tareas y emprender felíz, el regreso a casa.

Si no se cuenta con una programación musical pre-diseñada para estos casos; se recomienda ubicar una estación de frecuencia modulada (FM), de preferencia con poca publicidad y que ofrezca música suave. Especialistas en la materia, están dedicados a alcanzar un gusto universal, ideal para personas en actividad.

Al seleccionar y sintonizar una radio, se recomienda colocar cinta adhesiva fijando el dial, así como el volúmen, para evitar que manos anónimas alteren su cuidadosa elección.

Bebidas

En la oficina es de cortesía ofrecer al cliente, una bebida apropiada, que haga más grata su visita. Café, té, agua mineral (con o sin gas) es una buena iniciativa.

Las bebidas deben prepararse preferentemente en el momento, y servirse a una temperatura justa. El ideal es contar con juegos de tazas clásicas, impecablemente servidas, acompañadas de servilletas, si es posible con el logo de la empresa, y sobre una bandeja de tamaño acorde.

Gaseosas y bebidas alcohólicas no deben ofrecerse en la recepción, pudiéndose reservar para áreas internas. En este caso, quedan reservadas y serán mencionadas unicamente por el profesional o ejecutivo de la empresa; guardándose para él final de la jornada, como un "happy hour".

Otras bebidas como por ejemplo "el mate", de carácter regional, debe ser considerado por el coordinador del departamento o división, según el momento y la oportunidad.

Revistas en la sala de espera

Las revistas entretienen a quienes deben aguardar en la recepción. La disposición en el lugar adecuado y su conservación, hablan de la organización y dedicación de la empresa. Correctamente ordenadas, con la tapa hacia el frente, el nombre de la revista en forma visible, despertará el interés del potencial lector.

Se deberá contar con ejemplares nuevos, colocando arriba la publicación más reciente y las siguientes en orden decreciente.

Resulta atractivo ponerles etiquetas adhesivas, con el nombre de la empresa, o la clínica a la cual pertenecen; demostrando dedicación y esmero. Ésto permitirá a su vez, que no se las lleven.

Las revistas más viejas deberán ser reemplazadas por las nuevas, dando una imágen actualizada.

A la hora de seleccionar el material de lectura, es conveniente evitar las revistas de tinte político o religioso. Y si colocamos revistas o periódicos sobre deportes, deben ser generales, sin preferencias de clubes, que pueden no ser del agrado del cliente.

En cuanto a las de contenido de la especialidad, dado que generalmente presentan propagandas de materiales que eventualmente pueden ser usados o no por el profesional, (caso de clínicas), y de contener avisos de colegas, se sugiere evitarlas en el revistero brindado al público.-

El teléfono

Saber aprovechar los recursos que ofrece el teléfono como instrumento básico de la vida profesional, es fundamental. La atención responsable ante una llamada telefónica, puede incrementar ganancias y negocios resueltos. Veamos algunos puntos claves en la buena comunicación:

La campanilla no debe llamar más de dos (2) veces; la pronta respuesta permite ganar tiempo y demuestra consideración y respeto por el público.

Utilización racional del uso del teléfono comercial. Dicho de otra manera, procurar la línea libre la mayor parte del tiempo. Debemos ser breves en nuestras comunicaciones y las mismas, de índole estrictamente profesional.

En su atención, se deberá expresar el nombre de la empresa u oficina, seguido de "buenos días" o "buenas tardes", según el horario. Seguidamente se procederá a identificar su nombre, facilitando así a su interlocutor la comunicación. A continuación preguntaremos quién quiere hablar con quien.

Al atender el teléfono, hacerlo siempre con voz firme, en un tono medio, en forma amable e intentando mantener el micrófono cerca de la boca.

Contar con una libreta y lapicera a nuestro lado, para anotar todos los mensajes, nombres y teléfonos.

Recomendamos anotar serenamente el nombre completo de la persona con quien estamos hablando y si es necesario solicitar que se nos deletree el apellido.

Pasar en tiempo y forma los mensajes recibidos y llevar un registro diario de todas las llamadas, donde especificaremos: hora - empresa - nombre - teléfono - motivo y persona con quien se deseaba comunicar (en caso de ausencia del mismo).

Frente al último caso, devolver cuanto antes la llamada, a penas se reintegre la persona solicitada.

Complementar con una Agenda alfabética, que contenga la mayor cantidad de datos posibles, para una futura comunicación.-

La Puerta

La puerta es el primer contacto físico que tenemos con la empresa. Su presencia nos invita a entrar o de lo contrario se constituye en una barrera. Permitir el fácil acceso, provoca un efecto positivo en el visitante.

La puerta ideal sería similar a las que se encuentran en los aeropuertos, supermercados, u hoteles de lujo. Éstas poseen un dispositivo fotoeléctrico que al aproximarnos, se abre automáticamente.

Debido a que no siempre se puede contar con este tipo de sistemas, es importante hacer algunas recomendaciones al respecto:

1. Cuando se trabaja a puerta cerrada por motivos de seguridad, se debe asegurar que la parte externa tenga un resguardo, en caso de inclemencias del tiempo.
2. Es necesario un timbre o "llamador" en óptimo funcionamiento, con un volúmen que permita ser oído desde la recepción. Éste se colocará en un lugar visible y práctico.
3. Contar con un intercomunicador, para una rápida identificación con el visitante.
4. Logo o nombre de la empresa, oficina correspondiente y horario de atención al público, actualizado.
5. Mantenimiento adecuado del acceso de entrada, limpieza, iluminación y buen funcionamiento de la puerta (mantener las bisagras de la puerta lubricadas, para que no produzcan ruidos molestos).
6. En edificios, en clínicas y oficinas localizadas en casas, mantener una puerta exclusiva para los clientes y otra para el personal interno.-

Lugares Productivos

Existe un dictado que expresa: "el trabajo ennoblece al hombre" y si éste lo desarrollamos en un ambiente agradable, estaremos camino al éxito.
En efecto, un espacio limpio, ordenado, iluminado, nos ofrecerá la posibilidad de una tarea realizada en un tono acorde. Un mobiliario práctico y con buena estética, nos permitirá una solución al espacio existente, y además se presentará a la vista de nuestros clientes y de la organización toda, como un verdadero ambiente productivo.
En este universo tan competitivo, diversas líneas de muebles especiales para escritorios, accesorios, iluminación, son presentados a diario en el mercado, con una gran variedad de formas, tamaños y materiales. Día a día se observa una preocupación por cuidar detalles, haciendo que las salas comerciales se vean finamente decoradas. Colores, texturas y funcionalidad, son los principios básicos para el la empresa del siglo XXI.

Se apunta también al mejoramiento comunicacional entre todos los colaboradores involucrados; sin barreras físicas, creando áreas aptas para el desarrollo de tareas en equipo, de alta calidad.
Una oficina inteligente traerá suerte y prosperidad a la empresa, haciendo que funcionarios, clientes, proveedores y público en general, se sientan a gusto durante su permanencia.

El desafío también es concertar todos los componentes electrónicos, instrumentos protagonistas en las últimas décadas, como lo constituyen las PC y toda la vasta gama de complementos; fotocopiadoras, teléfonos de última generación, fax, scanner, retro-proyectores, grabadores, cámaras digitales, cámaras web, rotafolios (flip chart), agendas electrónicas, etc.
El proyecto se complementa además, con una buena iluminación, capaz de garantizar una alta productividad y disminuir el nivel de stress en el ambiente de trabajo.

A toda esta puesta en escena, incrementamos accesorios para un mejor confort de visitantes, como por ejemplo, revisteros, cestos, mesa auxiliar, dispensadores de agua caliente y fría, dispensadores de café, té, chocolate, etc. Sin lvidar la presencia de plantas, que brindarán un toque verde y frescura; cuadros que ofrezcan movimientos y color. En suma lograr descontracturar los espacios.