Saludos desde Tucumán

Un saludo desde tierras tucumanas a todas mis queridas alumnas.
He realizado una escapada en éstas vacaciones a Argentina, por una gentil invitación de mi querida amiga y tocaya, la contadora Alicia Fernández.
Una amistad que conservamos desde niñas y que en este noviembre de 2006 he tenido el placer de conocer a su provincia natal.
El "Jardín de la República", título muy merecido con el que se le conoce a Tucumán, que por otra parte es cuna de artistas y celebridades de reconocimiento internacional.

Aviso

La Entrega de Notas del Curso de Secretariado Ejecutivo Informático, se realizará la última semana de Noviembre, 2006, en el Instituto Francisco de Asís.

A partir del miércoles 22, después de las 19:00 horas estarán a disposición de las alumnas, los carnets de calificaciones, correspondientes.

El Diploma será entregado en el próximo mes de Diciembre, con fecha a confirmar.

Buena performance

Tal como estaba previsto, el viernes 10 de noviembre, se realizó la prueba final de "Práctica de Oficina".
En un verdadero clima de confianza, las jóvenes alumnas pusieron todo de sí para lograr las máximas calificaciones.
En efecto, las notas van del 10 al 12 y en algún caso con "felicitaciones".

En realidad, el esfuerzo, el esmero de todo el equipo en forma parejo y durante todo el año, bien merece un aplauso y mis más sinceras felicitaciones a todas.
Enhorabuena chicas!!!

Saludos de Fin de Año

Noviembre es el mes clave para preparar los saludos de Navidad y Año Nuevo. Con tiempo suficiente podemos esmerarnos en la elección de las tarjetas, preparar el mensaje y confeccionar el listado de las empresas y sus destinatarios correspondientes.
El saludo en las Fiestas Tradicionales constituye el broche final, donde el emisor marca presencia, agradece la preferencia y accede a una política de continuidad en el nuevo año.
También existe la posibilidad de seleccionar regalos empresariales, en aquellos casos que se desee distinguir a ciertos clientes.
Es una época ideal para adquirir presentes donde previamente se estampa el logo y el nombre de la firma, como parte del marketing de la empresa.

Prueba final

El próximo viernes 10 de noviembre, se llevará a cabo la prueba final de la asignatura "Práctica de Oficina".
El temario comprende los tres módulos dados en el correr del año.

1. Correspondencia Comercial
2. Archivo
3. Organización del tiempo

Recomendaciones:

• Repasar todos los apuntes y bajar del blog el material correspondiente.
  
• Procuraremos realizar la prueba en el salón de informática, a los efectos de utilizar el procesador de textos, en forma individual.
• Munirse de engrampadora, carpeta, etiqueta con el nombre de la alumna, etc., a los efectos de una mejor presentación.

A todas mis alumnas, les deseo ÉXITOS!!!

La teoría del tarro

En un curso de liderazgo, sobre Manejo del Tiempo, se explicó la teoría del tarro. Ella hablaba de una lata de galletas donde se le colocaba este producto hasta quedar totalmente llena.
Pensando en que no entraba más una galleta, le agregamos unas golosinas, quedando la lata repleta.
Luego, tomamos arena y procuramos apretar el contenido que ya teníamos, para lograr que ésta pudiera entrar.
Una vez que ubicadas las galletas, las golosinas, la arena, vertimos en el tarro, agua hasta completar "a punto de estallar".
Esta experiencia puede compararse con la vida y con nuestras prioridades. Las galletas y golosinas representan las cosas que nos gustan hacer. No obstante tenemos otras cosas que debemos hacer, en este caso están representadas por la arena. Y otras que simplemente se meten en todas partes y complican nuestra vida: el agua.
Ninguna de estas cosas son malas entre sí, es más necesitamos variedad de estos objetos -desde la prioridad número uno, a los tiempos de descanso, que nos permitirán sentirnos plenos.
Esto nos demuestra que debemos lograr equilibrio y ninguna teoría sobre el Control del Tiempo puede omitir. Debes dejar tiempo para todo y sencillamente todo se ubicará en su lugar debido.

Ordena tu día a día, organízate y podrás obtener mejores resultados.

Intervalo sin interrupciones

El lapso de tiempo donde nos proponemos un intervalo sin interrupciones, nos permitirá pensar, planificar y organizarnos.
Únicamente permitiremos interrupciones urgentes. De lo contrario estaremos abocados a reflexionar sobre nuestra agenda de actividades y sus prioridades. Debemos tomar como hábito, un período durante el día, en el que solo nos dedicaremos a la importante tarea de organización.

Para establecer un Intervalo Sin Interrupciones, podemos elegir momentos tales como:
1) La primera hora del día laboral, llegando de una media a una hora antes de lo estipulado en el horario oficial.
2) Aprovechar el tiempo entre que salimos de casa y llegamos a la oficina, ya sea en el ómnibus, en el auto, o caminando.
3) Utilizar parte del horario del almuerzo, a manera de sobremesa, donde nos encontramos más distendidas.

Frases conocidas

Frases como: ¿Tiene un minuto? ¿Es un minuto nada más? Qué suerte que la encuentro!!!

Todas estas frases atentan contra nuestro plan de trabajo, son visitas inesperadas que seguramente le robarán mucho más que un minuto.
Sea sincera consigo misma y con la persona que acude a usted; expreséle sin temor su lucha contra el tiempo. Elegantemente proceda a derivarlo a otra persona del equipo, con mejor disponibilidad de tiempo.

Las interrupciones

Muchas veces las interrupciones en la oficina, nos resultan difíciles de controlar. Generalmente las visitas inesperadas y los sucesivos llamados telefónicos, nos producen una gran pérdida de tiempo.
Para las personas que llegan en forma inoportuna, utilice el "Sí, en otro momento por favor..."
Cuide la "política de puertas abiertas", lo que facilita a los demás, una disposición "24 horas" o "de turno".
Algunos consejos que contribuirán a mejorar sus tiempos son:

• En ocasiones cierre la puerta de su oficina.
• Programe un horario de atención, para asuntos importantes pero no urgentes.
• Establezca un lapso en el que no acepta interrupciones.
  

Cómo aplicar el sistema TRAF a los mensajes verbales

El sistema TRAF, también es aplicable a los mensajes que quedan grabados en los correos de voz.

T = Proceda a borrar los mensajes, una vez que han sido escuchado.
R = Si el mensaje es para otro integrante del equipo de su oficina, transmítaselo de inmediato.
A = Registre los mensajes que requieran una acción de parte suya y luego bórrelo.
F = Lleve un cuaderno de anotaciones para el caso de información importante.

Cómo aplicar el sistema TRAF al correo electrónico

El correo electrónico es útil si sabemos utilizarlo, descartando todo áquel que nos significa una pérdida de tiempo.

• Descartar: Bórrese de listados de correos que no le sean útiles.
• Delegar: Transmita de inmediato los mensajes que corresponden a otra personal.
• Hacer: Utilice respuestas breves y simples.
  
• Archivar: Guarde únicamente la información importante. El mecanismo es imprimir y archivar en el lugar correspondiente.
  

Cómo aplicar el sistema TRAF a los papeles

Para reducir la gran cantidad de papeles que se generan en el escritorio, puede implementar el siguiente procedimiento:

1. Responda la correspondencia agregando una línea al pie de la carta recibida.
2. Analice todos los formularios de su oficina. Elimine los que considere una pérdida de tiempo. Modifique y simplifique el resto.
3. Seleccione las llamadas telefónicas, los mensajes verbales, los correos electrónicos y los fax, como forma rápida de comunicación.
   

El discreto encanto de tirar a la basura

Uno de los grandes problemas de la información, es la forma en que queda atascada en la oficina, sin llegar a su destinatario. Por lo que se hace indispensable trasmitir el mensaje como acción inmediata; archivarlo en caso de ser necesario o descartarlo, una vez enterado.
En el arte de tirar a la basura, debemos previamente hacernos las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere alguna tarea de mi parte o de mi equipo de trabajo?
   
2. ¿Posee un uso específico?
3. ¿Se podrá obtener nuevamente esta información facilmente?
4. ¿Es reciente y se considera útil?
5. ¿Puede tener consecuencias impositivas o legales?
6. En caso de deshacerme de esta información, ¿podría sobrevivir sin ella?

Una vez efectuado este cuestionario, procedemos a descartar o guardar la información.

Flujo de Información

La palabra clave es "flujo", y en la oficina moderna existe un excesivo caudal de información, tanto escrito como verbal. El fax, el correo electrónico, el mensaje de voz, etc., se suman a toda la información que recibíamos por otros medios.
Para controlar todo estos anuncios, proponemos el sistema "TRAF", que se basa en cuatro (4) acciones fundamentales:

T = descartar (Toss)
R = delegar (Refer)
A = hacer (Action)
F = archivar (File)

Éstas deberán cumplirse tanto en el papel, como en el correo electrónico o de voz.

Cómo lograr más en menos tiempo

En la carrera de ahorrar tiempo usaremos estategias que nos permitirán utilizar los recursos con mayor eficacia.
Entre los enemigos del tiempo, debemos enfrentar el gran papeleo que se genera como resultado del enorme caudal de información.
A éste se le agregan los mensajes verbales, el correo electrónico, la telefonía móvil y las distintas herramientas electrónicas que día a día salen a competir al mercado.

Cronograma

El cronograma nos ayuda a cumplir tantas tareas como sea posible. Para su realización debemos preparar una lista y sus prioridades correspondientes.
1- Semanalmente establezca un día para programar sus actividades. Un buen día sería el viernes, donde puede dejar pronto el listado para la próxima semana.
2- Es importante determinar el tiempo que consumirá cada tarea. Ejemplo: media hora, una hora, etc.
3- Definir plazos: fije fechas límite para la entrega o finalización de cada actividad.
4- Programar las distintas actividades según su nivel de prioridad y las horas de mejor aprovechamiento.
5- Establezca bloques de tiempo. Éstos serán verdaderamente útiles en momentos críticos.

Prioridades

Lo importate es cómo utilizamos el tiempo disponible. Establecer las prioridades nos ayudarán a alcanzar las metas.
Definir lo urgente y lo importante.

Urgente: se debe realizar rápidamente, sin demoras.
Importante: contribuye a alcanzar las metas.

Usted es su verdadero juez, quien decide el valor y la urgencia de las actividades. Para cada tarea vale reflexionar un instante:
1) ¿Debo realizarla lo antes posible?
2) ¿Es necesario cumplir con esta tarea?
3) Debo hacerla, no obstante ¿puede esperar?

Una forma interesante de organizar las prioridades, es escribir una lista de cosas por hacer.
Colocar la fecha y expresar las metas diarias:

1.
2.
3.

Luego establecer las "cosas por hacer" y a ellas darles el nivel de prioridades.
Realice un cronograma con sus horas correspondientes.

Sobre las Metas

Para analizar nuestras metas, debemos tomar en cuenta lo siguiente:

1. Específicas - ¿qué acción debemos tomar?
2. Mensurables - ¿cuántas?
3. Posibles - ¿se adecúan a mis funciones?
4. Realistas - ¿se ajustan a mi estilo de vida?
5. Tiempo - ¿cuándo debo alcanzarlas? (corto - mediano - largo plazo).

Entre sus metas a largo plazo, (tal vez las más ambiciosas), elija una de ellas y haga un estudio pormenorizado. Finalmente divídala en sub-metas: meta a largo plazo - a corto plazo - a un plazo breve y a una meta inmediata.

Metas

Las metas constituyen las flechas indicadoras de la dirección a seguir. Sirven para medir el progreso y en el contexto de una planificación correcta, nos dá el sentido a la vida.
Metas es sinónimo de logros. Identifique sus funciones y responsabilidades con el fin de llegar a planificar su futuro.
Propóganse realizar los siguientes ejercicios:
1) Lugar: Función: Descripción:
En casa
En el trabajo:
En la sociedad:

2) Describa el por qué no se alcanzan las metas. Un ejemplo puede ser: por no estar definidas claramente.

Recuerde que, las metas son los resultados bien definidos de lo que nos proponemos.

Saber organizarse

En el proceso de organización para el control del tiempo, descubrimos los cuatro puntales básicos:

Planificación - Prioridades - Cronograma - Seguimiento

Pérdida de Tiempo

Entre los factores causantes de pérdida de tiempo, encontramos los siguientes:
Interrupciones por llamadas telefónicas, visitas, reuniones, imprevistos, escritorio desorganizado, no saber delegar, falta de comunicación, información inadecuada, tareas incompletas, no saber expresar un "no", responsabilidades confusas, procurar hacer todo al mismo tiempo.
Sugerimos realizar un simple ejercicio, donde analice los tres (3) factores que generalmente le hacen perder tiempo y dispongálos en un órden de priorodades del 1 al 3.
Una vez finalizado, procure efectuar un análisis de la Agenda de Actividades cotidianas.
Anote los factores que le hacen perder el tiempo. Indique si los puede o no, controlar. Mencione las actividades impuestas y por último las medidas que debe adoptar.

Agenda de Actividades

Un análisis del tiempo le ayudará a identificar situaciones y actividades, así como posibilitar el estudio de las mismas. Prepare un cuadro con los siguientes datos:

Hora - Actividad - Prioridad - Comentario

Para la columna "prioridad" utilice las distintas escalas:
1 - Importante y urgente.
2 - Importante pero no urgente.
3 - Urgente pero no importante.
4 - De rutina.
5 - Ni urgente ni importante

¿Por dónde empezar?

En el camino hacia el éxito, debemos lograr la habilidad de controlar el tiempo y aprovechar cada segundo. El primer paso para alcanzarlo, será administrar bien nuestros momentos.

Una forma efectiva, es utilizar una Agenda de Actividades Diarias. En ella llevaremos un pormenorizado registro del tiempo, dedicado a cada actividad por un lapso de una semana, máximo quince días.
Obtendremos así al cabo de este período, una visión clara de cómo se aprovecha y de cómo se pierde el tiempo.

Cuatro pasos

Para alcanzar el cambio, debemos dar cuatro (4) pasos fundamentales:

• Concientización
• Técnicas
• Convicción
• Acción
  

Actitud y cambio

Las actitudes constituyen las llaves que nos abrirán las puertas para que se produzcan los cambios. Una actitud positiva y optimista nos permitirá un desempeño más eficiente.
Tomar conciencia de que nunca hay tiempo para realizarlo todo; sin embargo sí lo hay, para desarrollar las cosas más importantes.
A propósito de las transformaciones, proponemos un ejercicio para meditar, piense durante un minuto y luego responda la siguiente pregunta: de tener una hora extra diariamente, ¿qué haría en ese tiempo?

En cuanto al cambio, solo se pueden mejorar los hábitos, si se varían las actitudes.
En suma, se puede mudar para mejorar; aceptando la transformación y luego utilizando ciertas técnicas.

Diez mitos sobre el tiempo

Muchas veces se habla de los valores del tiempo y generalmente se expresan verdades a medias.
Llevadas a la práctica, hace que trabajemos más, espectativas no colmadas y como resultado: grandes decepciones. Veamos 10 mitos equivocados sobre el tiempo:

1. Si trabajo duro, tendré más suerte.
2. Actividad sinónimo de productividad.
3. La mejor forma de lograr el trabajo listo es hacerlo uno mismo.
4. El camino fácil es el mejor camino.
5. Ser eficiente implica ser efectivo.
6. Trabajar no es divertido.
7. Existe un único camino eficiente.
8. Trabajar hasta que las velas no ardan.
9. Si tenemos mayor disciplina, nos implica menor libertad.
10. Trabajo mejor bajo presión.

Estas ideas toman gran parte de su tiempo y esfuerzo y lo tornan improductivos.
El ideal es comenzar a cambiar las ideas que no ofrecen resultados efectivos.
Como ejercicio, le proponemos que piense en estos mitos y considere: ¿ cuáles son los más difíciles de cambiar y por qué?

Cómo calcular el valor de nuestro tiempo

Se ha detenido alguna vez a pensar el valor que tiene su tiempo. En caso positivo, ¿ tiene idea cuanto cuesta un minuto en su vida? Sea cual fuera el valor actual de su hora de trabajo, no lo despedice, a menos que decida hacerlo. Así mismo comprenda su valor y no lo considere menos que el de otras personas.
Para conocer el valor justo de su tiempo, le sugerimos realizar el siguiente cálculo:

1. Calcule su remuneración anual (incluyendo aguinaldo y salario vacacional).
2. En base al salario total, calcule cuanto vale cada minuto de su tiempo.
3. Seguidamente, el valor de cada hora.
4. Por último, investigar cuanto le significa ahorrar 30 minutos por día durante un año.

Nosotros detallamos un par de ejemplos, de lo que bien puede significar el salario anual, de secretarias en Uruguay:

Secretaria de gerencia general: Secretaria Ejecutiva

• Remuneración anual: U$S 8.000,oo
  
• Cada minuto : U$S 0,0683
  
• Cada hora : U$S 4,10
  
• Ahorrar 30 minutos: U$S 499,96

El Tiempo es Oro

Nunca antes, esta vieja frase había cobrado tanta vigencia en nuestras vidas. Frases como "me falta tiempo", "estoy a full", "necesitaría un día de más de 24 horas", han cobrado una real importancia tanto en el plano profesional, como en lo personal.
Administrar hábilmente el tiempo hoy, es un tema decisivo, para poder cumplir con nuestras obligaciones. Encontrar el equilibrio justo entre responsabilidad laboral, atender nuestra familia y conformar una vida social acorde, constituye una exigencia de la que no podemos eludir.
Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo, 24 horas al día. La interrogante surge a través de como hacerlo rendir al máximo, para lograr una mejor calidad de vida, obteniendo mejores resultados y aumentando nuestra productividad.
Administrar el tiempo significa administrarse a uno mismo. Esto implica saber tomar decisiones e implementarlas. Hacer las cosas oportunamente. Trabajar más rápido y en forma eficiente, para alcanzar majores resultados en menor tiempo. Saber que uno puede controlar el tiempo y la calidad de su propia vida.
Examinar nuestras actitudes y proponernos un cambio. Para llegar a ser efeciente, debo tener una actitud optimista. Ser disciplinado y desear serlo. Aceptar que no hay tiempo para hacerlo todo, pero que siempre existe tiempo, para hacer las cosas más importantes.
Las actitudes forman hábitos y los hábitos forman el futuro. Solo se puede cambiar si se cambian las actitudes.
La capacidad para controlar el tiempo, así como aprovechar al máximo cada momento, nos permitirá sobrevivir y alcanzar nuestra conquista. Si logramos comprender de qué manera empleamos nuestras horas, seguramente nos vamos a sorprender, del período útil que perdemos al día. Por ello, para lograr un mejor control, como primer paso, debemos tomar consciencia del mismo.
Una herramienta común entre las secretarias, es una Agenda de Actividades Diarias. Ésta constituye un comienzo perfecto para saber de qué manera se aprovecha o se pierde el tiempo. Se sugiere preparar un registro de las horas que se dedican a cada actividad durante una semana.
El análisis del tiempo, no solo ayudará a identificar actividades y situaciones que nos llevan a su descuido, sino que nos alertará sobre tareas reiterativas que retardan el conjunto de nuestras obligaciones.

En suma, debemos reconocer los factores que nos demoran en el día y detectar todas aquellas funciones que podamos delegar. Su elemental monitoreo nos permitirá un mejor desempeño y ahorro del tiempo.
Esta sencilla visualización nos permite comenzar a corregir problemas respecto al buen uso de las horas y reflexionar sobre su aprovechamiento en pos de nuestras aspiraciones que desarrollaremos tanto en el ámbito de trabajo como en nuestra vida personal.

Alicia Fernández Molina

Sistemas de Transferencia

Conservar todos los documentos de una empresa, es practicamente imposible e inútil. No todos los papeles deben ser guardados. Únicamente los que verdaderamente serán importantes para futuras transacciones o servirán como respaldo para la organización, merecen nuestra atención.
El traspaso de documentos a otros archivos, se denominan Sistemas de Transferencia.
Esto es el pasaje de papeles de un archivo activo a otro inactivo.
Los sistemas de transferencia tienen cuatro (4) objetivos puntuales:

1. Reducir el volúmen de papeles del archivo activo.
2. Providenciar más espacio en los archivos activos.
3. Economizar gastos, ya que que el material inactivo se encuentra en equipos menos costosos.
4. Reducir los gastos de la empresa, ya que le permitiremos mayor espacio que bien puede ser destinado a otra área.

Este sistema debe proveer de dos elementos fundamentales:

a) La conservación del material transferido en perfecto estado.
b) Continuar con el orden establecido, para su rápida localización.

Seguimiento de documentos en préstamo

El archivero en su múltiples tareas deberá implementar un sistema que le permita monitorear los documentos prestados. Los plazos para el retorno a sus archivos originales, dependerán de las normas y criterios de la organización respectiva. De todas formas vale mencionar que a mayor período de permanencia exterior, los documentos tienen menos chance de ser recuperados. Recuerde que generalmente, la persona que solicita documentos, los necesita en el instante, por lo que no tiene sentido, una permanencia afuera prolongada.

Para efectuar un correcto seguimiento existen dos caminos:

1. Examinar periodicamente los archivos, cotejando fechas de vencimientos de los documentos prestados. Es factible simplificar la tarea, confeccionando una hoja de control sobre tablilla en el sector de los ficheros.
2. Establecer el uso de un archivo tarjetero, que se ordena por meses y días. Este sistema es ideal, cuando el archivo es grande, permitiendo visualizar la gaveta en forma instantánea.
   

Solicitud Documentos Archivados

Los documentos archivados pueden solicitarse por varias vías: personalmente, por teléfono, correo electrónico, o correo interno.

Por cualquiera de estos medios, se deberá proceder al registro de dicha solicitud. Un formulario impreso conteniendo un cuestionario estándar en papel, en formato tarjeta o digital, debe reflejar el procedimiento de cargo. Es importante registrar los siguientes datos: nombre o referencia del documento requerido; fecha; nombre del departamento o división de la organización; nombre de la persona responsable a quien se le confiere el documento; fecha de entrega al solicitante y la de vencimiento para retornar el expediente o escrito.

Es conveniente preparar un duplicado a los efectos de colocarlo en el lugar que ocupaba el documento prestado, como comprovante del movimiento.

Supervisar Archivos

1. El personal de una oficina debe consultar con frecuencia, documentos archivados. Para poder supervisar el archivo, es preciso proporcionar la información al instante. Debemos lograr eficiencia en el procedimiento de archivo y proceso del material. La salida en carácter de préstamo de todo papel conservado, debe ser perfectamente controlado.
2. A éste movimiento se le denomina Sistema de Cargo y lo componen los siguientes aspectos:
3. 1) Solicitud del documento archivado. 2) Ubicación del mismo y anotación respectiva sobre envío temporario. 3) Datos de quien se hace responsable del documento a partir de ese momento. 4) Establecer un seguimiento del préstamo. 5) Reclamar el escrito una vez vencido el plazo de devolución. 6) Proceder a cancelar el cargo del material, una vez que ha sido devuelto en tiempo y forma.

Guías

Las carpetas se rotulan y además se coloca una guía, con más prominencia para una fácil ubicación. Todos los sistemas de archivar requieren el uso de guías.

Guías: tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta. Aparece el título:

letra - número - nombre - asunto - pueblo - ciudad - estado - territorio - etc.

Generalmente al colocar las guías en los archivos, éstas quedan aseguradas a las gavetas.

Usos: las guías alfabéticas se usan en el archivo para dividir las gavetas en secciones e indicar donde se deben archivar.

Tamaños: los tamaños de las guías varían de acuerdo con el tipo de mueble a usarse. Hay guías para el archivo de correspondencia, de documentos legales, de facturas, de tarjetas y otros.

Tipos: Las guías se fabrican de diferentes materiales y debido a esto varían en resistencia, calidad y precio.

Pestañas en las guías: Para proveer mayor visibilidad, las pestañas superiores pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema.

Rótulos en las guías: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior. Se escribe lo que está archivado.-

Tipos de pestañas para carpetas

Pestañas corridas - Toda la parte de atrás de la carpeta sobresale como un cuarto o media pulgada de la del frente. El rótulo se coloca en el lado derecho de la pestaña.

Pestañas cortadas - Hay carpetas cuyas pestañas aparecen cortadas de dos a cinco posiciones. El número de posiciones depende del sistema de archivar. Pueden tener una pestaña de una mitad, un tercio, un cuarto, o un quinto del ancho de la carpeta.

Pestañas reforzadas - Hay carpetas cuyas pestañas han sido reforzadas doblando el mismo material de la carpeta en su orilla superior.

Rótulos - Las carpetas se rotulan con cédulas llamadas marbetes. Estos marbetes se fabrican en varios colores y vienen engomados en la parte de atrás. Después de rotulados se adhieren a la pestaña de la carpeta.

Instrucciones para los marbetes:

1. Rotule los marbetes en la computadora o máquina de escribir.
2. Empiece a escribir en el 2do. espacio después del borde superior.
3. Deje aprox. 2 espacios de la orilla izquierda del marbete.
4. Mantenga uniformidad al escribir los rótulos de las carpetas. Es preferible usar mayúsculas en la letra inicial de la primera palabra y nombres propios y minúscula en el resto del nombre.

Organización de un Sistema de Archivo

Equipos y Materiales
Un sistema de archivo se compone:

1. A) El equipo.
2. B) Plan de guías.
3. C) Procedimientos a seguirse al procesar el material que va a ser archivado.

CARPETAS: Son cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. La pestaña debe rotularse con la letra, número o asunto, según la materia que se archive en la carpeta.

Usos: Se usan para colocar dentro de ellas los documentos que se relacionan con determinada persona, firma o institución.

Tipos: Se fabrican de diferentes materiales, variando en resistencia, calidad y precio. Los hay de cartulina, plástico, cartón, etc. Su color es variado.

Base: Pueden tener dobleces marcados o pliegues adicionales en la base que permita ampliar su capacidad.

Pestañas: Suelen ser corridas o cortadas en distintas posiciones.

Propósito de Archivar

El propósito de archivar es conservar material relacionado, reunido en un mismo sitio y tenerlo a disposición.

Para lograr el control de éstos documentos, es necesario implantar un sistema de archivo y seguir con una rutina diaria.

Sistemas y Procedimientos para archivar alfabéticamente

Hay tres (3) aspectos importantes en el archivo:

1. 1. Distintas formas de organizar un sistema de archivo.
3. 2. Elementos que componen un sistema alfabético de archivo.
5. 3. Procedimientos a seguir, una vez que los documentos han sido procesados para ser archivados.

I - Comunicación en la empresa - (documentos que sirven de evidencia de transacciones efectuadas): Cartas - Telegramas - Órdenes - Facturas - Memorandos - Material de Propaganda - etc.

II - No toda la correpondencia que se tramita en una oficina se usará para referencia futura. De ahí que no todo documento deba retenerse y archivarse. Una vez que ciertos documentos no sean de utilidad, éstos pueden destruirse; aquellos que sean necesarios para referencia futura, deben conservarse.

Documentos recibidos y copias de aquellos que se despachan y que se relacionan a un mismo individuo, compañía o asunto, deben generalmente archivarse en un mismo lugar, de manera que el expediente de cada uno esté completo.

Black Berry

La tecnología no descansa, tal es la innovación en materia de comunicaciones que está revolucionando al mundo. El "Black Berry" o "Palm", nombres dados según la empresa vendedora, es un celular sofisticado, o de última generación. Con características similares, tamaño, peso, es capaz de ser transportado en un bolsillo, ofreciéndonos múltiples opciones. Desde el clásico servicio telefónico móvil, a enviar y recibir mensajes de correo electrónico con datos adjuntos como imágenes, Word, Excel, archivos Power Point, organización de agenda y libreta de direcciones, envío de mensajes de textos SMS, posibilidad de navegar en la Web, acceder a mensajería y trabajar en forma remota en combinación con los sitemas informáticos de su empresa.

Los planes para su adquisición son relativamente accesibles y seguramente con el correr de los meses, los costos serán menores.

Toques de Primavera en su Oficina

La primavera ya se empieza a notar en los jardines, en los parques, en las calles de nuestra ciudad y hasta en el ritmo de la gente. Portamos menos ropa, nos vestimos con colores más vivos y disfrutamos de caminar al aire libre.

Ese mismo espíritu primaveral podemos trasladarlo a nuestra oficina, y dedicar un tiempo a revitalizar la zona de trabajo. Seleccionemos colores brillantes para energizar el espacio; demos una pincelada de vida, entusiasmo y orden a nuestro alrededor.

Una cosa buena es llevar algunas de las comodidades de casa a nuestro empleo, como por ejemplo unas renovadas tazas de café; un portalápices divertido; una moderna lámpara de escritorio y marcos con las caritas sonrientes de nuestros seres queridos. Coloquemos los clips, adhesivos, etc, en un moderno organizador. Animémonos a reemplazar las aburridas carpetas color manila, por otras nuevas. Renovemos las plantas, dándoles un cuidado y mantenimiento especial, luego del aletargado invierno. Compremos un par de macetas pequeñas con flores de estación, que alegrarán las miradas.

Este toque de vida, reconfortará nuestra labor y permitirá que la calidad del trabajo se vea reflejada, en un ambiente mucho más prolijo.

Para finalizar, las invito a "nice touch" de tonalidad en la vestimenta. Recordemos que los tintes son estímulos reconstituyentes de la salud y constituyen una fuente de energía.

El rosa y el naranja, son asociados siempre con esta estación del año. Rosado es el rojo con más luz; es una tintura de energía femenina. Naranja es la tonalidad del sol, y éste astro nos dá vida, nos proporciona bienestar.

Por ello, procuremos hermosear nuestros clásicos taillers, siendo así también protagonistas de esta primavera 2006.

Film Secretaria Ejecutiva

Ficha Técnica
Producción norteamericana año 1988, interpretada por Melanie Griffith y Sigourney Weaver. Música de Carly Simon.

Títulos Personales y Grados Académicos

• 
  Los títulos personales y los grados que precedan al nombre completo, no se considerarán al ordenarse alfabéticamente.
• Ejemplos:

Dra. María Curie - Archivo: Curie, María (Dra.)

Sir Alexander Fleming - Archivo: Fleming, Alexander (Sir.)

Padre Domingo de Tacuarembó - Archivo:Tacuarembó, Domingo (de) Padre

En caso de tener nombres idénticos, los títulos o grados, servirán como elementos de identificación.

Títulos de Prioridad Familiar en Nombres Idénticos

En este capítulo nos referimos a palabras o abreviaturas tales como:
En inglés: Sr. - Jr - 1st. - 2nd - son, etc.
En español: Padre, Hijo, Primero, Segundo, etc.

1. Éstos van después del nombre de una persona, se escriben entre paréntesis y no se consideran al momento de archivar.
2. En caso de presentarse dos (2) nombres exactamente iguales, dichas palabras o abreviaturas, se considerarán como elementos de identificación para archivo.
3. Títulos en español como: Srta. Y/o Sr.; o en inglés como Miss y/o Mr., no se escriben ni se ordenan alfabéticamente.

Ejemplos:

Sammy Davis Jr. - Archivo: Davis, Sammy (Jr.)

Apellidos

La práctica española usa los apellidos paterno y materno. Debe considerarse entónces, cada apellido una unidad. Ejemplo:

Federico García Lorca

Archivo: García Lorca, Federico

(Unidad 1-García Unidad 2 - Lorca Unidad 3 Federico).

Por el contrario, el estilo inglés (*) considera: el nombre de pila, el apellido materno o inicial y por último el apellido paterno. Ejemplos:

John Fitzgerald Kennedy

Archivo: Kennedy, John Fitzgerald

Caso de apellidos portugueses:

Maria Ligia Coelho Prado - Archivo: Prado, Maria Ligia Coelho

Angela de Castro Gomes - Archivo: Gomes, Angela de Castro

Apellidos españoles y portugueses con prefijos:

Bartolome de las Casas - Archivo: Bartolomé de las

Mario dos Santos - Archivo: Santos, Mario dos

Apellidos italianos con prefijos:

Edmundo D´Amici - Archivo: D´Amici, Edmundo

Apellidos franceses con artículos simples y preposiciones individuales:

Alfred de Musset - Archivo: Musset, Alfred de

Liliana De Riz - Archivo: De Riz, Liliana

Apellidos alemanes, daneses, escandinavos, holandeses con proposiciones: éstas se posponen:

Ludwin van Beethoven - Archivo: Beethoven, Ludwig van

Vincent van Gogh - Archivo: Gogh, Vicent van

Johsnn Wolfgang von Goethe - Archivo: Goethe, Johan Wolfgang von

C.W. den Boer - Archivo: Boer, C. W.

Prefijos, Preposiciones y Artículos

Si un prefijo, preposición o artículo precede al apellido, se considerará como parte del apellido. Ejemplos apellidos extranjeros:

D´- Da - De - Del - Des - Di - Du - Fitz - La - Le Les - Mac - Mc - O´- Saint (St.) - Van - Vanden - Vander - Von - Vonder

Los prefijos hispánicos: de - de la - de los - del, son parte de apellidos, pudiéndose archivar de dos (2) maneras:

1. Da Silva, Cristina
2. Silva, Cristina da

Los nombres de santos pueden también ordenarse de dos (2) formas:

1. San Antonio Santa Mónica
2. Antonio, San Mónica, Santa

Las iniciales

Una inicial es un nombre y se considera por lo tanto, una unidad. Precede a otro nombre comenzado con la misma letra. Ejemplos:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

1-Sabat 2-E. 3-Carlos

1-Silva 2-Valdés 3-F.

1-Storni 2-A.

Cómo se ordenan las Unidades

Artigas, José Gervasio

Haciendo honor a nuestro prócer máximo, hemos comenzado por su nombre como ejemplo. En el mismo tomamos como primera unidad su apellido paterno, luego su primer nombre y en tercer lugar su segundo nombre.

Al invertir el nombre, colocamos una coma, indicando precisamente la inversión.

Alfabetización:

Todas las unidades deberán ordenarse en forma estrictamente alfabética de la A a la Z.

Este orden seguirá con las demás letras de la unidad. Ejemplos:

Farias precede a Fariña.

En síntesis, presentamos una relación de nombres ordenados alfabéticamente por unidades:

Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

1-Artigas 2- José 3-Gervasio

1-Lavalleja 2-Juan 3-Antonio

1-Rivera 2- Fructuoso

El Alfabeto

El alfabeto español consta de las siguientes 29 letras:

a, b, c, ch, d, e, f, g, h, i,

j, k, l, m, n, ñ, o, p, q,

r, rr, s, t, u, v, x, y, z.

A los efectos de archivo añadiremos la letra W por su uso frecuente en palabras y nombres extranjeros. Ejemplos: Washington, William, etc.

El alfabeto inglés consta de 26 letras:

a, b, c, d, e, f, g, h, i, j,

k, l , m, n, o, p, q, r, s, t,

u, v, w, x, y, z

Como generalmente se usan ambos idiomas en las distintas organizaciones, es importante armonizar las diferencias entre ellos, facilitando la tarea del archivador.
Unidad de Archivo:
Al proceso de alfabetizar debemos incluir la unidad o unidades de archivo de la cual consta el nombre. Siendo que, cada palabra, cada letra aparte, cada incial, abreviatura, como parte del nombre, constituyen una unidad de archivo.

Reglas para ordenar alfabéticamente

La experiencia en el control de documentos nos dice que la única forma de archivar es haciéndonos una rutina. En efecto, cuando se nos solicita una carta, un informe, etc., debemos localizarlo al instante. Veamos algunas reglas que nos permitirá archivar en forma correcta, fácil de encontrar no solo al archivero, sino a cualquier integrante de la oficina.
Éstas normas se denominan: Reglas para ordenar alfabéticamente.
Las mismas se aplicarán a tres (3) tipos de nombres:

1. Nombres de individuos;
2. Nombres de firmas comerciales y nombres geográficos;
3. Nombres de organizaciones, agencias gubernamentales y asuntos.

Sistema de Archivar Tarjetas en orden alfabético

El tamaño de las tarjetas son de 5 x 10 cms. o de mayor o menor dimensión. Por lo general son de color blanco, pero podrían usarse de diferentes colores. Pueden ser lisas o estar rayadas. Para localizar tarjetas de archivo, se necesitan guias.

GUIAS: Son tarjetas indicadoras, hechas de un cartón fuerte y resistente, que dividen las gavetas de un archivo en secciones. Ejemplo: en un video club: Suspenso - Comedias, etc.

PESTAÑAS: Para proveer mayor visibilidad, las guías tienen una pestaña en su parte superior. Puede ser del mismo material o de celuloide, de plástico, con o sin marco de metal.

RÓTULOS: El rótulo es el título que aparece impreso o escrito en la pestaña superior de la guía. Éste puede ser rótulo sencillo o doble.

Rótulo sencillo: indica con qué letra o combinación de letras se empieza a archivar, detrás de la guia.

Rótulo doble: indica la letra o combinación de letras con las cuales empieza y aquellas con que finaliza la difusión. Los cortes en las pestañas van de izquierda a derecha.

Organización de una Gaveta del Archivo Alfabético de Tarjetas:

En un archivo alfabético de tarjetas, éstas deben colocarse dentro de la gaveta de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente.

Uso del Archivo Alfabético de Tarjetas

El archivo alfabético de tarjetas tiene una infinidad de usos:

1. Gerentes: nombres de funcionarios potenciales, sus direcciones, números de teléfonos, direcciones electrónicas y habilidades especiales.
2. Secretarios: Nombre, direcciones, ocupaciones y otros datos importantes de personas que frecuentemente visitan la oficina.
3. Secretarios y Tesoreros de Clubes: nombres, direcciones y pagos efectuados por cada miembro de la organización.
4. Vendedores: nombres y direcciones de clients y posibles clientes.
5. Encargados de Suministros: nombres y direcciones de los proveedores de equipo y de personas o entidades que prestan servicios a la oficina.
6. Amas de casa: nombres y direcciones de amistades, fechas de cumpleaños que debe recordar, aniversarios, recetas de cocina, etc.
7. Bibliotecarios: nombres de libros y sus autores.
8. Funcionarios de Video-clubes: nombres y direcciones de socios. Nombres de Directores de Cine y sus respectivas películas. Nombres de películas. Nombres de actores y películas que protagonizan. Nombres de películas por género (suspenso, acción, drama, comedia, policial, musical, dibujos animados, documental, etc.) Nombres de procedencia de países y sus películas respectivas (norteamericana, italiana, española, francesa, inglesa, alemana, japonesa, mexicana, latinoamericana, etc.).-

Archivo Alfabético de Tarjetas

El archivo alfabético de tarjetas es uno de los medios de archivar más sencillo y de más utilidad.
Tiene aplicaciones tanto en el ámbito comercial como en el personal.
Consiste en una caja o mueble para guardar tarjetas con información sobre individuos, firmas o asuntos.-

Alcance de los Sistemas de Archivar

El campo es tan amplio como son de numerosos los expedientes que se conservan en una oficina moderna. Se debe conservar todo documento que tenga algún valor. La documentación sin valor, debe destruirse o descartarse.

Ejemplos de documentos que se archivan:

1. Toda clase de correspondencia relacionada con asuntos de la empresa: cartas y memorandos que se reciben, así como copias de las que se envían.
2. Cheques, estados de cuenta, listas de inventario de mercancía y equipo, listas de precios y registros de contabilidad y estadísticas.
3. Boletos de venta, órdenes y requisiciones de compra, y documentos de embarque.
4. Documentos legales que tienen valor incalculable en ciertas transacciones comerciales y en el funcionamiento de la propia empresa.
5. Mapas, dibujos y planos.
6. Catálogos y revistas que sean necesarios para referencia inmediata o futura.
7. Recortes de periódicos y revistas que hacen referencia a asuntos de interés para la empresa, el hombre de negocios o la entidad pública para quien se trabaja.
8. Acciones, registros de ventas, expedientes de personal y listas de envío de correspondencia.
9. Minutas de reuniones, informes de comités, y otros informes de valor inmediato para la empresa, o aquellos que tengan algún valor futuro o histórico.
10. Respaldo informático, tarjetas perforadas, datos microfilmados o microfichas, etc.
11. Lista de libros bajo nombres de autores, títulos o asuntos.
12. Historiales clínicos, certificados médicos, etc.
13. Pólizas de seguro de vida, hospitalización, contra accidentes, etc. ,del personal de la empresa.-

Las Secretarias se divierten

El té en Sumo Resto-Bar el Día de la Secretaria pretende convertirse en un clásico del mes de septiembre.

Más de cuarenta secretarias del Este del territorio uruguayo se juntaron para celebrar, y compartir un buen momento.

Estuvieron presentes Secretarias de: Viajes Tot, Martina Di Trento, Mercado Inmobiliario, Fernández T.V., Estudio Jurídico Chiappara, Colegio de Abogados, Colegio de Contadores, de la Gerencia Recursos Humanos de la Jefatura de Policía de Maldonado, Corporación Gastronómica Punta del Este, Inmobiliaria Portela, varios Estudios Contables, Cardiomóvil, Escribanía de M. Álvarez de Boni, I.M.M., Daniel Hogar, Woodside School, Universitario Francisco de Asís.

En un ambiente muy cálido, con excelente música, recibieron la bienvenida de las alumnas del Secretariado Ejecutivo Informático del Instituto Universitario Francisco de Asís, con sede en el edificio del Colegio Capuchinas de Maldonado.

Los homenajeadas recibieron de regalo una lapicera, delicada atención de parte de Sumo, y flores por las organizadoras.

Alicia Fernández Molina

Atardecer de un día agitado

Luego de tantas idas y venidas, de envíos de correos electrónicos, de confirmaciones, y de puesta a punto, nos reunímos a festejar el tan mercido "Dia de la Secretaria".

Con una participación de más de 40 colegas, compartimos un momento sumamente agradable.

Deseo felicitar a mi querido equipo de alumnas, por su trabajo esmerado, responsable, y sobre todo realizado con mucho entusiasmo.

El cariño puesto en la organización, para que todas las invitadas se sintieran a gusto y disfrutaran de un verdadero té de camaradería.

Un dedito para arriba a los profesores que en representación de todo el cuerpo docente del curso, nos acompañon con muy buena onda. El Lic. Martín Marzano (director), la Prof. Teresita Marzano (RR.PP), el Cr. Ricardo Molinelli (Adm. y Contabilidad).

Un aplauso espontáneo surgió de todas las presentes, al final del evento, por la cordialidad y esmero en que fuimos atenditas por todo el equipo de "Sumo Resto-Bar".

Un agradecimiento a toda la Prensa local, quienes nos apoyaron difundiendo permanentemente la reunión y un dedito para arriba para "Realidad Semanal", que estuvo tomando imágenes mientras tomábamos el té.

Gracias a las colegas por aceptar la invitación y animarse a salir, a pesar de la tarde gélida que nos tocó vivir, llegando con alegría y brindándonos su cálida amistad.

Esperamos que el próximo 4 de septiembre de 2007, (Dios mediante) podamos repetir esta jornada festiva, aspirando a que se nos sumen más amigas Secretarias, de todo el Departamento de Maldonado.

Enhorabuena!!!

(Foto de izq. a derecha)

1ra.fila: Analía, Mariela e Isabel

2da.fila: Leticia, Maira, Viviana, Moira, Ma. Mercedes, Profesoras Teresita y Alicia.

FELÍZ DIA!!!

A todas mis estimadas colegas y amigas, a mis queridas alumnas,

les deseo éxitos y felicidad, en éste, nuestro día.

Enhorabuena!!!

Un saludo especial,

Alicia Fernández Molina

Septiembre 4 de 2006

Música

La música apropiada crea un clima nuevo, mejora la atmósfera, estimulando el trabajo. Está comprobado que musicalmente el sonido hace más agradáble la labor.

Estudiosos científicos aseguran que existen distintas melodías que debidamente programadas ponen energía en el comienzo de la jornada, luego llegan a la calma, donde se podrá continuar trabajando para finalmente y con tonos más ágiles, concluir las tareas y emprender felíz, el regreso a casa.

Si no se cuenta con una programación musical pre-diseñada para estos casos; se recomienda ubicar una estación de frecuencia modulada (FM), de preferencia con poca publicidad y que ofrezca música suave. Especialistas en la materia, están dedicados a alcanzar un gusto universal, ideal para personas en actividad.

Al seleccionar y sintonizar una radio, se recomienda colocar cinta adhesiva fijando el dial, así como el volúmen, para evitar que manos anónimas alteren su cuidadosa elección.

Bebidas

En la oficina es de cortesía ofrecer al cliente, una bebida apropiada, que haga más grata su visita. Café, té, agua mineral (con o sin gas) es una buena iniciativa.

Las bebidas deben prepararse preferentemente en el momento, y servirse a una temperatura justa. El ideal es contar con juegos de tazas clásicas, impecablemente servidas, acompañadas de servilletas, si es posible con el logo de la empresa, y sobre una bandeja de tamaño acorde.

Gaseosas y bebidas alcohólicas no deben ofrecerse en la recepción, pudiéndose reservar para áreas internas. En este caso, quedan reservadas y serán mencionadas unicamente por el profesional o ejecutivo de la empresa; guardándose para él final de la jornada, como un "happy hour".

Otras bebidas como por ejemplo "el mate", de carácter regional, debe ser considerado por el coordinador del departamento o división, según el momento y la oportunidad.